تُعد الإدارة الفعّالة للتكلفة أمرًا بالغ الأهمية لتحقيق النمو المستدام والربحية في مجال العمليات التجارية، إذ تلعب مراكز التكلفة دورًا حيويًا في هذه العملية من خلال تسهيل تخصيص وتتبع النفقات داخل المؤسسة، وسنكتشف معًا أهمية مراكز التكلفة واستراتيجيات تحسين تخصيص الموارد وإدارة النفقات.
تعريف مركز التكلفة Cost Centers
يُعرف مركز التكلفة بأنه قسم أو وظيفة أو وحدة معينة داخل مؤسسة تتكبد نفقات، وتمثل منطقة مميزة إذ تُجمع التكاليف وتُدار بطريقة مستقلة، وتصنف مراكز التكلفة بناءً على الغرض منها عادةً، مثل الإنتاج أو التسويق أو الإدارة أو البحث والتطوير أو خدمة العملاء.
تساعد مراكز التكلفة في زيادة أرباح الشركة بطريقة غير مباشرة، بخلاف من مركز الربح Profit Centers الذي يُساهم في زيادة ربحية الشركة بطريقة مباشرةً، ويُعد مدراء مراكز التكلفة مسؤولين عن التزام تكاليفهم بالمبلغ المحدد في الميزانية أو أقل منه، مثل، أقسام الموارد البشرية والحسابات.
يساهم مركز التكلفة في تعزيز أرباح الشركة من خلال تحسين الكفاءة التشغيلية وزيادة الإنتاج أو تحسين جودة خدمة العملاء. هذا يتيح استثمار الموارد بطرق أكثر ذكاءً من خلال الفهم العميق لاستغلالها. وعلى الرغم من أن مراكز التكلفة تساهم في زيادة الأرباح بشكل غير مباشر، فإنه يمكن أيضًا تحديد الإيرادات الفعلية الناتجة عنها. ومع ذلك، قد يتم تجاهل أي أنشطة أو مزايا مرتبطة بتحقيق الأرباح في تلك الأقسام لأغراض الإدارة الداخلية.
الغرض من مراكز التكلفة وأهميتها
تتنوع أهمية مراكز التكلفة والتي تتألف من:
- تتبع النفقات وتخصيصها
تمكّن مراكز التكلفة الشركات من تتبع النفقات وتخصيصها بدقة من خلال تخصيص التكاليف لأقسام أو وظائف محددة، وتكتسب المؤسسات رؤى حول محركات التكلفة في مناطق مختلفة من عملياتها.
تُعد الوظيفة الرئيسية لمركز التكلفة هي تتّبع النفقات، وتُعد المسؤولية الوحيدة لمدير مركز التكلفة هي إبقاء التكاليف ضمن حدود الميزانية، إذ لا يتحمل أي ميزانية أخرى تتعلق سواء بالإيرادات أو قرارات الاستثمار، ويسمح تقسيم النفقات إلى مراكز تكلفة بالتحكم في إجمالي التكاليف وتحليلها بدرجة أعلى، ويمكّن البحث الدقيق للموارد وتقسيمها إلى مستويات أصغر للشركات من وضع توقعات وميزانيات وإجراء حسابات أكثر دقة تضع التغييرات المستقبلية ضمن اعتبارها مثل مراكز التكلفة.
- تقييم الأداء
تُسهل مراكز التكلفة تقييم الأداء من خلال قياس وموازنة كفاءة وفعالية الإدارات أو الوظائف المختلفة، ويساعد هذا التقييم في تحديد مجالات التحسين وفرص توفير التكاليف وتحسين الموارد.
- دعم اتخاذ القرار
توفر مراكز التكلفة معلومات قيمة لصنع القرار على مستويات مختلفة من المنظمة من خلال تحليل بيانات مركز التكلفة، ويمكن للمدراء اتخاذ قرارات مستنيرة فيما يتعلق بتخصيص الموارد والميزانية والتسعير والربحية.
تُعد هذه القياسات مهمة بالنسبة للتقارير الداخلية، إذ تستغل الإدارة الداخلية بيانات مركز التكلفة في تحسين الكفاءة التشغيلية وتعظيم الربح، فلا يستفيد المستخدم الخارجي للبيانات المالية من بيانات مراكز التكلفة، سواء كانوا مشرعين، أو هيئات ضريبية، أو الدائنين أو مستثمرين. اعتمادًا على ذلك، تستخدم البيانات المالية الخارجية بنود تتضمن إجمالي جميع مراكز التكلفة، ولهذا السبب، تقع محاسبة مركز التكلفة تحت مسؤولية المحاسبة الإدارية، بدلًا من المحاسبة المالية أو الضريبية.
المكونات الرئيسية لمراكز التكلفة
تتألف مراكز التكلفة من مجموعة من المكونات الرئيسية وهي:
- التكاليف المباشرة
تُعرف التكاليف المباشرة بأنها مصاريف يمكن عزوها مباشرة إلى مركز تكلفة محدد، على سبيل المثال، تكلفة المواد الخام المستخدمة في الإنتاج أو رواتب الموظفين المخصصة فقط لقسم معين.
- التكاليف غير المباشرة
تُعرف التكاليف غير المباشرة بأنها مصروفات لا يمكن تخصيصها مباشرةً لمركز تكلفة واحد ولكنها لا تزال تساهم في العمليات الإجمالية، وتُخصص هذه التكاليف، مثل المرافق أو الإيجار أو الخدمات المشتركة، بناءً على طرق التخصيص المحددة مسبقًا، مثل المساحة بالقدم المربع أو عدد الموظفين.
- طرق تخصيص التكلفة
تُستخدم طرق مختلفة لتخصيص التكاليف غير المباشرة لمراكز التكلفة، إذ تتضمن الأساليب الشائعة التكلفة المستندة إلى النشاط، إذ تُخصص التكاليف بناءً على مستوى النشاط أو المورد المستهلك، وتحليل محرك التكلفة، الذي يعيّن التكاليف بناءً على العوامل التي تدفع تلك التكاليف داخل كل مركز تكلفة.
استراتيجيات لتحسين مراكز التكلفة
تتعدد الاستراتيجيات المستخدمة لتحسين مراكز التكلفة، وهي كالآتي:
- الميزنة والتنبؤ
يُمكّن تطوير ميزانيات وتوقعات شاملة لكل مركز تكلفة المؤسسات من تخطيط الموارد وتخصيصها بفعالية، وتساعد المراقبة المنتظمة للنفقات الفعلية مقابل المبالغ المدرجة في الميزانية على تحديد مجالات الإنفاق الزائد أو الناقص، مما يسهل الإجراءات التصحيحية في الوقت المناسب.
- تدابير الحد من التكلفة والكفاءة
يمكن أن تؤدي المراجعة المنتظمة لعمليات مركز التكلفة إلى تحديد فرص خفض التكلفة وتحسين العمليات، ويمكن أن يشمل ذلك تبسيط سير العمل، أو التخلص من التكرار، أو إعادة التفاوض بشأن عقود الموردين، أو اعتماد حلول تقنية لأتمتة العمليات اليدوية.
- مؤشرات الأداء الرئيسية
يتيح إنشاء مؤشرات الأداء الرئيسية Key Performance Indicators ذات الصلة لكل مركز تكلفة للمؤسسات قياس الأداء ومراقبته، ويُشار إليها اختصارًا KPIs، ويمكن أن تتضمن مؤشرات الأداء الرئيسية مقاييس مثل التكلفة لكل وحدة، أو التكلفة لكل معاملة، أو التكلفة كنسبة مئوية من الإيرادات، مما يوفر رؤى حول كفاءة وفعالية كل مركز تكلفة.
- التعاون في مركز التكلفة
يمكن أن يؤدي تشجيع التعاون وتبادل المعرفة بين مراكز التكلفة إلى تعزيز الكفاءة وتحسين التكلفة، ويمكن أن يشمل ذلك فرقًا متعددة الوظائف وموارد مشتركة وتنفيذ أفضل للممارسات عبر الإدارات.
- التحسين المستمر
يُعزز تبني ثقافة التحسين المستمر التقييم المستمر وتحسين عمليات مركز التكلفة، إذ يمكن أن يؤدي تشجيع الموظفين على اقتراح أفكار لتوفير التكلفة وتحسينات للعملية إلى دفع الابتكار وتحسين التكلفة في جميع أنحاء المؤسسة.
التحديات والاعتبارات التي تواجه مركز التكلفة
هناك مجموعة من التحديات والاعتبارات التي تواجه مركز التكلفة وهي كالآتي:
- تعقيد تخصيص التكلفة
يصعب تحديد مخصصات التكلفة العادلة والدقيقة عبر مراكز التكلفة، ولا سيما عند تضمين الموارد أو الأنشطة المشتركة، وتحتاج المنظمات إلى تحليل واختيار طرق التخصيص المناسبة بعناية لضمان الشفافية والإنصاف.
- دقة البيانات وتوافرها
تُعد البيانات الدقيقة المتوفرة في الزمن الحقيقي ضرورية لإدارة مركز التكلفة الفعّالة، إذ يجب على المؤسسات الاستثمار في أنظمة محاسبة قوية وآليات جمع البيانات وأدوات إعداد التقارير لضمان سلامة البيانات وإمكانية الوصول إليها.
- الهيكل التنظيمي والمواءمة
يجب أن يتلائم هيكل مراكز التكلفة مع الذكاء والأهداف الاستراتيجية العامة للمنظمة، إذ يمكن أن تتطلب الإدارات أو الوظائف التي لا تساهم مباشرةً في عرض قيمة المنظمة إعادة التقييم أو التوحيد.
- إدارة التغيير
يحتاج تنفيذ التغييرات في ممارسات إدارة مركز التكلفة إلى استراتيجيات فعّالة لإدارة التغيير، إذ يُعد التواصل الواضح ومشاركة أصحاب المصلحة ومبادرات التدريب ضرورية لضمان الانتقال السلس وقبول الممارسات الجديدة.
أمثلة على مراكز التكلفة
تضم مراكز التكلفة قسم المحاسبة Accounting، وقسم تكنولوجيا المعلومات Information Technology، وطاقم الصيانة Maintenance Crew في الشركة، وتضم هيئات التصنيع مركز تكلفة خاص بالرقابة على الجودة، كما أن مركز خدمة عملاء الشركة ينتج عنه تكاليف مثل، نفقات الهاتف والرواتب، وبالتالي يُعد مركز تكلفة.
يجب ألا تكون مراكز التكلفة عالية مثل الأقسام، بل يتضمن القسم الواحد على عدّة مراكز تكلفة، ويكون مركز التكلفة مكون من مجموعة محددة، ويجب أن تفصل الإدارة تكلفتها عن باقي الشركة، فعلى سبيل المثال، يشمل مركز التكلفة جميع النفقات المتعلقة بمشروع تحسين جودة محدد، أو إعطاء جائزة أو منصب وظيفي، وتُعد إحدى عيوب هذا المستوى هو كثرة المتطلبات الخاصة بتتبع المعلومات، وهو عيب ربما يفوق أحيانًا منافع البيانات المُكتسَبة.
الخاتمة
تعرفنا على مركز التكلفة Cost Center وهو وظيفة أو قسم داخل الشركة لا تعطي أرباح مباشرةً، ولكن تشغيلها يكلف الشركة أموالاً طائلة، وتساعد مراكز التكلفة في زيادة أرباح الشركة بطريقة غير مباشرة فقط، وتعد الوظيفة الرئيسية لمركز التكلفة هي تتبع النفقات، وتعرفنا على أمثلة على مراكز التكلفة.
ختامًا تلعب مراكز التكلفة دورًا حيويًا في إدارة النفقات وتحسينها داخل الشركات. من خلال تخصيص التكاليف لأقسام أو وظائف محددة، توفر مراكز التكلفة رؤى قيمة حول استخدام الموارد، وتسهيل تقييم الأداء، ودعم اتخاذ قرارات مستنيرة. من خلال تنفيذ استراتيجيات فعالة لإدارة التكلفة، يمكن للمؤسسات تحسين مراكز التكلفة وتحديد مجالات التحسين وتعزيز الكفاءة التشغيلية. تعد المراقبة الدورية والتحليل وجهود التحسين المستمر هي المفتاح لإدارة مراكز التكلفة بنجاح ودفع النمو المستدام والربحية.
