تتطلب العمليات المحاسبية درجة عالية من الدقة والتنظيم لضمان استقرار الشركة وتحقيق أهدافها المالية. تعد بعض العمليات أكثر أهمية من غيرها، حيث تعتمد عليها القرارات المستقبلية وتقييم الأداء العام. من بين هذه العمليات تلك التي تختتم الفترات المالية وتضمن توافق السجلات مع الواقع المالي. هذه العمليات ليست مجرد متطلبات قانونية أو تنظيمية، بل تشكل أساسًا لفهم وضع الشركة المالي، واتخاذ قرارات استثمارية وإدارية مبنية على أسس صحيحة.
إقفال الحسابات Closing Entries
تُعرف عملية إقفال الحسابات بأنها إجراءات تُدوّن عند انتهاء الفترة المحاسبية لأنه يجب تهيئة الحسابات لتسجيل العمليات المالية في الفترة المحاسبية التي تليها، وبمعنى آخر هي عملية تحويل البيانات الموجودة في الحسابات المؤقتة في قائمة الدخل إلى الحسابات الدائمة في الميزانية العمومية، وتشمل الحسابات المؤقتة الإيرادات والنفقات والأرباح، إذ تهدف عملية إقفال الحسابات إلى إعادة ضبط أرصدة الحسابات المؤقتة إلى الصفر في دفتر الأستاذ العام وكذلك نظام حفظ سجلات البيانات المالية للشركة.
كما تهدف عملية إقفال الحسابات إلى تحديث الرصيد في حساب رأس المال للمالك لذا تُقفل في نهاية الفترة المُحاسبية، ويعود الرصيد إلى الصفر عند إقفال الحسابات وتقفل أيضًا حسابات المصروفات والإيرادات وحساب ملخص دخل رأس مال المالك وحساب سحب المالك لحساب رأس المال الخاص به، كما تقفل مُعظم الشركات حساباتها من أجل إعداد البيانات المالية السنوية وإقرارات الضريبة، لأنه من الضروري أن يكون الرصيد صفرًا حتى تستطيع الشركات من مُوازنة الأداء عبر الفترات المُختلفة عن طريق الاحتفاظ بسجلات دقيقة لأرصدة الحسابات.
مراحل إقفال الحسابات
تجري عملية إقفال الحسابات شهريًا أو سنويًا تبعًا لما يراه المُحاسبون مُناسبًا لهم، إذ يبدأ إقفال الحسابات بتحويل جميع حسابات الإيرادات والمصروفات في نهاية الفترة المحاسبية إلى بيان الدخل والذي ينتج عنه صافي الدخل، ثم يُحوّل صافي الدخل إلى الأرباح المحتجزة، وتهدف هذه العملية إلى جعل الرصيد الذي يُرحل لحساب الأرباح المُحتجزة مُتطابقًا مع بيان الأرباح المُحتجزة من أجل البدء بالحسابات المُؤقتة بالفترة الجديدة القادمة برصيد صفري، وتُقفل الحسابات بعدة مراحل كما يلي:
- إقفال حسابات الإيرادات
تُعد عملية إقفال حساب الإيرادات بحساب الرصيد الدائن وإقفاله أي جعل الرصيد فيه يساوي صفرًا، لذا يُخصم حساب الإيرادات ويُضاف حساب مُلخص الدخل، إذ يكون مُلخص الائتمان للدخل مُساويًا لإجمالي الإيرادات في بيان الدخل.
- إقفال حسابات المصروفات
تشمل حسابات المصروفات الأرصدة المدينة، ويجب العمل على خصم مُلخص الدخل من الأرصدة المدينة من أجل التخلص منها، وذلك حتى يتطابق مُلخص الدخل مع إجمالي المصروفات في بيان الدخل.
- إقفال حساب ملخص الدخل
يجب أن يتطابق ملخص الدخل مع صافي الدخل من بيان الدخل بعد إقفال حسابات المصروفات والإيرادات في مُلخص الدخل، ويُضاف بعد ذلك صافي الدخل إلى الأرباح المُحتجزة في بيان الأرباح المُحتجزة.
- إقفال حساب أرباح الأسهم أو السحوبات
تُخصم أرباح الأسهم بعد إضافة صافي الدخل أو طرح صافي الخسارة من بيان الأرباح المُحتجزة ويُضاف المبلغ لإجمالي أرباح الأسهم.
تصنيف الحسابات لغرض الإقفال
تتنوع حسابات الإقفال تبعًا لغرض القفل منها وهي كالآتي:
- حسابات دائمة Permanent accounts: هي الحسابات التي تُبين المركز المالي للشركة لأوقات طويلة، وتُصنف حسابات الميزانية العمومية حسابات دائمة باستثناء حسابات الأرباح المُحتجزة، وتُرحّل أرصدة هذه الحسابات خلال فترات محاسبية متعددة إذ تعكس البيانات المالية عن طريق التقارير المالية للشركة في وقت محدد.
- حسابات مؤقتة Temporary accounts: هي حسابات موجودة في دفتر الأستاذ العام، وتُستخدم لتجميع المُعاملات لفترة مُحاسبية واحدة، كما تُستخدام أرصدة هذه الحسابات لإنشاء بيان الدخل في نهاية السنة المالية، أما بيان الدخل فهو بيان مالي يُستخدم لتصوير الأداء المالي للشركة وأنشطتها أثناء سنة مالية واحدة.
- حساب ملخص الدخل: هو حساب مُؤقت يُستخدم من أجل إجراء قيود الإقفال، وتُعاد جميع الحسابات المُؤقتة إلى الصفر في نهاية الفترة المُحاسبية، وذلك من خلال تفريغ أرصدة الحسابات المُؤقتة في حساب ملخص الدخل، ليُحول بعد ذلك حساب ملخص الدخل الرصيد الصافي إلى حساب الأرباح المُحتجزة.
إعداد قيود الإقفال
تُسجل قيود يومية لإعداد حسابات مُؤقتة لفترة مُحاسبية جديدة وتُقفل في نهاية الفترة المُحاسبية، ويُطلق على هذه الحسابات اسم الحسابات الاسمية أو الحسابات المؤقتة كما يُطلق عليها اسم حسابات بيان الدخل، وتُقاس هذه الحسابات دوريًا، وتُقفل في نهاية كل فترة محاسبية أو تُحول إلى الصفر لتفادي اختلاطها في الفترة المُحاسبية الجديدة.
تتكوّن هذه الحسابات المؤقتة من حسابات المصروفات والإيرادات وحسابات السحب للمالكين، لأن قيود الإقفال تكون مُعدة للحسابات المؤقتة فقط أما الحسابات الدائمة فلا تُقفل، وتنشأ قيود الإقفال عن طريق الخُطوات الآتية:
- إقفال جميع حسابات الدخل ونقلها إلى مُلخص الدخل.
- إقفال جميع حسابات المصاريف إلى مُلخص الدخل.
- إغلاق ملخص الدخل إلى حساب رأس المال المناسب.
إعداد ميزان المراجعة بعد الإقفال
تبدأ الدورة المُحاسبية عن طريق جمع المعلومات المحاسبية ونقلها بواسطة عمليات مُنظمة لإنتاج بيانات مالية مُفيدة، وتبدأ هذه الدورة المحاسبية بدفتر اليومية التي تُوثق جميع المعاملات ودفتر الأستاذ العام الذي يوثق أيضًا نشاط كل حساب، من ثم يُنشأ ميزان المراجعة ويجري التعديل على الإدخالات ونشرها، وبعد ذلك يُنشأ ميزان المراجعة المُعدّل وتُصدر بيانات مالية مُفيدة، وتنتهي هذه الدورة المحاسبية بعملية الإقفال التي تهدف إلى إعادة تعيين الحسابات المؤقتة وتحديث الأرباح المحتجزة.
يكشف ميزان المراجعة بعد عملية الإقفال عن رصيد الحسابات، إذ يتكوّن ميزان المراجعة من حسابات الميزانية العمومية فقط، ويُستخدم ميزان المراجعة كأداة لإثبات توازن الحسابات فهو لا يُعد بيانًا ماليًا رسميًا، وتستبعد جميع حسابات المصروفات والإيرادات والأرباح من خلال عملية الإقفال بحيث لا تظهر في ميزان المراجعة بعد الإقفال.
أمثلة من الواقع العملي على إقفال الحسابات
فيما يأتي بعض التوضيحات للأمثلة عن إقفال الحسابات:
مثال عن كيفية إقفال حسابات مؤقتة
تُعبّر الحسابات المُؤقتة عن حسابات موجودة في دفتر الأستاذ العام والذي يُستخدم لجمع المُعاملات جميعها أثناء الفترة المُحاسبية المالية الواحدة، وتُستخدم أرصدة هذه الحسابات في نهاية السنة المالية من أجل إنشاء بيان الدخل.
يُعد تسجيل حساب الإيرادات الذي يعكس الإيرادات المُكتسبة لها لفترة محاسبية واحدة مثالًا على الحسابات المؤقتة، إذ تعرض الإيرادات لسنة مالية واحدة فقط، وتُستخدم الحسابات المؤقتة لتسجيل الأنشطة المُحاسبية أثناء فترة محاسبية محددة بحيث يجب أن يكون الرصيد في نهاية الفترة المحاسبية صفر، فعلى سبيل المثال: لا تُحسب 100 دولار من إيرادات العام الحالي على أنها 100 دولار من إيرادات العام المُقبل حتى لو استخدمتها الشركة في السنة الجديدة.
مثال عن كيفية إقفال حسابات دائمة
تعكس الحسابات الدائمة المركز المالي للشركة منذ فتراتٍ طويلة وتُعّد حسابات الميزانية العمومية حسابات دائمة، وتُرحل أرصدة هذه الحسابات خلال فترات محاسبية متعددة، مثل: حساب المخزون الذي يحمل الأرصدة الآجلة خلال فترات مُحاسبية متعددة، ومثال على ذلك: شركة أمازون التي أعلنت عن وجود مخزون لديها قيمته 11,461 مليون دولار في عام 2017 ورُحّل هذا الرصيد لبداية عام 2018 وفي نهاية العام نشرت أمازون أن المخزون لديها أصبح يبلغ 16,047 مليون دولار أي أنها حققت ما قيمته 4,586 مليون دولار زيادةً على المخزون، ويُنشأ اعتمادًا عليه أي حساب مُدرج في الميزانية العمومية باستثناء حساب الأرباح المُحتجزة لأنه هو حساب دائم.
إقفال ملخص الدخل
يُعد حساب ملخص الدخل حسابًا مؤقتًا يُستخدم من أجل إنشاء قيود الإغلاق، إذ تُعاد أرصدة الحسابات المُؤقتة في نهاية الفترة المحاسبية إلى الصفر، وذلك عن طريق نقلها إلى حساب مُلخص الدخل، ليحوّل بعد ذلك حساب ملخص الدخل الرصيد الصافي من ربح أو خسارة لجميع الحسابات المؤقتة إلى حساب الأرباح المُحتجزة الذي يُعد عبارة عن حساب موجود دائمًا في الميزانية العمومية:
- إقفال حساب الإيرادات: يُمسح رصيد حساب الإيرادات عن طريق خصم الإيرادات وملخص الإيرادات الدائنة.
- إقفال ملخص الدخل: يُغلق حساب ملخص الدخل من خلال خصم ملخص الدخل وقيد الأرباح المحتجزة.
- إقفال حساب المصروفات: يُمسح رصيد حساب المصروفات من خلال خصم مُلخص الدخل وقيد النفقات المقابلة.
الخاتمة
تعرفنا على إقفال الحسابات، وهي عملية تحصل عند انتهاء الفترة المحاسبية لتهيئة الحسابات لتسجيل العمليات المالية في الفترة المحاسبية التي تليها، وتُقفل الحسابات بمجموعة من المراحل وهي إقفال حسابات الإيرادات، وحسابات المصروفات وملخص الدخل، وحساب أرباح الأسهم أو السحوبات، وهناك حسابات تُصنف لغرض الإقفال مثل الحسابات الدائمة والحسابات المؤقتة وحساب ملخص الدخل، ومن ثم إعداد قيود الإقفال وإعداد ميزان المراجعة بعد الإقفال، واطلعنا أخيرًا على أمثلة من الواقع العملي على إقفال الحسابات.
