تتعدد الطرق التي تُصنف فيها الحسابات في المُحاسبة إذ يُوجد نوعان من الحسابات وهما: الحسابات الدائمة والمُؤقتة. يطلق عليهم أيضًا الحسابات الحقيقية والاسمية، لذلك سنتعرف على الحسابات الدائمة وأهميتها وأنواعها والفرق بينها وبين الحسابات المؤقتة.
تعريف الحسابات الدائمة Permanent Accounts
تُعرف الحسابات الدائمة Permanent Accounts بأنها حسابات الأصول التي تُمثل العناصر المملوكة للشركة، وحساب المسؤوليات التي تُمثل ديون الشركة، وأيضًا حسابات حقوق المالك التي تُمثل استثمار المالك الشخصي ضمن أعمال الشركة، فالحسابات الدائمة هي الحسابات التي تحتفظ بالأرصدة الجارية مع مرور الوقت، وتُصنف جميع الحسابات الموجودة في الميزانية العمومية بأنها حسابات دائمة؛ أي حسابات الأصول والخصوم وحقوق الملكية والتي يفحصها المدققين بدقة، وكما تُعرف الحسابات الدائمة باسم الحساب الحقيقي لأنها تهتم بحساب أنشطة الميزانية العمومية المُتعلقة بالفترات المُستقبلية، إذ تضم الأرصدة المدوّرة في بداية العام التالي عوضًا عن إغلاق هذه الحسابات.
الحسابات التي توضع كحسابات الدائمة
تُعرف الحسابات الدائمة باسم الحسابات الحقيقية لأنها تُشير إلى حساب دفتر الأستاذ العام الذي لم يُغلق في نهاية السنة المُحاسبية، ويُرحّل الرصيد للسنة التالية وبناءً عليه يُصبح هو الرصيد المبدئي للعام الجديد، وتتعدد الحسابات المُدرجة تحت الحسابات الدائمة لتُمثّل الحسابات الموجودة في الميزانية العمومية Balance Sheet باستثناء الحساب الخاص بالمالك لأنه حساب مؤقت ويكون رصيده مُغلقًا ضمن حساب رأس المال الخاص بالمالك لكي يبدأ العام برصيد صفر.
تندرج تحت الحسابات الدائمة ما يلي:
- حسابات الأصول: هي الحسابات التي تشمل حساب الأوراق النقدية وحسابات القبض والاستثمارات والمخزون والمعدات …إلخ.
- حسابات الخصوم: تُعرف أيضًا باسم حسابات الخصوم التي تُصنف كديون يجب على الشركة سدادها، مثل: الأوراق المالية المُستحقة الدفع والحسابات الدائنة والخصوم المستحقة وضرائب الدخل المؤجلة …إلخ.
- حسابات حقوق الملكية: هي حسابات حقوق المساهمين، والتي تشمل رأس مال مالك الشركة والأسهم العادية والأرباح المستبقة …إلخ.
لماذا ننشئ الحسابات الدائمة
تُصنف أنواع الحسابات كما ذكرنا سابقًا إلى حسابات دائمة وحسابات مؤقتة، تضم الحسابات الدائمة رصيد مالي يُنقل من سنة مالية إلى أخرى، مثل: الأصول والخصوم، بينما تُطبق الحسابات المؤقتة على السنة المالية الحالية مثل: المصروفات والإيرادات، ليُحول الرصيد في نهاية السنة المالية إلى حساب الصندوق الرئيسي المعروف باسم حساب حقوق المالك أو الحساب الختامي، ويجري العمل لإغلاق القيود في نهاية كل دورة محاسبية من خلال القيود الختامية التي تحوّل الأرصدة من حسابات مؤقتة إلى الحسابات الدائمة، ويترتّب على ذلك إعادة رصيد الحسابات المؤقتة إلى الصفر للبدء في الفترة المحاسبية الجديدة التالية.
تهدف عملية إغلاق القيود تحويل أرصدة الحسابات المؤقتة التي تشمل حسابات المصروفات والإيرادات والأرباح المدفوعة إلى إدخالات دائمة في الميزانية العمومية للشركة، ويُستثنى من تلك العملية أصول وخصوم وحسابات حقوق المالك، تهدف عملية الإغلاق إلى إجراء تسوية لحسابات الشركة إلى الصفر للاستعداد للدورة المُحاسبية الجديدة، كما يُظهر حساب الأرباح المُحتجزة للشركة الزيادة الفعلية في الإيرادات وأي انخفاض في مدفوعات النفقات والأرباح.
تُسجل قيود الإقفال لكي يُظهر حساب الأرباح المحتجزة للشركة وأي زيادة فعلية في الإيرادات عن العام السابق ويُظهر أيضًا أي انخفاضات في مدفوعات النفقات والأرباح، ويجري ذلك عن طريق إنشاء حساب ملخص الدخل من خلال مجموعة من الخطوات الآتية:
- تحديد حسابات الإيرادات في ميزان المراجعة لكي يشمل جميع حسابات الإيرادات ورأس المال في دفتر الأستاذ الخاص بالشركة من أجل إعادتها للصفر.
- تحديد حساب النفقات في ميزان المراجعة عن طريق إدخال الحساب الدائن لكل حساب في حساب ملخص الدخل للتأكد من عودة جميع النفقات إلى صفر.
- إغلاق ملخص الدخل إلى حساب الأرباح المُحتجزة للتحقق من حساب ملخص الدخل، وفي حال كان يشمل رصيد ائتماني أكبر من مبلغ الديون فإن الشركة لديها صافي دخل، أما إذا كان أكبر من الرصيد المدين للاعتمادات فهذا يدل على خسارة الشركة.
- حساب صافي الدخل عن طريق حساب الأرباح الموزعة على الأرباح المحتجزة بحيث تعكس الأرباح المُتبقية المبلغ الصافي للشركة.
أمثلة من الواقع العملي على الحسابات الدائمة
تُقسم الحسابات لخمسة أنواع رئيسية وهي: الأصول والخصوم والنفقات والقيمة المالية والدخل أو الإيرادات. تُساهم هذه الحسابات في مُتابعة وفرز المُعاملات التجارية عند إجراء عملية البيع أو الشراء، بينما يظهر دور الحسابات الدائمة والمؤقتة عند نهاية الفترة المُحاسبية، إذ تُعد حسابات دفتر الأستاذ العام حسابات مُؤقتة وتُحول فيها الأموال المُتبقية إلى حساب دائمة، وتشمل الحسابات المؤقتة حسابات المصروفات والإيرادات والأرباح والخسائر، بينما تُحسب الحسابات الدائمة للحسابات التي لا تُغلق في نهاية الفترة المُحاسبية بل تُحول الأرصدة فيها إلى الفترة التالية بحيث يشمل على رصيد تراكمي.
من الأمثلة على الحسابات الدائمة رصيد المخزون الذي يُدوّر في نهاية العام ليصبح عبارة عن رصيد المخزون في بداية الفترة المُحاسبية، وكذلك الحسابات القابلة للدفع، والذمم المدينة والقروض المستحقة والأرباح المحتجزة.
ما الفرق بين الحسابات الدائمة والحسابات المؤقتة
تتولى الميزانية العمومية إظهار جميع أعمال الشركة إذ تشمل جميع حسابات المعاملات في السنة المحاسبية، ويهدف استخدام الميزانية العمومية من أجل حساب صافي الربح والخسارة الذي تُحققه الشركة فهو يُبين المصاريف المختلفة وحسابات الدخل، ويُعرف الحساب الذي يبدأ بالصفر في بداية السنة المالية ويُغلق في نهايتها ليعود للصفر مرةً أخرى باسم الحساب المؤقت، إذ يُعاد تعيين الحساب المؤقت وتحضيره للفترة التالية باستخدام قيود الإغلاق لعدم خلط الأرصدة ببعضها البعض، ويُمكن العمل على إغلاق الحسابات المؤقتة أثناء أي فترة سواء أكانت شهرية أو رُبع سنوية أو سنوية، وتُعرف باسم الحسابات الاسمية، وفي حين تُعد حسابات الأصول والخصوم والأرباح المتبقية حسابات دائمة ترتبط بمركز الشركة فإن الحسابات المُؤقتة تعكس الأداء المالي للشركة خلال فترات زمنية مُحددة.
تشمل الحسابات المُؤقتة حسابات النفقات والإيرادات والأرباح أو الخسائر، وتُستخدم هذه الحسابات لإعداد بيان الدخل للأعمال التجارية، وتُسجل قيود الإغلاق في نهاية الفترة لتلخيص رصيد الحسابات المُؤقتة والحصول على صافي الربح والخسارة الذي حققته خلال الفترة المحاسبية، فالحسابات المؤقتة هي الحسابات التي تعمل على إظهار معلومات معاملات الشركة والتي يُمكن أن تُحول إلى حساب رأس المال، وتتألف الحسابات المؤقتة من مجموعة من الحسابات وهي:
- حسابات الإيرادات: يُسجل بحساب الإيرادات معاملات الدخل المكتسبة من أعمال الشركة، مثل: حساب الخصم المُستلم، وسيزداد رصيد حسابات الإيرادات مع زيادة المعاملات الائتمانية من أجل إغلاقه عن طريق تمرير إدخال المدين الذي سيجعل من الرصيد في حساب الإيرادات صفر ومن ثُم سيُدخل في حساب الربح والخسارة.
- حسابات المصروفات: يُسجل في حساب المصروفات جميع معاملات النفقات التي تحملتها أعمال الشركة، إذ يتأثر حساب المصروفات مع كل إدخال مدين، ويُدخل الائتمان في نهاية الفترة المحاسبية في حساب المصروفات مما يجعل الرصيد في حساب الإيرادات صفرًا، ليُمرر المدين إلى أي حساب ملخص الدخل أو حساب الربح والخسارة.
- حسابات الربح أو الخسارة: يُسجل بحساب الربح والخسارة الربح الناتج من المُعاملات الرأسمالية باعتباره حساب رصيد دائن، بينما تُسجل الخسارة عن طريق استخدام رصيد مدين.
- حساب السحوبات: وهو عبارة عن حالة خاصة لا يُحول ضمنها الرصيد من حساب مُؤقت إلى حساب مُلخص الدخل، وهو حساب السحب الخاص بالمالك، ويزداد الرصيد مع كُل حالة إدخال مدين، ليُحول الرصيد مُباشرة إلى حساب رأس المال عوضًا عن حساب حسابات الربح والخسارة أو مُلخص الدخل.
صُممت الحسابات المؤقتة لتتبع النشاط المالي خلال فترة زمنية مُعينة من أجل إغلاق جميع الحسابات المُؤقتة في نهاية الفترة المُحاسبية، لأن إغلاق الحسابات يضمن عدم تضمين المُعاملات المالية في الفترة المحاسبية الحالية ضمن الفترة المُحاسبية التالية وذلك من أجل الحصول على بيانات مالية دقيقة، وسيعمل عدم إغلاق هذه الحسابات على تضخيم المبالغ المُتبقية في حساب المصروفات والإيرادات مما يُؤثر على جميع البيانات المالية، إذ لا تُرحل الحسابات المؤقتة الرصيد في نهاية الفترة المُحاسبية بل يحول الحسابات فيها إلى الحساب الدائم، إذ تُشكّل الحسابات المؤقتة مُستودعًا لجميع معاملات المصروفات والإيرادات بحيث تتراكم جميع هذه المعاملات طيلة فترة محددة مثل شهر أو ربع سنة أو عام كامل أو حتى انتهاء الفترة المحاسبية.
لا بدّ من إدراك أهمية الحسابات المؤقتة وأهمية استخدامها قبل العمل على إغلاقها، وتُعد مهمة إغلاق الحسابات المُؤقتة من العمليات التي تتطلب وقتًا طويلًا وخصوصًا إذا استُخدمت أنظمة المحاسبة اليدوية، لذا من المُهم البحث عن أنظمة أتمتة عمليات المحاسبة.
تحتفظ الشركات بالحسابات الدائمة والمؤقتة لسجلات أموالها. تبدو الحسابات المُؤقتة كإضافة للحسابات الدائمة وكأنها تؤدي إلى عمل إضافي ولكن تجعل هذه الحسابات المحاسبة أكثر فعالية، كما يكون كل منهما عبارة عن سجل للنشاط المالي والذي يُمكن استخدامه في إدارة الأموال.
الفرق بين الحسابات الدائمة والحسابات المؤقتة
يظهر الفرق بين الحسابات الدائمة والمؤقتة عن طريق ما يلي:
- الهدف من الحساب
يهدف استخدام الحسابات الدائمة إلى تتبع الأموال أثناء العديد من الفترات المالية ومن سنة إلى أُخرى أيضًا إذ يُمكن عن طريقها تتبع الأُصول والخُصوم والأسهم، بينما يهدف استخدام الحسابات المؤقتة إلى تتبع الأموال أثناء فترة مالية مُحددة وتكون مهمة هذه الحسابات تجميع الشؤون المالية في فئات كبيرة كالإيرادات والنفقات، وتُقسم إلى فئات فرعية مثل أنواع مُحددة من المخزون.
- طريقة إغلاق الحسابات
لا بدّ من إغلاق الحسابات في نهاية الفترة المحاسبية وتُحدد الفترة تبعًا لطبيعة الأعمال إذ يمكن أن تكون شهرية أو ربع سنوية أو سنوية، وتُعد قيود الإغلاق للحسابات المؤقتة الفترات لكل فترة محاسبية، ويُغلق الحساب عن طريق تحريك الرصيد إلى صفر بحيث تحول الأموال المُتبقية إلى الحسابات الدائمة، ويضع المحاسبين عادةً القيود الختامية لإيرادات الشركة وحساباتها، بينما تختلف طريقة إغلاق الحسابات الدائمة إذ يُحتفظ بنفس هذه الحسابات للفترة المالية التالية لكي تبدأ الفترة المالية الجديدة بنفس التوازن الذي انتهت به الفترة المالية السابقة.
- المدة الزمنية للحساب
تكون المدة التي تحتاجها الشركات لاستخدام الحسابات المؤقتة ناتجة عن اتخاذها لقرارات تضم استخدامها كحسابات مؤقتة، ولكن تُعد مهمة ضمان متابعة الحسابات المؤقتة من الأمور الرئيسية أثناء الفترات الزمنية، إذ يمكن إغلاق الحسابات المؤقتة على أساس ربع سنوي، ويمكن للشركات تقييم فترة الثلاث أشهر مُقابل بعضها البعض أو يمكن إغلاقها خلال شهرين أو في نهاية السنة المالية، بينما لا يوجد للحسابات الدائمة فترة معينة لتنتهي لأنها تنتهي بانتهاء الأعمال أو عند بيعها أو إعادة تنظيمها.
الخاتمة
تعرفنا على الحسابات الدائمة بأنها حسابات الأصول التي تُمثل العناصر المملوكة للشركة، وتندرج تحت الحسابات الدائمة مجموعة من الحسابات وهي حسابات الأصول وحسابات المسؤولية وحسابات المالك، واطّلعنا على الفرق بين الحسابات الدائمة والحسابات المؤقتة ومجموعة من الأمثلة من الواقع العملي على الحسابات الدائمة.
- Carlson, Rosemary. “Closing Entries as Part of the Accounting Cycle.” The Balance, 19 September 2022, http://www.thebalancesmb.com/closing-entries-as-part-of-the-accounting-cycle-393003. Accessed 12 June 2023.
- Mainers, Jacob. “Temporary vs. Permanent Accounts | Differences & Examples – Video & Lesson Transcript.” Study.com, 5 May 2022, http://study.com/academy/lesson/temporary-permanent-accounts-definition-differences.html. Accessed 12 June 2023.
- Martin, Melanie J. “Permanent Vs. Temporary Accounting.” Small Business – Chron.com, http://smallbusiness.chron.com/permanent-vs-temporary-accounting-30499.html. Accessed 12 June 2023.
- “What are Permanent Accounts? – Definition | Meaning | Example.” My Accounting Course, http://www.myaccountingcourse.com/accounting-dictionary/permanent-accounts. Accessed 12 June 2023.
