تُعرف شجرة الحسابات بأنها حجر الزاوية الأساسي في مجال المحاسبة والإدارة المالية، لأنها تعمل بمثابة المخطط الذي ينظم المعاملات المالية للشركة، ولا يوفر هذا الإطار المعقد تصنيفًا منظمًا للأنشطة المالية فحسب، بل يعمل أيضًا كأداة رئيسية لإعداد التقارير المالية واتخاذ القرارات.
تتكون شجرة الحسابات Chart Of Accounts من قائمة تشمل جميع حساب الشركة تبعًا لنوعيتها ورصيدها الخاص بها، ويُشار إليها اختصارًا COA، إذ ترتب الشركة حسابات قائمة الدخل والميزانية العمومية وفق نمط وأسلوب محدد بما يلائم نشاط أي منشأة لعرض البيانات بغرض تسجيل وتتبع البنود والمدخلات.
تعريف شجرة الحسابات Chart Of Accounts
تتكون شجرة الحسابات من سجل فريد لكل نوع من أنواع الالتزامات والأصول وحقوق الملكية والإيرادات والمصروفات، وتستخدم هذه الشجرة كأداة تنظيمية مالية لتأمين قائمة كاملة بجميع الحسابات في دفتر الأستاذ العام لشركة ما مقسمة إلى فئات فرعية.
تستخدم المنشآت شجرة الحسابات لتوضيح جميع حساباتها بأرقام هذه الحسابات، وتضم أرقام الحسابات عادةً على رقمين أو أكثر، فيبدأ أرقام حسابات الأصول برقم 1، وتبدأ الالتزامات برقم 2، وتبدأ حقوق ملكية حملة الأسهم برقم 3، وتبدأ الإيرادات برقم 4، والمصروفات تبدأ برقم 5، ويدل الرقمان 2 و3 و4 و5 في رقم الحساب إلى موضع الحساب المحدد داخل مجموعته، على سبيل المثال، يمكن أن يكون رقم حساب هو 101؛ وهو أول حساب في الأصول، كما يمكن أن تكون حسابات الدائنين رقم 201؛ وهو أول حساب التزام، وتُرقم كل الحسابات باستعمال نفس الطريقة. تستخدم المؤسسات التي تمتلك حسابات أرقام كثيرة وحسابات مطولة ومكونة من أرقام كثيرة عادةً تضم شهادة توثيق البرامج على أسماء الحسابات والأوصاف المختصرة ورموز التعريف.
فهم شجرة الحسابات
تُعرف شجرة الحسابات بأنها عبارة عن قائمة منهجية لجميع المعاملات المالية للمؤسسة المنظمة بترتيب هرمي ومنطقي، وتكون في الأساس خريطة طريق مالية تصنف وتسجل كل حدث مالي، مما يؤدي إلى إنشاء هيكل موحد يسمح بإعداد تقارير دقيقة ومتسقة.
مكونات شجرة الحسابات
تتكون شجرة الحسابات من مكونات عدة وهي:
- أرقام الحساب
تختار الشركة رقم حساب فريد لكل حساب في شجرة الحسابات، وتُنظم هذه الأرقام عادةً بطريقة تعكس موضع الحساب وفئته ضمن التسلسل الهرمي.
- عناوين الحساب
تعنون هذه الحسابات لتسهل على المستخدمين فهم طبيعة الحساب والغرض منه.
أنواع الحسابات
تُصنف الحسابات إلى عدة أنواع مختلفة (الأصول والخصوم وحقوق الملكية والإيرادات والمصروفات…إلخ)، يخدم كل نوع غرضًا مميزًا في إعداد التقارير المالية، مما يساهم في تقديم نظرة شاملة على الصحة المالية للمنظمة.
الحسابات الفرعية
تقدم الحسابات الفرعية تفصيلًا إضافيًا لفئات محددة ضمن الحسابات الرئيسية، ويوفر هذا الهيكل الهرمي مجموعة من التفاصيل، مما يسمح بالتتبع والتحليل التفصيلي للأنشطة المالية.
أهمية شجرة الحسابات في الشركات
تعمل شجرة الحسابات كقائد للحسابات؛ لأنها تنظم وترتيب المعاملات المالية بطريقة متناغمة ولا يُصنف هذا الإطار الشامل كمجرد قائمة حسابات فحسب، بل هو أداة إستراتيجية تُسهل التنظيم وإعداد التقارير واتخاذ القرار داخل المنظمة، وسنطلع على أهمية شجرة الحسابات وهي كالآتي:
- تنظيم المعاملات المالية وتسهيل إعداد التقارير
تنظم شجرة الحسابات المعاملات المالية بدقة، إذ تُعيين رمز فريد لكل حساب، وتصنفها إلى مجموعات منطقية، مثل، الأصول والالتزامات وحقوق الملكية والإيرادات والمصروفات، ويسمح هذا الترتيب المنهجي بتسجيل واسترجاع البيانات المالية بكفاءة.
كما توفر الأساس لإعداد تقارير مالية دقيقة وشفافة، ويصبح الأساس لبناء البيانات المالية من خلال تصنيف المعاملات إلى فئات متميزة، مثل، الميزانية العمومية، وبيان الدخل، وبيان التدفق النقدي، وتوفر هذه التقارير أيضًا لأصحاب المصلحة (المستثمرين والدائنين والإدارة) رؤية شاملة للصحة المالية للمنظمة.
- تمكين التدقيق والامتثال الفعال
يعتمد المدققون كثيرًا على شجرة الحسابات أثناء عمليات التدقيق المالي، إذ تعمل شهادة توثيق البرامج جيدة التنظيم على تبسيط عملية التدقيق من خلال تزويد المدققين بخريطة طريق واضحة للتنقل خلال المعاملات المالية، والذي بدوره يضمن الامتثال للمعايير المحاسبية واللوائح ومتطلبات الرقابة الداخلية.
- تعزيز الميزانية والتنبؤ وعمليات صنع القرار
تُعرف الميزانية والتنبؤ بأنها من المكونات الحيوية للتخطيط المالي، وهي شجرة للحسابات بمثابة الأساس لهذه العمليات، إذ يوفر البيانات المالية التاريخية التي تساعد في إنشاء ميزانيات واقعية وتوقعات مالية دقيقة، والتي تساعد بدورها في تخصيص الموارد والتخطيط الاستراتيجي.
تُصنف شهادة توثيق البرامج كأداة قوية لصانعي القرار داخل المنظمة، إذ يستفيد المدراء والمدراء التنفيذيون من المعلومات المنظمة ضمن شجرة الحسابات للحصول على نظرة ثاقبة حول الأداء المالي للشركة، فيمكن لصناع القرار اتخاذ خيارات مستنيرة تتماشى مع الأهداف والاستراتيجيات التنظيمية من خلال تحليل حسابات واتجاهات محددة.
- تتبع الإيرادات والمصروفات والتكيف مع التغييرات التنظيمية
تُخصص حسابات محددة ضمن شجرة الحسابات لتتبع الإيرادات والنفقات، إذ تعرض حسابات الإيرادات مصادر الدخل، وتقسم حسابات المصروفات إلى فئات مختلفة من الإنفاق، ويساعد هذا المستوى الدقيق من التفاصيل في تحليل التكلفة وتتبع الأرباح وتحديد مجالات التحسين المالي.
يجب أن تتطور شجرة الحسابات تزامنًا مع تطور المنظمات، إذ تسمح هذه المرونة بتكييف شهادة توثيق البرامج لاستيعاب التغييرات في بيئة الأعمال وديناميكيات الصناعة ومتطلبات إعداد التقارير، وتضمن المراجعات والتحديثات المنتظمة أن تبقى شهادة توثيق البرامج ذات صلة ومتوافقة مع احتياجات المنظمة الحالية.
- تبسيط المعاملات المالية
تلعب لجنة الحسابات دورًا حاسمًا في تبسيط المعاملات المالية، إذ تبسط عملية إدخال المعاملات وترميزها وتصنيفها، مما يُقلل من احتمالية الأخطاء ويضمن الاتساق عبر العمليات المحاسبية. كما تعمل شجرة الحسابات كلغة مشتركة للمتخصصين الماليين وأصحاب المصلحة، إذ يسهل التواصل الواضح حول المسائل المالية داخل المنظمة، مما يضمن أن الجميع يتحدثون نفس اللغة المالية عند مناقشة الأداء المالي والاستراتيجية.
كما تساعد شجرة الحسابات في تنظيم المعلومات المالية بطريقة تدعم إعداد إقرارات ضريبية دقيقة، والحسابات المحددة المخصصة للضرائب في تتبع الالتزامات وضمان الامتثال للوائح الضريبية.
إنشاء شجرة الحسابات
هناك مجموعة من الخطوات لإنشاء شجرة الحسابات وهي كالآتي:
- تحديد فئات الحساب وأرقام خاصة
يجب البدء بتصنيف الحسابات إلى مجموعات أساسية، مثل، الأصول والخصوم وحقوق الملكية والإيرادات والمصروفات، ويجب أيضًا تخصيص هذه الفئات تبعًا للاحتياجات المحددة وهيكل المنظمة. كما يجب تعيين أرقام حسابات فريدة لكل حساب، مما يضمن وجود بنية منطقية وهرمية، ويجب أن يسهل نظام الترقيم سهولة التنقل والفهم.
- إنشاء الحسابات الفرعية
يجب تطوير الحسابات الفرعية لتوفير تفاصيل إضافية ضمن الفئات الرئيسية، وهي خطوة حاسمة بالنسبة للمؤسسات التي تحتاج إلى تحليلًا أكثر دقة للمعاملات المالية.
- المراجعة والتنقيح
يجب مراجعة وتحسين شجرة الحسابات بانتظام ليتوافق مع الاحتياجات المتطورة للمنظمة، لأن التغييرات ضرورية لاستيعاب النمو أو التحولات الصناعية أو التغييرات في متطلبات إعداد التقارير.
تسرد المنشأة باستعمال شهادة توثيق البرامج حسابات الميزانية العمومية أولًا أي الأصول والخصوم وحقوق المساهمين، وبعد ذلك عرض الحسابات في قائمة الدخل متمثلة في المصروفات والإيرادات.
أمثلة على الأصول التي تحتوي على شجرة الحسابات
هناك مجموعة من الأمثلة على الأصول التي تحتويها شجرة الحسابات بالنسبة لشركة صغيرة نذكر:
- السيولة النقدية.
- حساب ادخاري.
- رصيد المصروفات النثرية.
- الحسابات المستحقة.
- الأموال غير المودعة.
- المخزون.
- تأمين مسبق الدفع.
- المركبات.
- البنايات.
يكون لحساب الخصوم حسابات فرعية، على سبيل المثال:
- بطاقة ائتمان الشركة.
- الخصوم المتراكمة.
- حسابات مستحقة الدفع.
- أجور ورواتب المستحقة.
- أوراق الدفع.
يمكن تقسيم حقوق ملكية المساهمين إلى الحسابات التالية:
- الأسهم العادية المباعة.
- الأسهم الممتازة.
- الأرباح المحتجزة.
يمكن تقسيم حسابات الإيرادات والمصروفات في حسابات قائمة الدخل إلى إيرادات التشغيل، ومصاريف التشغيل والإيرادات غير التشغيلية والخسائر غير التشغيلية، بالإضافة إلى ذلك، تُنشأ الكثير من المنظمات هيكل حساباتها لكي تُصنف الإدارة معلومات المصروفات تفصيليًا، وبالتالي، يمتلك قسم المبيعات وقسم المحاسبة وقسم الهندسة نفس مجموعة حسابات المصاريف، وتضم أمثلة حسابات المصروفات تكلفة السلع المباعة، ومصاريف الإهلاك ومصاريف الأجور…إلخ.
تمتلك الشركات الصغيرة عشرات الحسابات في شجرة الحسابات، كلما كبرت الشركة كبرت شجرة الحسابات وازدادت تعقيدًا. تسهّل برامج المحاسبة تصنيف مدخلات المحاسبة بطريقة صحيحة مع الحفاظ على شجرة الحسابات بطريقة منظم ودقيق. تؤثر متطلبات إعداد التقارير على كيفية إنشاء الشركة شجرة حساباتها، ولكن من الضروري الحفاظ على شهادة توثيق البرامج بنفس الشكل من سنة إلى أخرى؛ من أجل إجراء موازنات دقيقة حول الموارد المالية للشركة خلال الوقت.
لنفترض أن لدينا حساب جارٍ وحساب إدخار وشهادة إيداع في بنك واحد، وعند تسجيل حسابنا عبر الإنترنت، سنلقي نظرة عامة لمعرفة رصيد كل حساب، وبالمثل، إذا كنا نستعمل برنامجًا عبر الإنترنت سوف يساعدنا في إدارة جميع حساباتنا في مكان واحد مثل مينت Mint أو بيرسونال كابيتال Personal Capital، فإن ما نبحث عنه هو في الأساس يؤدي نفس دور مخطط حسابات الشركة إذ يمكننا من رؤية كل الحسابات الخاصة بنا من خصوم وأصول في صفحة واحدة.
الخاتمة
تعرفنا على شجرة الحسابات، وهي قائمة تتكون من كل حساب تمتلكه الشركة تبعًا لنوعيته ورصيده الخاص به، ويتكون الحساب من سجل فريد لكل نوع من أنواع الالتزامات والأصول وحقوق الملكية والإيرادات والمصروفات، ويتكون شجرة الحسابات من أداة تنظيمية مالية تؤمن قائمة كاملة بكل حساب في دفتر الأستاذ العام لشركة ما مقسمة إلى فئات فرعية، ويمكن تقسيم حسابات الإيرادات والمصروفات في حسابات قائمة الدخل إلى إيرادات التشغيل، وتعرفنا على مثال عنها.
تُعرف شجرة الحسابات أيضًا بمثابة العمود الفقري للإدارة المالية، إذ تلعب دورًا متعدد الأوجه يمتد إلى ما هو أبعد من مجرد قائمة الحسابات. تتراوح وظائفها من تنظيم المعاملات المالية إلى دعم اتخاذ القرار وتعزيز الامتثال، مما يجعلها أداة لا غنى عنها للشركات من جميع الأحجام. بينما تتنقل المؤسسات في تعقيدات الإدارة المالية، إلا أن شجرة الحسابات المصمم جيدًا والمستخدم بطريقة فعّالة يكون بمثابة ضوء إرشادي، مما يضفي النظام والوضوح على عالم تمويل الشركات المعقد.
