تحتاج الشركات إلى أدوات فعّالة لتقييم أدائها الحالي وتحديد المسارات لتحسينه. إحدى هذه الأدوات المهمة هي تحليل الفجوة Gap Analysis، الذي يُستخدم لموازنة الأداء الفعلي للشركة مع الأداء المرغوب أو المتوقع. يتيح هذا التحليل للشركات فهم الفجوات بين الواقع والمستهدف، مما يساعد في تحديد المجالات التي تحتاج إلى تحسين أو تعديل. بفضل تحليل الفجوة، يمكن للمؤسسات وضع استراتيجيات فعّالة لتحسين الأداء، وزيادة الكفاءة، وتحقيق الأهداف الاستراتيجية بفعالية.
في هذا النص، سنتناول مفهوم تحليل الفجوة، وأهميته، والخطوات المتبعة في تنفيذه، بالإضافة إلى كيفية استخدام نتائجه لتحسين العمليات واتخاذ قرارات مستنيرة.
ما هو تعريف تحليل الفجوة Gap Analysis؟
تحليل الفجوة Gap Analysis هو عملية تستعملها الشركة لموازنة أدائها الفعلي مع أدائها المرغوب أو المتوقع، ويستعمل هذا التحليل في تعيين دقة التوقعات وفعالية استخدام مواردها بكفاءة أم لا.
لكي تتمكن الشركة من إدراك وضعها الحالي يجب عليها إجراء تحليل الفجوة، وذلك عن طريق قياس الوضع الحالي للشركة والإجراءات اللازمة لتحقيق الأداء المتوقع سواء من وقت وأموال وعمالة، وموازنتها مع وضعها المستهدف. يساعد تحليل وتحديد تلك الفجوات فريق الإدارة على وضع خطة عمل مناسبة لنقل المنظمة إلى الأمام وسد الفجوات في الأداء. يمكن ألّا تتمكن المنظمات من الوصول إلى إمكانياتها الكاملة إذا كانت لا تستثمر مواردها ورأسمالها وتقنياتها بطريقة أمثلية، ويساعد تحليل الفجوة على إصلاح هذه المشكلة.
يسمى تحليل الفجوة أيضًا بتحليل الاحتياجات، ويعد ضروريًا لأي نوع من أنواع الأداء التنظيمي، كما يعطي الفرصة للشركات لتحديد موضعها الحالي، وكيف تريد أن تصبح الشركة في المستقبل. يساعد تحليل الفجوة الشركات على إعادة النظر وفحص أهدافها وخططها من جديد، واكتشاف هل الشركة على الطريق الصحيح لتحقيق تلك الأهداف أم لا.
خطوات تحليل الفجوة
يتضمن تحليل الفجوة أربع خطوات، تنتهي بتقرير مُجمّع يحدد المجالات التي تحتاج إلى تحسين، الخطوط العامة لخطة سير العمل اللازمة لكي تعزز وتحسن أداء الشركة وهذه الخطوات هي:
- وضع الأهداف التنظيمية: تعيين الخطوط العامة للأهداف التنظيمية تعريفها بشكل دقيق ويجب أن تكون الأهداف كلها محددة وقابلة للقياس والتحقيق، وواقعية، ولها وقت محدد.
- قياس الوضع الحالي ومعايرته: استعمال البيانات التاريخية لقياس أداء المنظمة الحالي وعلاقتها بأهدافها المحددة.
- تحليل بيانات الفجوة: تحليل البيانات المجمّعة في محاولة لاستيعاب السبب وراء كون الأداء المُقاس أقل من المستويات المرغوبة.
- تجميع المعلومات لبناء تقرير الفجوة: تجميع تقرير نهائي بناءً على البيانات الكمية المُجمعة، والأسباب النوعية التي تفسر سبب كون البيانات أقل من المعيار المطلوب. ويحدد التقرير كذلك خطوات سير العمل لتحقيق أهداف المنظمة.
أنواع الفجوات التي تحدث في الشركات
تختلف أنواع الفجوات التي يمكن أن يكشفها التحليل الفجوة ومن بين أبرز الفجوات التي نلاحظها نذكر:
- فجوة الأنظمة: الفرق بين المتطلبات الإلزامية للمواصفة والمتطلبات التي استطاعت الشركة تحقيقها.
- فجوة الأداء Performance Gap: الفرق بين الأداء المتوقع والأداء الفعلي.
- فجوة المنتج Product Gap: هو جزء من الطب في السوق لا تخدمه الشركات الموجودة في السوق.
- فجوة السوق Market Gap: الفجوة بين المبيعات المخطط لها والمبيعات الفعلية.
- فجوة الربح Profit Gap: الفرق بين الربح المستهدف و الربح الفعلي.
- فجوة القوى العاملة Labor Gap: الفارق بين العدد المطلوب توظيفه من القوى العاملة ونوعيته، والقوة الفعلية في المنظمة.
استخدم تحليل الفجوة
تستطيع المنظمات المختلفة استعمال تحليل الفجوة، سواء كانت شركات كبيرة أو ذات أعمال تجارية صغيرة، ولا يوجد قيود على المجالات التي يمكنها الاستفادة من تلك الاستراتيجية، وتضم تلك المجالات:
- الرقابة على الجودة.
- أداء فريق المبيعات.
- الأداء المالي للشركة.
- مستوى رضا الموظفين.
- كفاءة الموارد البشرية.
تحليل الفجوة في إدارة الأصول
يعد تحليل الفجوة أحد الطرق المستعملة لإدارة الأصول، والتي يمكن استعمالها في تقييم مخاطر سعر الفائدة Internal Rate Of Return والتي يشار إليها اختصارًا IRR، أو مخاطر السيولة، ومخاطر استبعاد الائتمان.
يعمل هذا النوع من التحليل فيما إذا كانت الأصول والالتزامات تتشكل من تدفقات نقدية ثابتة، ولهذا السبب يعد أحد العيوب المهمة في تحليل الفجوة هو عدم مقدرته على التعامل مع عقود الخيارات، لأنها تشمل تدفقات نقدية غير مؤكدة.
ما هو الفرق بين تحليل الفجوة والتدقيق الداخلي؟
يركز تحليل الفجوة على النقص في المتطلبات بينما يتأكد التدقيق الداخلي Internal Audit من التزام العمليات بالمتطلبات بحد ذاتها، كما يركز تحليل الفجوة الأشياء التي يجب تغييرها لتحقيق الأداء أو المواصفات المرغوبة، بينما يركز التدقيق الداخلي على كيفية المحافظة على جودة العمليات الموجود فعليًا.
ما هو الفرق بين تحليل الفجوة وتقييم المخاطر؟
يركز تحليل الفجوة على العمليات المعروفة والظاهرة أي التحليل المعروف، ويركز أيضًا على العمليات المعروفة، ويساهم في إنشاء خطط لتحسين تلك العمليات المعروفة والموجودة، بينما يركز تقييم المخاطر على أوجه عدم اليقين أي تحليل المجهول، ويركز أيضًا على فحص الوقائي غير المعلوم لتقليل الأضرار في حالة حدوث خطأ ما وبناء خطة مناسبة له.
الخاتمة
تعرفنا على تحليل الفجوة Gap Analysis هو عملية تستعملها الشركة للموازنة بين أدائها الفعلي مع أدائها المرغوب، كما اطلعنا على خطوات تحليل الفجوة وأنواعها وكيفية استخدامها في إدارة الأصول، و لنستكشف بعدها الفرق بينها وبين التدقيق الداخلي وتحليل المخاطر.
