تُعرف تكاليف الاحتفاظ بالمخزون Carrying Costs، المعروفة أيضًا بتكلفة الحفظ أو الاقتناء Cost Of Keeping Or Acquisition، بأنها من العوامل الحيوية التي يجب أخذها بعين الاعتبار عند إدارة المخزون في الشركات. تشمل هذه التكاليف مجموعة متنوعة من النفقات التي تلتزم بها الشركة للحفاظ على مخزونها وضمان توفر المنتجات بالكمية والجودة المطلوبة. تتضمن هذه التكاليف الضرائب، والإهلاك، وتكلفة الموظفين المشاركين في إدارة وتتبع المخزون، بالإضافة إلى تكلفة تخزين المنتجات وتأمينها، كما تتضمن أيضًا تكلفة استبدال المنتجات التالفة أو التي تصبح غير صالحة للاستخدام، وتكلفة الفرصة البديلة التي يمكن أن تكون فرصة أكثر ربحية في استخدام رأس المال الذي يُخصص للمخزون. تُعد تلك التكاليف عنصرًا حاسمًا في تحديد التكلفة الإجمالية للمخزون وتأثيرها على الأرباح والكفاءة العامة للشركة.
يٌسمى تكلفة الاحتفاظ بالمخزون أيضًا مصطلح تكلفة التخزين، إذ تسدد الشركة تكاليف مختلفة مع مرور الوقت للاحتفاظ بالمخزون وفرزه قبل بيعه وشحنه للعملاء، وتحسب الأعمال التجارية تلك التكاليف لتقييم مستوى الربح المتوقع من المخزون الموجود، كما أنها مفيدة في تحديد وضع الشركة من خلال زيادة إنتاج البضائع أو تخفيضها، وعندما تستطيع الشركة معرفة مقدار تكاليف التخزين فسوف تستطيع مواكبة النفقات والمواصلة في تحقيق دخل ثابت.
تُعد تكاليف الفرصة البديلة Opportunity costs، جزءًا أساسيًا من تحليل تكاليف التخزين، إذ تمثل الفرص التي يتنازل عنها مالك العمل عند اتخاذ قرار معين بدلًا من خيارات أخرى. على الرغم من أن هذه التكاليف تكون غير ملموسة وغير مرئية مباشرة، إلا أن لها تأثيرًا كبيرًا على ربحية الشركة ومسارات نموها.
على سبيل المثال، يمكن أن يتنازل مالك العمل عن الفرصة للاستثمار في مشروع جديد أو توسيع الأعمال عندما يُخصص موارد الشركة للاحتفاظ بمخزون كبير. في هذه الحالة، تُقاس تكلفة التخزين بالفرصة التي فُقدت لتحقيق العائد المحتمل من تلك الفرصة البديلة. بمعنى آخر، يُعد المخصص للاحتفاظ بالمخزون، سواء كانت الوقت أو المال أو الموارد البشرية، فرصة يتم التخلي عنها لصالح الاستثمار في خيارات أخرى تكون أكثر ربحية أو فعالية في تحقيق أهداف الشركة.
يمكن لأصحاب الأعمال اتباع عدة استراتيجيات لتقليل المبالغ التي ينفقونها على تكاليف الاحتفاظ بالمخزون. على سبيل المثال، يُمكنهم تقليل حجم المخزون المخزن، وتقليل الوقت الذي يبقى فيه المخزون في المستودعات. تعد هذه الخطوات ضرورية خصوصًا للشركات التي تعتمد على المستودعات المبرّدة، حيث يمكن أن يكون لتحسين تصميم المستودع أو استثمار في مساحات التخزين تأثير كبير على تكاليف الاحتفاظ بالمخزون.
يمكن أن يكون تحسين تصميم المستودع واستخدام تقنيات التخزين الفعالة خيارًا ممكنًا لأصحاب الأعمال الراغبين في تقليل تكاليف التخزين. على سبيل المثال، يمكن استخدام نظام تخزين ذكي لتحديد أفضل الطرق لتنظيم المخزون وتخزينه بكفاءة أكبر، مما يقلل من التكاليف الناجمة عن التخزين الزائد أو الضائع. بالإضافة إلى ذلك، يمكن استثمار المال في تقنيات التخزين الحديثة مثل نظام إدارة المستودعات الآلي، الذي يساعد في تحسين كفاءة عمليات النقل والتخزين والتوزيع، وبالتالي يسهم في تقليل التكاليف الإجمالية للمخزون
تتبع المخزون هو خيار آخر يُمكن أن يُسهم في مساعدة الشركات على تقليل تكاليف التخزين. تُستخدم أنظمة إدارة المخزون الحاسوبية في العديد من الحالات لتتبع مستويات المخزون، بالإضافة إلى استخدامها لمتطلبات الأعمال. تنبّه هذه الأنظمة أصحاب الشركات أو الإدارة عندما يكون هناك حاجة إلى مخزون إضافي أو للتخفيض في المخزون الحالي.
تتميز المتاجر الإلكترونية عن المتاجر التقليدية بتقليل كبير في تكاليف التخزين. تخزن المتاجر الإلكترونية المخزون فقط عند الحاجة إليه، أو تشحنه من موقع مركزي واحد بدلًا من الاحتفاظ به في عدة مواقع موزعة. يساهم ذلك في تقليل التكاليف الناجمة عن الاحتفاظ بمخزون كبير وتكاليف النقل والتخزين المرتبطة به.
كيف يمكن لتكاليف الاحتفاظ بالمخزون أن تشل عمل الشركة؟
تكون تكاليف الاحتفاظ بالمخزون التي تُعد عن نفقات تشغيلية عادية، عاملًا مُقلقًا يُهدِّد ربحية الشركة بصمت. يمكن أن تتسبب هذه التكاليف، التي تشمل تخزين المخزون غير المباع والحفاظ عليه، في تأثيرات سلبية مضاعفة على جوانب مختلفة من أعمالك. دعنا نتعمق في كيف يمكن أن تُشكل تهديدًا مُخفيًا لنتائج الأعمال:
- تآكل هامش الربح
تخيل أن Pac-Man الجائع يلتهم أرباحك. هذا ما تفعله تكاليف الاحتفاظ بالمخزون. كل دولار يُنفق على مساحة التخزين والتأمين والعمالة لإدارة المخزون والاستهلاك المحتمل للمنتج يمثل دولارًا أقل في هامش الربح الخاص لكل عنصر غير مباع. يمكن أن يؤثر هذا الاستنزاف المستمر كثيرًا على أرباحك النهائية، خاصةً للشركات التي لديها مخزون عالي القيمة أو منتجات بطيئة الحركة. لذلك يجب الأخذ بعين الاعتبار حالة شركة تبيع الأجهزة الإلكترونية المتطورة، وسرعان ما تتزايد تكلفة تخزين هذه العناصر في مستودع آمن يمكن التحكم في مناخه، إلى جانب التأمين ضد السرقة أو التلف. إذا لم يتم بيع هذه الإلكترونيات خلال إطار زمني محدد، فيمكن أن تصبح قديمة بسبب التقدم التكنولوجي السريع، مما يؤدي إلى مزيد من تآكل هوامش الربح.
- انخفاض التدفق النقدي
يجب التفكير في المخزون باعتباره ثقبًا أسودًا لأموالك. كلما زادت الموارد التي تستثمرها في تخزين العناصر غير المباعة، قلّ النقد المتاح لديك للمجالات المهمة الأخرى، والذي يحد من قدرتك على الاستثمار في البحث والتطوير. تخيل شركة ملابس مثقلة بتكاليف الاحتفاظ بالمخزون المرتفعة، فيمكن أن يضطرون إلى تأجيل تطوير خط انتاج ملابس جديد، مما يؤدي إلى تفويت اتجاهات السوق وتفضيلات العملاء. يمكن أن يؤدي التدفق النقدي المحدود أيضًا إلى تقييد الاستثمارات في الحملات التسويقية المبتكرة أو خطط التوسع، مما يعيق النمو ويعوق قدرتك على الحفاظ على قدرتك التنافسية.
- حبل التسعير التنافسي
يمكن أن تفكر الشركات المثقلة بتكاليف تحمل عالية في رفع أسعار المنتجات للتعويض. مع ذلك، فإن هذا يمكن أن يضعك في وضع غير مؤاتٍ كثيرًا في السوق. من المرجح أن يتدفق العملاء على المنافسين ذوي الأسعار المنخفضة، مما يجعلك تكافح من أجل الحفاظ على حجم المبيعات. على سبيل المثال، تميل الشركة التي تبيع السلع الرياضية إلى زيادة الأسعار لتغطية تكاليف التخزين المرتفعة المرتبطة بالمعدات الموسمية الضخمة، يؤدي ذلك إلى دفع العملاء نحو المنافسين الذين يقدمون منتجات مماثلة بأسعار أقل، مما يعرض حصتهم في السوق للخطر. يمثل تحقيق التوازن بين تغطية التكاليف الدفترية والحفاظ على الأسعار التنافسية تحديًا مستمرًا. تحتاج الشركات إلى إيجاد حلول مبتكرة لتقليل تكاليف الاحتفاظ بالمخزون دون المساس بجودة المنتج أو رضا العملاء.
- متاهة إدارة المخاطر
تُعرض الإدارة غير الفعّالة لتكاليف الاحتفاظ بالمخزون عملك لمتاهة من المخاطر. فيمكن أن يؤدي الإفراط في التخزين إلى تقادم المنتج، خصوصًا في الصناعات سريعة التغير مثل التكنولوجيا أو الموضة. ينتج عن ذلك مخزون ميت يفقد قيمته بمرور الوقت ويجب شطبه بخسارة. تخيل أن شركة تحتفظ بكمية كبيرة من الهواتف الذكية القديمة بسبب سوء إدارة المخزون Inventory Management.
تصبح هذه الهواتف قديمة مع إصدار موديلات أحدث، مما يجبر الشركة على بيعها بخصم كبير أو التخلص منها بالكامل، مما يؤثر على أرباحها النهائية. بالإضافة إلى ذلك، يمكن أن تؤدي ظروف التخزين غير المناسبة إلى تلف المنتجات أو إتلافها، مما يؤثر كثيرًا على الصحة المالية. على سبيل المثال، تتكبد إحدى الشركات المصنعة للأغذية خسائر كبيرة إذا فشلت في الحفاظ على درجات حرارة التخزين المناسبة، مما يؤدي إلى تلف السلع القابلة للتلف.
- عقبات الكفاءة التشغيلية
تعد إدارة المخزون المبسطة أمرًا ضروريًا للعمليات السلسة ورضا العملاء. يمكن لتكاليف الاحتفاظ بالمخزون المرتفعة أن تحفز الإفراط في التخزين لتقليل مخاطر نفاد المخزون. بينما يبدو ذلك جليًا. يؤدي إلى استخدام غير فعال لمساحة التخزين ويخلق تحديات لوجستية. تخيل أن متجر بيع بالتجزئة يفيض بالمخزون بسبب الخوف من نفاد المخزون.
ولا يؤدي هذا إلى إهدار مساحة التخزين فحسب، بل يجعل من الصعب أيضًا على الموظفين تحديد موقع عناصر معينة، مما يعيق خدمة العملاء ويحتمل أن يؤدي إلى خسارة المبيعات. بعكس ذلك، يمكن أن يؤدي نقص المخزون إلى نفاد المخزون، وإحباط العملاء والتأثير على المبيعات. يكمن المفتاح في العثور على النقطة المثالية بين تحمل التكاليف والحفاظ على مستويات المخزون المثلى لضمان الكفاءة التشغيلية. يمكن للشركات الاستفادة من أدوات إدارة المخزون وتقنيات التنبؤ لتحقيق هذا التوازن.
تحسين إدارة المخزون: استراتيجيات لتقليل تكاليف الاحتفاظ بالمخزون
يعد تحسين إدارة المخزون أمرًا مهم جدًا في بيئة الأعمال التنافسية اليوم لزيادة الربحية وضمان الكفاءة التشغيلية. إحدى العوامل المهمة التي تؤثر على كليهما هو تحمل تكلفة النفقات المرتبطة بتخزين وصيانة المخزون غير المباع. سنتعرف على هذه الاستراتيجيات الأساسية لإدارة تكاليف الاحتفاظ بالمخزون بطريقة فعّالة وتحقيق نموذج مخزون أصغر حجمًا وأكثر فعالية من ناحية التكلفة:
- تعزيز معدل دوران المخزون لتحقيق الكفاءة
يقيس معدل دوران المخزون عدد مرات بيع المخزون واستبداله خلال فترة محددة. تترجم معدلات الدوران الأعلى إلى وقت أقل يقضيه المخزون في التخزين، مما يقلل من تكاليف الاحتفاظ بالمخزون. يمكن للشركات تحقيق ذلك من خلال:
- تعزيز التنبؤ بالطلب: يتيح تنفيذ تقنيات دقيقة للتنبؤ بالطلب تحديد مستويات تخزين دقيقة، مما يمنع حالات التكدس في المخزون وما يترتب عليه من أعباء تكاليف الاحتفاظ بالمخزون.
- تحسين المهل الزمنية: يضمن التفاوض على فترات زمنية أقصر مع الموردين تدفقًا أسرع للمخزون الوارد، مما يقلل الحاجة إلى مخزونات كبيرة مسبقًا.
- تحسين كمية الطلب: يتيح تحليل بيانات المبيعات التاريخية تحديد كميات الطلب المثالية لكل منتج، مما يمنع تراكم المخزون الزائد.
- تنفيذ أنظمة الجرد في الوقت المناسب Just In Time
يعمل نهج المخزون في الوقت المناسب JIT على تقليل كمية المخزون المحتفظ بها عن طريق استلام البضائع فقط حسب الحاجة للإنتاج أو تلبية احتياجات العملاء. تعمل هذه الإستراتيجية على تبسيط سلسلة التوريد، مما يقلل من متطلبات مساحة التخزين والتكاليف المرتبطة بها.
- الاستفادة من التنبؤ الدقيق بالطلب
يُعد الاستثمار في أدوات وتقنيات موثوقة للتنبؤ بالطلب أمرًا ضروريًا. يمكن للشركات تجنب العواقب المكلفة الناجمة عن الإفراط في التخزين ونقص المخزون من خلال التنبؤ الدقيق باحتياجات العملاء. يضمن هذا النهج الاستباقي مستويات المخزون الأمثل، مما يقلل من تكاليف الاحتفاظ بالمخزون مع تلبية توقعات العملاء.
- استخدام أنظمة إدارة المخزون المتقدمة
توفر برامج إدارة المخزون الحديثة بيانات في الوقت الفعلي عن مستويات المخزون، مما يسهل اتخاذ قرارات مستنيرة فيما يتعلق بالطلب والتخزين. تعمل الميزات الآلية داخل هذه الأنظمة على تبسيط عمليات تتبع المخزون وإدارته، مما يؤدي إلى تحسين الكفاءة التشغيلية الشاملة وتقليل تكاليف الاحتفاظ بالمخزون.
- بناء شراكات استراتيجية مع البائعين
يمكن لإقامة علاقات قوية مع الموردين أن يؤدي إلى تحقيق فوائد كبيرة. يسمح التفاوض على الحد الأدنى لكميات الطلب أو جداول التسليم المرنة مع البائعين الرئيسيين يسمح للشركات بالاحتفاظ بمخزون أقل، مما يؤدي إلى انخفاض تكاليف الاحتفاظ بالمخزون.
- تحسين تصميم وتخطيط المستودعات
تعمل المستودعات المصممة بطريقة استراتيجية على زيادة الاستفادة من مساحة التخزين وتقليل تكاليف التخزين، فيمكن أن يؤدي تنفيذ تقنيات مثل التخزين الرأسي، والتوزيع المتقاطع، وأنظمة معالجة المواد الآلية إلى تعزيز الكفاءة كثيرًا وتقليل تكاليف العمالة المرتبطة بها.
- تنفيذ ممارسات حساب الدورة المنتظمة
يتضمن العد الدوري المنتظم إجراء عد منهجي لجزء من المخزون على أساس دوري. تضمن هذه الممارسة سجلات جرد دقيقة، مما يتيح التعرف المبكر على التناقضات. يلعب العد الدوري دورًا حاسمًا في تقليل تكاليف الاحتفاظ بالمخزون من خلال منع حالات الإفراط في التخزين أو نقص المخزون.
- اعتماد ممارسات المخزون الخالي من الهدر
تركز مبادئ إدارة المخزون على التخلص من الهدر وتبسيط العمليات، إذ يُقلل هذا النهج من تراكم المخزون غير الضروري وتكاليف الاحتفاظ بالمخزون المرتبطة به. يمكن للشركات تحقيق نظام أكثر كفاءة وفعالية من ناحية التكلفة من خلال المراجعة المستمرة وتحسين ممارسات إدارة المخزون.
مثال على تكاليف الاحتفاظ بالمخزون
تُحسب تكلفة التخزين من خلال قسمة إجمالي قيمة المخزون على تكلفة تخزين البضائع لفترة محددة، ويُعبر عنها كنسبة مئوية. مثلًا، الشركة التي تبيع أدوات رياضية تخزّن عدة منتجات في مخزونها، مثل الملابس والمعدات الرياضية وأجهزة للياقة والأحذية وغيرها. تحسب الشركة تكاليف الاحتفاظ بالمخزون من خلال جمع كل التكاليف التي تدفعها مقابل تخزين تلك المواد على مدار العام بالكامل. لنقل أن الإجمالي هو 150000 دولار أمريكي. إذا كان إجمالي قيمة مخزون الشركة 600 ألف دولار أمريكي، فإن تكلفة الاحتفاظ بالمخزون ستكون 25%.
خاتمة
تعد استراتيجيات إدارة المخزون الفعالة ضرورية للشركات للتنقل في المشهد التنافسي. يمكن للمؤسسات تحسين عمليات مراقبة المخزون لديها، وتقليل تكاليف الاحتفاظ بالمخزون، وفتح فرص كبيرة لتحسين الربحية والنمو المستدام من خلال تنفيذ الاستراتيجيات الموضحة أعلاه. تذكر أن المفتاح يكمن في تحقيق التوازن بين الحفاظ على مستويات مخزون كافية لتلبية طلب العملاء وتقليل العبء المالي لتحمل التكاليف.
