تعد النفقات الإدارية جانبًا حاسمًا في الإدارة المالية لأي شركة. تشمل هذه النفقات مجموعة واسعة من التكاليف التي لا ترتبط بشكل مباشر بإنتاج السلع أو الخدمات ولكنها ضرورية للتشغيل السلس للمنظمة. يعد فهم النفقات الإدارية ومكوناتها وكيفية إدارتها بفعالية أمرًا حيويًا لضمان الصحة المالية والكفاءة التشغيلية.
لنتعرف على طبيعة النفقات الإدارية وأهميتها ومكوناتها النموذجية واستراتيجيات إدارتها وتأثيرها على الأداء المالي للشركة.
ما هي المصاريف الإدارية Administrative Expenses؟
هي جميع التكاليف المرتبطة بالوظائف الإدارية العامة وإدارة الشركة عمومًا. على عكس التكاليف المباشرة، التي يمكن إرجاعها مباشرة إلى منتج أو خدمة معينة، لا ترتبط النفقات الإدارية بالإنتاج ولكنها ضرورية لأداء العمل بشكل عام. يتم تكبد هذه النفقات بغض النظر عن مستوى إنتاج الشركة أو نشاط المبيعات وعادة ما تغطي مجموعة واسعة من الوظائف.
بعبارة اخرى تعرف المصروفات الإدارية بأنها مبالغ مالية التي يترتب على المشروع تسديدها مقابل الحصول على خدمات غير متعلقة مباشرة بالتصنيع والمبيعات والإنتاج، ولكنها مهمة لعمل الشركة مثل رواتب المحاسبين ومهندسي تقنية المعلومات..إلخ، وتعد هذه المصاريف مهمة لتشغيل المشروع وزيادة كفائته ونجاحه ولا يمكن التخلي عنها بسهولة. بعبارة أخرى تعد المصروفات الإدارية رسومًا غير فنية ضرورية للتشغيل الأساسي للمنشأة، كما تعد ضرورية لنجاح المنشأة، لأنها تعمل على زيادة كفاءتها.
طبيعة المصروفات الإدارية
تكون المصروفات الإدارية في طبيعتها ثابتة، لأنها تكبدت لتكون أساس العمليات التجارية، وهي مصروفات موجودة بصرف النظر عن مستوى المبيعات الذي يحدث؛ ولهذا لا يوجد الكثير من المصروفات الإدارية المتغيرة، فغالبًا ما يصعب تقليلها وذلك لأنها مصروفات ثاتبة.
تصنيف المصروفات الإدارية
تُجمع المصروفات الإدارية في أغلب الأحيان مع المصروفات العامة إذ يشكل هذان التصنيفان المصروفات غير التشغيلية للنشاط التجاري، تُوازن هذه المجموعة الرئيسية من المصروفات غالبًا مع المصروفات التشغيل التي تضم تكلفة السلع المباعة.
وتُدرج المصروفات الإدارية في قائمة الدخل أسفل تكلفة السلع المباعة، ويمكن إظهارها كمجموع مع المصروفات الأخرى مثل المصروفات العامة.
أمثلة على المصروفات الإدارية
تُعد الأجور لبعض الموظفين من ضمن مصروفات إدارية، على سبيل المثال، موظفي قسم المحاسبة، وجميع التعويضات التنفيذية تعد مصروفات إدارية أيضًا، ويمكن تصنيف الاشتراكات، وإيجار المباني، والتأمين، والمرافق، والمستلزمات المكتبية إما كمصروف إداري أو كمصروف عام، واعتمادًا على الأصول التي تُستهلك، تُصنف مصاريف الاهلاك كمصروف إداري أو مصروف عام أو مصروف بيع، ويمكن للمنشأة أن تختار تضمين الرسوم القانونية ورسوم الاستشارات كمصروفات إدارية أيضًا، ولا يعد التطوير والبحث ضمن المصروفات الإدارية.
إقرأ أيضًا: المصروفات النثرية: فهم الغرض منها وكيفية إدارتها وأفضل ممارساتها
حافز تخفيض التكلفة
تتخلص الشركات من المصروفات الإدارية دون التضحية بأي كمية من المنتجات التي تُباع أو تُنتج، فهي عادة تكون أول المصروفات التي تُستخدم لخفض الميزانية، هناك حافز قوي من الإدارة للحفاظ على انخفاض المصروفات الإدارية موازنة بالمصروفات الأخرى إذ تستعمل المنشأة الرافعة المالية بفعالية أكبر مع انخفاض التكاليف الإدارية، وتستعمل المنشأة نسبة المبيعات إلى المصاريف الادارية The Sales-To-Administrative Ratio لقياس جزء من إيرادات المبيعات المنسوبة لتغطية التكاليف الإدارية.
أنواع المصروفات الإدارية
تتعدد أنواع المصروفات الإدارية وتتألف من ثلاث أنواع وهي كالآتي:
- تكاليف رواتب الموظفين
تعد تكاليف الموظفين مكونًا رئيسيًا من المصروفات الإدارية، بما في ذلك الرواتب والأجور والمزايا والمصروفات ذات الصلة، وتشمل الأمثلة الواقعية لتكاليف الموظفين في الوظائف الإدارية تعويضات كبار المدراء التنفيذيين، مثل الرؤساء التنفيذيين والمدراء الماليين والموظفين التنفيذيين الآخرين، جزءًا كبيرًا من المصروفات الإدارية، وتعكس هذه الرواتب المهارات والخبرة والمسؤوليات المرتبطة بالأدوار التنفيذية. كما تساهم رواتب ومزايا الموظفين الإداريين، مثل، موظفي الاستقبال، والسكرتيرات، والمساعدين الإداريين، في تكاليف الموظفين، ويوفر هؤلاء الموظفون دعمًا أساسيًا للمهام الإدارية اليومية، بما في ذلك إدخال البيانات وحفظها والجدولة وإدارة المكاتب العامة.
كما تساهم رواتب موظفي الموارد البشرية المسؤولين عن التوظيف، وإعداد الموظفين، وإدارة المزايا، والامتثال في المصروفات الإدارية، وتلعب الموارد البشرية دورًا مهمًا في إدارة القوى العاملة وضمان سير العمليات بسلاسة.
- الإيجار والمرافق والمعدات واللوازم المكتبية
تغطي نفقات البنية التحتية للمكاتب التكاليف المرتبطة بالحفاظ على مساحة عمل فعلية والموارد اللازمة، وتشمل تكلفة المساحات المكتبية والمرافق نفقات إدارية كبيرة، مثل الكهرباء والمياه والتدفئة والاتصال بالإنترنت، وتختلف هذه النفقات بناءً على الموقع والحجم ووسائل الراحة في مباني المكاتب. كما تندرج المصاريف المتعلقة بمعدات المكاتب والأثاث وأجهزة الكمبيوتر والطابعات والهواتف واللوازم المكتبية ضمن المصروفات الإدارية، ويتضمن ذلك تكاليف الشراء أو الإيجار الأولية، بالإضافة إلى مصاريف الصيانة والاستبدال المستمرة.
- الخدمات القانونية والمحاسبة والمراجعة
تلعب الخدمات المهنية دورًا مهمًا في دعم الوظائف الإدارية، هناك مجموعة عن الخدمات المهنية التي تقدمها الشركات لموظفيها مثل خدمات القانونية والمحاسبية المرتبطة بصياغة العقود وحماية الملكية الفكرية والامتثال والمسائل القانونية الأخرى تساهم في المصروفات الإدارية، وتستعين الشركات بمكاتب محاماة أو مستشار قانوني داخلي لضمان الامتثال القانوني وتخفيف المخاطر القانونية. كما تعد التكاليف المرتبطة بتعيين شركات محاسبة خارجية أو الاحتفاظ بقسم محاسبة داخلي جزءًا من المصروفات الإدارية، وتشمل هذه الخدمات مسك الدفاتر والتقارير المالية والامتثال الضريبي والتدقيق.
الاستعانة بشركات استشارية أو خبراء للحصول على مشورة متخصصة بشأن الإستراتيجية أو تحسين العمليات أو تنفيذ التكنولوجيا أو أي مجالات أخرى تتكبد رسومًا استشارية، وتدعم هذه النفقات اتخاذ القرارات الإدارية والكفاءة التشغيلية.
- الاتصالات وتراخيص البرامجيات
تساهم التكاليف المتعلقة بأنظمة الهاتف والهواتف المحمولة واشتراكات الخطوط الأرضية وتوصيل الإنترنت في المصروفات الإدارية، وتتيح هذه الخدمات التواصل داخل المنظمة ومع أصحاب المصلحة الخارجيين. بالإضافة إلى المصاريف المرتبطة بتراخيص البرامج، بما في ذلك أدوات إنتاجية المكتب، وأنظمة التعاون، وبرامج إدارة علاقات العملاء CRM، وبرامج المحاسبة، جزءًا من المصروفات الإدارية، وهذه الأدوات تدعم العمليات اليومية وإدارة المعلومات.
- اللوازم المكتبية وأقساط التأمين
تساهم المصاريف المتعلقة بالقرطاسية والورق وحبر الطابعة ومسحوق الحبر والأقلام ومستلزمات المكاتب الأخرى في المصروفات الإدارية، وهذه الإمدادات ضرورية للمهام الإدارية اليومية والعمليات المكتبية. كما تعد التكاليف المرتبطة بأنواع التأمين المختلفة، مثل تأمين المسؤولية العامة، وتأمين المسؤولية المهنية، وتأمين الممتلكات، وتأمين تعويض العمال، جزءًا من المصروفات الإدارية، تحمي التغطية التأمينية المنظمة من المخاطر والالتزامات المحتملة.
النفقات المتعلقة بالعضوية المهنية، والمنشورات الصناعية، وغيرها تساهم الاشتراكات في المجلات التجارية واشتراكات البرامج ذات الصلة في المصروفات الإدارية، وتوفر هذه الاشتراكات الوصول إلى المعلومات والموارد القيمة لاتخاذ القرار.
استراتيجيات إدارة المصروفات الإدارية
إدارة المصروفات الإدارية هي عملية التحكم الفعال في التكاليف المرتبطة بتشغيل العمليات الإدارية داخل المنظمة وخفضها، ويمكن أن يساعد تنفيذ استراتيجيات فعالة في تحسين الربحية والأداء المالي العام، وفيما يلي بعض الاستراتيجيات التفصيلية لإدارة المصروفات الإدارية:
- بناء ميزانية مفصلة والتحكم في التكاليف
يجب إنشاء ميزانية مفصلة للمصروفات الإدارية، (البنود الخاصة بالفئات المختلفة، مثل، اللوازم المكتبية والمرافق وتراخيص البرامج ونفقات السفر). كما يجب مراجعة وتحليل النفقات بانتظام لتحديد المجالات التي يمكن فيها تقليل التكاليف أو إلغاؤها. بالإضافة إلى تنفيذ تدابير مراقبة التكاليف مثل وضع حدود الإنفاق، والبحث عن عروض تنافسية للخدمات، والتفاوض بشأن صفقات أفضل مع البائعين.
- الاستثمار في الأتمتة والتكنولوجيا
يجب الاستثمار في الحلول التقنية التي تعمل على أتمتة المهام الإدارية وتقليل الجهد اليدوي، ويمكن أن يشمل ذلك أدوات لإدارة المستندات وتتبع النفقات ومعالجة كشوف المرتبات والتواصل.
استخدم البرامج والخدمات المستندة إلى السحابة للتخلص من الحاجة إلى البنية التحتية المادية وتقليل تكاليف الصيانة وتحسين التعاون بين الموظفين.
- تبسيط العمليات
يُشير تبسيط العمليات إلى تحليل سير العمل الإداري لتحديد الاختناقات وعدم الكفاءة، والبحث عن فرص لتبسيط العمليات وتبسيطها، والتخلص من الخطوات غير الضرورية والتكرار. بالإضافة إلى تنفيذ الإجراءات والمبادئ التوجيهية الموحدة لضمان الاتساق وتقليل الأخطاء. كما يجب أن تضع في اعتبارك الاستعانة بمصادر خارجية لوظائف إدارية غير أساسية لمقدمي خدمات متخصصين، والتي تكون غالبًا أكثر فعالية من ناحية التكلفة من الحفاظ على فرق داخلية.
- إدارة البائعين
يجب تقييم عقود واتفاقيات البائعين بانتظام لضمان القدرة التنافسية والقيمة مقابل المال. كما يجب أيضًا توطيد علاقات البائعين حيثما أمكن للتفاوض بشأن أسعار وشروط أفضل، والاستفادة من خصومات الحجم والعقود طويلة الأجل لضمان توفير التكاليف.
- تدريب وتطوير الموظفين
يجب توفير التدريب للموظفين الإداريين لتعزيز مهاراتهم و إنتاجيتهم، وتشجيع الموظفين على اقتراح أفكار لتوفير التكاليف ومكافأة الحلول المبتكرة. بالإضافة إلى تدريب الموظفين على أداء مهام إدارية متعددة، مما يقلل الحاجة إلى الأدوار المتخصصة والاستعانة بمصادر خارجية محتملة.
- كفاءة الطاقة الكهربائية والاستدامة
يجب تنفيذ تدابير لتوفير الطاقة مثل استخدام الإضاءة الموفرة للطاقة، وتحسين أنظمة التدفئة والتبريد، وتشجيع الموظفين على إيقاف تشغيل المعدات عندما لا تكون قيد الاستخدام. بالإضافة إلى احتضن العمليات غير الورقية والوثائق الرقمية لتقليل تكاليف الطباعة والتخزين، ودمج الممارسات المستدامة في العمليات الإدارية، مثل برامج إعادة التدوير وسياسات الشراء الصديقة للبيئة.
- المراقبة المستمرة والإبلاغ
تُشير المراقبة المستمرة والإبلاغ إلى إنشاء آليات مراقبة وتقارير منتظمة لتتبع المصروفات الإدارية مقابل الأهداف المدرجة في الميزانية، وتحليل الفروق وتحديد الأسباب الكامنة وراء زيادة الإنفاق أو تجاوز التكاليف. بالإضافة إلى استخدام مؤشرات الأداء الرئيسية KPIs لقياس كفاءة وفعالية العمليات الإدارية، وتمكين اتخاذ القرار الاستباقي واتخاذ الإجراءات التصحيحية في الوقت المناسب.
خاتمة
تلعب المصروفات الإدارية جزءًا مهمًا من هيكل التكلفة الإجمالية للشركات في مختلف الصناعات، وتغطي هذه النفقات الوظائف الأساسية المطلوبة للتشغيل السلس للمؤسسة، بما في ذلك تكاليف الموظفين والبنية التحتية للمكاتب والخدمات المهنية والاتصالات والدعم الإداري العام، وتعد الإدارة الفعالة لهذه النفقات أمرًا بالغ الأهمية للتحكم في التكلفة والربحية وتخصيص الموارد الإستراتيجية، ويمكن للشركات تحسين المصروفات الإدارية وتحسين الكفاءة التشغيلية وتعزيز ميزتها التنافسية في السوق من خلال تنفيذ استراتيجيات فعالة لإدارة التكلفة
