في حال كنا نبحث عن أهم الأسس التي يعتمد عليها الفكر المحاسبي فلا بدّ أن نقرأ أكثر عن الدورة المستندية، باعتبارها أداة التوثيق الأكثر أهمية والوعاء الحاضن لكل العمليات المحاسبية.
سنتعرف على مفهوم الدورة المستندية وأهميتها وأنواعها، بالإضافة إلى مراحلها وأهمية إجراء مراجعة عليها، وسنختتم المقال بتوضيح أهم الفوارق بينها وبين والدورة المحاسبية.
ما هي الدورة المستندية Document Cycle؟
تُعرف الدورة المستندية Document Cycle بأنها أولى خطوات الدورة المحاسبية والتي تمثل خط السير المرسوم للمستند المحاسبي داخل الشركة، والإجراءات التي توضح حركة المستندات في الشركة لتتبع الدورة المالية، وهي المرحلة الأولى من مراحل الدورة المحاسبية، فهي بمثابة الأوعية التي تسير فيها المستندات بدءًا من التحرير ومرورًا بجميع مراكز الخدمة أو التكلفة التي يكون فيها تأثير متبادل.
تكمن أهمية التحقق من صحة ودقة المستندات تتبع وفحص البيانات في التمكن من عمل قيد محاسبي، ومن القيد المحاسبي إلى حساب الأستاذ، من بعد ذلك إنشاء ميزان المراجعة، وبعد ذلك القوائم المالية، وتحتاج جميع الخطوات إلى تحري الدقة حتى لا يكون هناك خلل في إنشاء هذه المستندات.
لماذا نحتاج إلى الدورة المستندية؟
تُعد الدورة المستندية من الضروريات في العملية المحاسبية، إذ تحقق الكثير من أهداف لا غنى عنها، مثل:
- تحديد النشاط أو الوظيفة تنفيذه من قبل الإدارة.
- معرفة قيمة الأصول والالتزامات المستخدمة في تنفيذ المهام المتنوعة.
- ارتباط الأقسام المسؤولة عن تنفيذ وظائف مشتركة.
- مساعدة الإدارة في اتخاذ القرارات بطريقة سليمة.
- جمع البيانات وتزويد الإدارة بها.
- تسهيل الوصول إلى المستندات المحاسبية بين الأقسام داخل الشركة.
أقسام الدورة المستندية؟
تنقسم الدورة المستندية إلى:
- المقبوضات النقدية: المبالغ المحصلة من الأنشطة الاستثمارية والتشغيلية والتمويلية.
- المشتريات النقدية: وهي مشتريات الشركة التي تُسدد قيمتها نقدًا في تاريخ الشراء.
- المصروفات النقدية: تضم جميع ما أُنفق لمعرفة رأس المال وتحديد الأرباح والخسائر.
- المبيعات الآجلة: وهي المبيعات التي لا تُسدد فوريًا ولكن تُجدول في دفاتر الشركة.
- المشتريات الآجلة: تضم المشتريات الخاصة بالشركة التي تسدد قيمتها في تاريخ مؤجل.
- المستودعات: وتضم إدارة ومراقبة حركة المخزون.
- القيود المحاسبية: وهي القيود اليومية كقيد المرتبات، وقيد الهالك السنوي، وقيود الحسابات الختامية.
أنواع الدورات المستندية
مع تنوع وتعدد المستندات التي تحقق هدف الدورة المستندية وهو التوثيق، فإن هذه المستندات تندرج غالبًا تحت ثلاثة أنواع من العمليات: التخزين، البيع، الشراء، تشكل هذه العمليات الثلاث الأنواع الأساسية للدورة المستندية، بالإضافة إلى أنواع فرعية مخصصة لنشاط محددة مثل المطاعم وغيرها، وبيان ذلك كالآتي:
- الدورة المستندية للمخازن
تُعبّر الدورة المستندية للمخازن عن الإجراءات والخطوات التي تهدف إلى التأكد من كافة البيانات الخاصة بتداول البضائع في المخازن بالطريقة السليمة، وذلك عن طريق مجموعة المستندات والوثائق التي تسجل عمليات البيع والشراء، ومنها طلب الشراء، ومحضر الاستلام والفحص، وإذن الصرف والاستلام، بالإضافة إلى عملية الجرد التي هي نتيجة مباشرة لجودة الرقابة على المخازن.
تقع مسؤولية التأكد من مستندات البضائع المصدرة والمستوردة المتداولة داخليًا وكذلك الإجراءات أثناء الفترة المحاسبية المحددة، ومن منطلق أهمية هذا الدور يجب تسجيل العمليات ذات الصلة بالمخازن دوريًا، ويوميًا إذا تطلّب الأمر.
- الدورة المستندية للمشتريات
تُعد الدورة المستندية للمشتريات أداة حصر وتوثيق جميع عمليات الشراء من قبل الشركة، واعتمادًا على ذلك تتولى مهامها بشكلٍ تالٍ للدورة المستندية للمخازن التي تحدد بدورها حاجة الشركة للشراء من عدمها. وتقع مسؤولية المحاسب في التأكد من سلامة جميع مستندات دورة المشتريات التي منها عرض السعر وأمر الشراء وفاتورة الشراء وإذن صرف النقدية.
تتألف المشتريات من حيث طبيعة طلبها إلى نوعين: مشتريات نمطية، ومشتريات غير نمطية. وسنوضح ذلك كالتالي:
المشتريات النمطية: هي قائمة من الأصناف المحددة التي تُشترى دوريًا، تتحدد من قِبل أمين المستودعات باعتباره المسؤول عن تتبع الكميات والإبلاغ بقرب نفاد المخزون من هذه الأصناف، لتكتمل اعتمادًا على عملية الشراء.
المشتريات غير النمطية: هي الأصناف التي نحتاج إلى شرائها دون تخطيط مسبق باعتبارها غير نمطية، وفي هذه الحالة تبدأ دورة مستندية جديدة فورًا لسد حاجة الشركة من النواقص، وتُضاف قيمة المشتريات على المصاريف الأخرى.
- الدورة المستندية للمبيعات
تشمل عروض الأسعار المقدمة إلى العملاء، ومناقشة متطلباتهم وحاجاتهم للحصول على المنتج المقدّم من الشركة، ومن باب التوثيق تُنسخ المستندات إذ يحتفظ العميل بنسخة والشركة بنسخة أخرى.
يتولى المحاسب المسؤول إعداد وتحرير المستندات ذات الصلة بدورة المبيعات، التي منها كذلك أمر التوريد وفاتورة المبيعات وإذن صرف البضاعة وإذن استلام النقدية وبطاقات الأصناف، مع تحديد تفاصيل البضاعة المبيعة وحجمها وكميتها وسعرها الكلي.
- الدورة المستندية للمطاعم
تعتمد الدورة المستندية للمطاعم على المشتريات والمخازن، فتبدأ مهام الدورة المستندية للمخازن تزامنًا مع تحديد المتاح والمطلوب من مخزون منتجات الطعام والشراب التي تُقدّم للزبائن، وعلى إثر ما يُحدد تبدأ الدورة للمشتريات في تنفيذ مهامها بتوفير النواقص التي حُددت اعتمادًا على ما هو متاح وغير متاح في المخزون.
وتعود ضرورة إعداد الدورة بدقة إلى حساسية الخدمة المقدمة، ألا وهي الأغذية الطبيعية القابلة للتخزين وأخرى غير قابلة للتخزين وبالتالي تواريخ انتهاء الصلاحية تكون ذات طبيعة ومعاملة خاصة، ومن هنا يجب أن عمل كل إجراء تبعًا لمرحلته ونوعه المستندي بدقة تامة.
كذلك الاعتماد في الدورة المستندية للمبيعات على دورة المشتريات ، وذلك في عملية حساب التكاليف شراء المنتجات لتحديد سعر المنتجات والوجبات وسعر البيع النهائي.
مراحل الدورة المستندية
تبدأ المراحل بطلب الشراء اعتمادًا على مسؤول المخازن الذي يحدد بدوره توافر المنتجات من عدمه وكذلك بنود وكميات المطلوب للشراء، يتبع طلب الشراء أمر الشراء الذي يستدعي بدوره توفير مجموعة من عروض الأسعار وتحديد الأفضل منها لإكمال عملية الشراء.
بعد مرحلة تحديد أفضل سعر تأتي مرحلة إنشاء إذن استلام للبضاعة من مخازن المورد، ومن ثم إنشاء فاتورة الشراء، ثم إنشاء إذن الإضافة إلى مخازن الشركة بعد شحنها من مخازن المورد، ثم تصرف عملية هذه البضاعة من مخازن الشركة إلى فروعها ومواقعها ونقاط البيع لديها.
يمكن تلخيص هذه المراحل فيما يأتي:
- استلام طلب شراء من مسؤول المخازن.
- إرسال طلبات عروض أسعار الموردين.
- استلام عروض الأسعار من الموردين والمفاضلة بينها.
- إصدار أمر الشراء للمورد أو في حال الموردين.
- إذن الاستلام.
- الفاتورة.
- إذن الإضافة.
مراجعة الدورة المستندية
تُجري الشركة مراجعة شاملة للدورة المستندية للتأكد من صحة مخرجاتها ودقة بياناتها لأن المراجعة والتدقيق من أكثر المهام ملازمةً للمحاسب، علمًا بأن مراجعة نشاط ما تحتاج من المحاسب معرفة قوية لطبيعة هذا النشاط، وكلما كانت المراجعة دقيقة كانت نتائج ميزان المراجعة النهائية للدورة المحاسبية أكثر دقةً وإتزانًا وأسهل في تتبع خطواته ومراجعة قيوده.
ما الفرق بين الدورة المستندية والدورة المحاسبية؟
سنوضح الفرق بينهما فيما يلي:
| الدورة المحاسبية | الدورة المستندية |
|---|---|
| تشمل الدورة المحاسبية كافة العمليات المحاسبية التي يعتمد بعضها على بعض مرحليًا ويتولى إتمامها المحاسب، بدءًا من تسجيل قيود اليومية وإعداد دفتر الأستاذ وقيود التسوية وميزان المراجعة، إلى إعداد القوائم المالية وقيود الإقفال وميزان المراجعة بعد الإقفال. | هي المصدر الرئيسي لتسجيل العمليات المالية، ويمكن اعتبارها الوعاء الذي يضم البيانات المالية، وكل عمليات الدورة المحاسبية التي سبق إيضاحها تُوثق وتُسجل من خلالها فهي بذلك بمثابة الجزء من الدورة المحاسبية. |
الخاتمة
تعرفنا على الدورة المستدامة وهي تمثل أولى خطوات الدورة المحاسبية، بدءًا من أولى من مرحلة تحديد الحاجة تبعًا للمخزون، وكذلك أوامر الشراء وعروض الأسعار ومدى النجاح في اختيار أفضل عروض الأسعار المتوفرة، وكذلك لابُدَّ من مراجعة الفواتير والكميات والبيانات المزودة في كل مستندٍ على حدةٍ، وبيّنا الفرق بين الدورة المستندية والدورة المحاسبية.
