ما هي القيود المحاسبية وانواعها وكيفية عملها

تهدف المحاسبة المالية إلى إيصال المعلومات المالية لأطراف متعددة للاستفادة منها، ولتحقيق هذا الهدف يُجري المحاسب الكثير من الخطوات والإجراءات المتتالية والتي تعرف بين مجتمع المحاسبون بالدورة المحاسبية التي تحتوي على المصاريف المسجلة مباشرةً لأنواع القيود المختلفة للمساعدة على تحقيق الأهداف المحاسبية، وتسجيل القيد المحاسبي وفتح حساب لكل شخص يتعامل مع المشروعات المحددة ويكون هذا الحساب شامل للمعاملات، وكذلك فتح حسابات لجميع أنواع العمليات التي تخص هذا المشروع.

أنواع القيود المحاسبية Accounting Entries

تتنوع تقسيمات القيود المحاسبية تبعًا المطلوب منها والتي تساهم في تحقيق أهداف الإجراءات المحاسبية وتشمل هذه الأنواع:

1. التقسيم بحسب تعدد الأطراف.
2. التقسيم بحسب هدف القيد.
3. التقسيم بحسب توقيت إجراء القيود.
4. التقسيم بحسب التأثير على القوائم المالية.

القيود المحاسبية بحسب الأطراف المتعددة

تستعمل في حالة تعدد أطراف القيد وهي التقسيم بين القيد البسيط والقيد المركب، إذ يشمل القيد البسيط على حساب واحد في الطرف المدين وحساب واحد في الطرف الدائن، أما القيد المركب يشمل على حسابات متعددة في الطرف المدين وكذلك أيضًا في الطرف الدائن.

القيود المحاسبية بحسب الهدف من القيد

التقسيم هنا لإثبات العمليات؛ أي البيع والشراء…إلخ، أو قيود ترحيل، أي نقل العمليات المالية المسجلة في دفتر اليومية إلى حساباتها في دفتر الاستاذ العام، أو قيود تسويات؛ وهي القيود التي تُنشأ لتعديل بعض الحسابات مثل؛ المصروفات والإيرادات في نهاية السنة المالية بهدف التحقق من هذه الحسابات وتخصيصها في نهاية المشروع المالي وتسجيل أية مصروفات أو إيرادات غير مُعترف فيها في نهاية الفترة المحاسبية، وتتبع قيود التسوية لأساس الاستحقاق إذ لا تحتاج الشركات التي تستعمل مبدأ الأساس النقدي إلى استعمال قيود التسوية في نهاية الفترة المالية.

أنواع قيود التسوية

تتألف قيود التسوية من أنواع عدة منها:

1. البنود المقدمة.
2. البنود المستحقة.
3. البنود المقدّرة.

أمثلة على الحسابات المالية التي تُسجل في قيود التسوية:

1. المصروفات المدفوعة مقدمًا.
2. المصروفات المستحقة.
3. الإيرادات المدفوعة مقدمًا.
4. الإيرادات المستحقة.

القيود المحاسبية بحسب توقيت إجراءات القيود

تقسم القيود إلى قيود إفتتاحية أو قيود الإدخال Transaction Entry؛ وهو النوع الأساسي من القيد المحاسبي ويستعمل لتسجيل المعاملات المالية المتعددة، ويتبع هذا النوع من القيد المحاسبي للأساس النقدي وأساس الاستحقاق، ومن الأمثلة على الحركات المالية التي تُسجل في قيود الإدخال، الإيصالات النقدية واستلام النقد، والنوع الأخر هو قيد الإقفال؛ أي القيود التي تُنشأ لإغلاق الحسابات المؤقتة أي حسابات تظهر في قائمة الدخل الخاصة في نشاط الشركة التشغيلي عن طريق تصفير قيمة هذه الحسابات بعكس قيمتها في القيد المحاسبي في نهاية الفترة المحاسبية بقيود الإقفال ترحيل الرصيد المتوفر في الحسابات المؤقتة إلى حساب الأرباح المحتجزة Retained Earnings، مثل حساب الإيرادات وحساب المصاريف.

القيود المحاسبية بحسب تأثيرها على القوائم المالية

تقسيم القيود تبعًا للقوائم المالية أو القيود النظامية والتي تؤثر على الحسابات النظامية.

قيود المحاسبة الحكومية

تصنف قيود المحاسبة الحكومية إحدى أوجه المحاسبة إذ تشتمل على الأسس والمبادئ العلمية فيما يخص تسجيل وتخليص الإجراءات المالية التي ترتبط بالأنشطة الحكومية وذلك من أجل: 

1. تطبيق الإجراءات القانونية. 
2. المساهمة في عمليات اتخاذ القرارات.
3. لتحديد ومراقبة المصروفات المالية.

تتعدد أهداف قيود المحاسبة الحكومية وتتألف من عدة أهداف أهمها:

1. الرقابة القانونية على الإيرادات المالية وذلك عن طريق تتبع إجراءات تحصيل الإيرادات والمستحقات للدولة. 
2. مراقبة الاعتمادات والمصروفات المخصصة من قبل السلطة. 
3. توفير بيانات تحليلية تساهم في اتخاذ القرار بطريقة سليمة.

تتميز قيود المحاسبة الحكومية بالكثير من الخصائص مثل:

1. عدم ارتباط إيرادات الدولة ومصروفاتها لأن المصروفات لا تؤثر على حجم الإيرادات.
2. كما يوجد استقلال تام بين المصروفات والتحصيل وتُدع جميع الإيرادات في مؤسسة النقد التابعة للدولة. 
3. تُحصل عن طريق الاعتمادات المالية المحددة.

تهدف المحاسبة الحكومية إلى تقديم خدمة للمجتمع بالمجان أو بمقابل رمزي وذلك مثل وزارة التعليم والصحة وليست من ضمن أهدافها تحقيق الأرباح بل على العكس ويكون جل اهتمامها بالجانب التنموي للمجتمع وتتبع تنسيق محدد للوحدات الحكومية منها الوحدات الإيرادية والوحدات غير إرادية والتي تتمثل الوحدات الإيرادية في وزارة البترول وغير إرادية في وزارة التعليم العالي.

يوجد فرق بين الأصول والخصوم، ولا يوجد رأس مال للوحدات الحكومية إذ تحول الدولة نشاطها دوريًا كل عام على ضوء التقديرات التي تقدم للنفقات العامة والإيرادات.

قيود النظام المحاسبي الموحد

تتألف قيود النظام المحاسبي من مجموعة من الترتيبات الخاصة بتسجيل البيانات المحاسبية بطريقة مستقلة على مستوى الوحدة الاقتصادية وكذلك إعداد القوائم المحاسبية والحسابات الختامية بالإضافة إلى الموازنات التخطيطية وذلك في إطار يُحدد من الأسس والمصطلحات والتعريفات والقواعد بما يساهم على تحقيق الأهداف المحددة.

كيفية عمل القيود المحاسبية والقوائم المالية والتحليل المالي

سوف نوضح الخطوات اللازمة لإعداد القيود المحاسبية والقوائم المالية والتحليلات المالية بطريقة علمية تساعد على تجهيز أنظمة مالية لاتباعها في جمع البيانات وإثباتها لتحسين أداء الشركة والقدرة على متابعة حركة الإيرادات والمصروفات بشكل دقيق.

1. تقييم وحصر شاملة لكل الأشياء الموجودة في الشركة من عهد أصول وأموال في المخازن والبنوك وكذلك الالتزامات لدى الغير.
2. تجهيز قيد العمل الإفتتاحي وتحديد نتائج إعادة التقييم، مع ضم جميع الالتزامات والأصول الملموسة التي تحقق منها.
3. الحصول على المستندات التي تثبت ملكية الشركة للأصول الثابتة والمتداولة.
4. تحضير وتجهيز احتياطي مناسب لمواجهة الالتزامات الطارئة التي تظهر فيما بعد خصيصًا إذا عملت الشركة بدون سجلات مثل الالتزام الضريبي وكذلك الالتزامات تجاه الموردين وغيرها من الالتزامات.

طريقة كتابة القيد بدفتر اليومية

تستعمل طريقة القيد المزدوج لتدوين كافة المعاملات المحاسبية، كالقيود المحاسبية للأجور والرواتب إذ يكون كل قيد بمثابة حركة مالية من حساب لحساب آخر، وكذلك الأمر بالنسبة لدفتر اليومية الذي تُسجل به المعاملات يوميًا، لتُرحل فيما بعد إلى دفتر الأستاذ.

وتكون الخانات على هذه الطريقة:

1. المدين: الطرف المدين وهو الطرف الأول.
2. الدائن: الطرف الدائن وهو الطرف الثاني.
3. البيان: توضيح للقيد المحاسبي.
4. رقم القيد: رقم تسلسلي للعملية المحاسبية اعتمادًا على عدد العمليات التي سبقتها.
5. مركز التكلفة: وهو مركز التكلفة الذي يصب فيه هذا القيد.
6. رقم صفحة الأستاذ: المقصود رقم صفحة الأستاذ التي سيرحل هذا القيد إليها.
7. التاريخ: وهو تاريخ اليوم الذي حدثت فيه المعاملة المالية ويفترض به أن يكون تاريخ تسجيل القيد كذلك.

مثال

من ح/ مكاتب الشركة أي من حساب المدين

إلى مذكورين أي إلى حساب الدائنين

ح/ البنك

ح/ الدائنين موبيليا السعد

شراء مكاتب للموظفين الجدد نصفها بشيك والباقي بالأجل

ماذا بعد تسجيل القيود المحاسبية؟

تمر الدورة المحاسبية بعدة مراحل، يبدأ قيدها بدفتر اليومية بعد فك المعاملة إلى مدين ودائن، ويكون دفتر اليومية عام أو متخصص لفواتير المبيعات، المقبوضات، والتسويات، وهكذا، من ثم تُرحل إلى دفتر الأستاذ وهو دفتر للقيود الدائمة لا المؤقتة كقيود اليومية، عمل الجرد والتسويات المحاسبية ومعالجة البيانات لتجنب الأخطاء السابقة، وفي النهاية تأتي مرحلة عرض البيانات ليستفيد منها كل المعنيين في تقارير محاسبية.

الأخطاء التي تحدث على القيود المحاسبية

تؤثر الأخطاء الواقعة عند تسجيل القيود على سير العمليات المحاسبية، مما يحتاج إلى الدقة عند القيد، والمراجعة للتصحيح، ومن أشهر هذه الأخطاء:

1. حذف أو سهو: في حالة نسيان تسجيل عملية أُجريت، أو نسيان بعض تفاصيلها.
2. ارتكابية: وهو الخطأ في العمليات الحسابية من ضرب وجمع وطرح وقسمة.
3. فنية: وهذه أكثرهم ارتباطًا بالجوانب المحاسبية، وتنتج عند عدم فهم المحاسب أو سهوًا يخطىء عند استعمال قواعد المحاسبة.
4. معوضة: أن يكون هناك أكثر من خطأ يلاشي بعضهم البعض ظاهريًا، ولكن هذا لا ينفي من أثر الخطأ الفعلي الذي يصل أثره إلى إصدار قوائم مالية غير دقيقة.
5. كتابية: كتكرار بعض القيود أو كتابة القيد المحاسبي من وإلى بشكل معكوس، وغيرها من الأخطاء الكتابية.

وتصحح الأخطاء عن طريق قيود محاسبية كالقيد العكسي، لا عن طريق الحذف.

شرح القيود المحاسبية

تختلف القيود المحاسبية تبعًا للهدف منها وكذلك حسب النشاط الخاص بالشركة مثل:

1.  الأنشطة التمويلية.
2.  الأنشطة الاستثمارية.
3.  الأنشطة التشغيلية.

سنشرح كل واحدة منها على حدة.

1. الأنشطة التمويلية

يترتب على صاحب العمل في هذا النوع تمويل المشروع ويصبح مصدر تمويل طويل الأجل سواء عن طريق رأس المال أو عن طريق القروض.

2. الأنشطة الإستثمارية

يكون صاحب المؤسسة في الأنشطة الاستثمارية هو في الغالب من يستعمل مصادر تمويلية في استثمارات طويلة الأجل مثل شراء المباني، والسيارات، والمعدات وغيرها.

3. الأنشطة التشغيلية

في هذا النوع من الأنشطة تبيع الشركة البضاعة أو تقدم خدمة لتحقيق الإيرادات ومقابلتها بمصروفات والفترة الزمنية لتحقيق الأهداف الربحية، وهو أي حدث مالي نستنتج عن طريقه أن الشركة أو المؤسسة تحدث تغييرات في هيكل التمويل أو الخصوم طويلة الأجل وتتأثر بحركة القيد المحاسبي، بالإضافة إلى ذلك في حالة حدوث حدث مالي نستنتج عن طريقه أن الشركة تستثمر في استثمارات طويلة الأجل بأي شكل من الأشكال وستتأثر الأصول طويلة الأجل بحركة القيد المحاسبي، وكذلك عند أي حدث مالي نستنتج عن طريقه ممارسة الشركة السياق الطبيعي من شراء المواد والبضائع وبيعها للعملاء وكذلك الأصول قصيرة الأجل أو الخصوم التي تتأثر بحركة القيد المحاسبي.

قيود حسابات العملاء

تتكون قيود حسابات العملاء من الفواتير والمبالغ المستحقة للشركة على العملاء أي أن الشركة باعت بضاعة أو قدمة خدمة للعميل ولم تحصل المبلغ بعد وفي الغالب هذه الدفعات تستحق أثناء مدة زمنية قصيرة بحدود بضعة أيام إلى أقل من عام.

تحتاج الشركات إلى قيود حسابات العملاء معظم الشركات التي تقبل التعامل مع العملاء بالآجل وبالاخص العملاء المتكررين والذين يُصدر لهم فواتير دوريًا لتسهيل طرق السداد للعملاء وبالتالي زيادة نسبة المبيعات.

 تقدم الشركات في بعض الأوقات خاصية الدفع دوريًا بعد تلقي الخدمة وذلك مثل شركات التليفون إذ تُصدر الشركة الفاتورة بعد استعمال العملاء للخدمة المقدمة وتُسجل الشركة الفاتورة على حساب العملاء عند إصدار الفاتورة إلى أن يُسدد العميل الفاتورة ثم تخفض الشركة حساب العملاء بالقيمة التي يسددها العميل.

أهم القيود المحاسبية

 تُحدد أهمية القيود المحاسبية تبعًا للاحتياجات والأهداف المطلوبة منها، فالقيود المحاسبية في شركات السياحة، تختلف عن القيود المحاسبية للمدارس عن قيود الشركات الصناعية…إلخ.

1. القيود الخاصة برأس المال: تسجل هذه القيود كافة البيانات الخاصة برأس المال النقدي وغيرها.
2. القيود الخاصة بالقروض: تحتاج الشركة هذه القيود عندما يترتب عليها قروض وتحتاج إلى تسجيل العمليات وجميع البيانات التي ترتبط بالقروض بمختلف أنواعها.
3. القيود المتعلقة بالمصروفات: هي القيود التي ترتبط بالمصروفات والمشتريات مثل فواتير الكهرباء والهاتف وغيرها من المصروفات التشغيلية المتنوعة.
4. القيود الخاصة بالبضاعة: تسجل هذه القيود جميع البيانات الخاصة بالبضاعة وكافة التفاصيل الخاصة بالشحن والنقل والتفريغ وغيرها من المصروفات التي تتعلق بالبضاعة، وتضم قيود الخصم على البضاعة سواء الخصم النقدي أو التجاري أو خصم الكمية.
5. القيود الخاصة بالأوراق التجارية: تضم هذه القيود كافة أنواع الأوراق التجارية مثل أوراق الدفع، وأوراق القبض، وإرسال الأوراق التجارية إلى البنوك، وتجهيز الأوراق التجارية.

الخاتمة

تعرفنا على القيود القيود المحاسبية وهي قيود تسجلها المنشأة من أجل إثبات عمليات البيع والشراء، وتعددت أنواعها لتصنف من حيث تعدد الأطراف، وبحسب هدف القيد، وبحسب توقيت إجراء القيود، ومن حيث التأثير على القوائم المالية، وكيفية كتابة كل منها، وانتقلنا لذكر أهم أنواع الأخطاء التي تطرأ على القيود المحاسبية، ومنها السهو والحذف، وأخطاء فنية…إلخ.