تُعرف إدارة المخزون Inventory Management بأنها عملية الإشراف والتحكّم في طلب وتخزين واستخدام المنتجات والأجزاء والمواد الأولية في الشركة، أي هي العملية التي تُنسّق تدفق المنتجات، إذ تبدأ مباشرة من شراء البضائع وتخزينها وتدفق المواد الخام أو المخزون للوصول إلى السوق أو وحدات التصنيع؛ كما أنها تساعد الشركة على ضمان حصولها على المنتجات المناسبة، وبالكميات المناسبة، وفي الوقت المناسب لتلبية طلب العملاء.
تُنفّذ إدارة المخزون على مستويين هما:
- إدارة المخزون الإجمالي.
- إدارة المخزون على مستوى الصنف.
تُجري الشركات عند تحديد إستراتيجية المخزون مفاضلات بين تقليل مبلغ النقدية المتعلق في المخزون أو الاحتفاظ بالمخزون أكثر لزيادة خدمة العملاء أو كفاءة الإنتاج.
تشمل استراتيجية المخزون إدارة المخزون على مستوى الصنف عن طريق سياسات مثل مخزون الأمان، ومراقبة المخزون عن طريق السياسات مثل تصنيف ABC لتحديد أولوية معدلات الاستعواض، والتي تأخذ بالحسبان سمات مستوى الصنف، مثل قيمة الاستهلاك وأوقات تسليم الطلب.
يُصنّف المخزون إلى ثلاث فئات وهي: المواد الخام والمكونات، والعمل الجاري، والسلع النهائية، إذ تشتري شركات التصنيع المواد الخام والمكونات وتخزّنها حتى تصبح جاهزة للإنتاج وتحوّلها إلى سلع تامة الصنع، وشركات غير صناعية، مثل موزعي الجملة وتجار التجزئة، والبضائع الجاهزة للبيع للمستهلكين النهائيين.
يجب على جميع الشركات تحقيق توازن بين مستويات المخزون والطلب؛ لأن المخزون يستهلك نقدية الشركة ويحمّلها أعباء تكاليف النقل، وكذلك المحافظة على رقابة صارمة على المخزون بغض النظر عن نوع الأعمال من أجل الحفاظ على النقد مع ضمان توافر مخزون كافٍ للوفاء بجداول الإنتاج أو طلب العميل المتوقع والطلبات الفعلية.
فوائد إدارة المخزون
تُعد إدارة المخزون معقدة نسبيًا وتختلف باختلاف مجال العمل والوظيفة داخل الشركة ونوع الصنف الذي تُديره، وتمثّل عملية تحديد كيفية إدارة وتخطيط المخزون جهد تعاوني مليء بالمفاضلات والمكافآت والمخاطر.
تتضمن الإدارة الفعّالة للمخزون إيجاد التوازن الصحيح بين كمية المخزون الفعّالة لتجنب نقص المخزون وخسارة المبيعات وعدم الإكثار من المخزون لتجنب الفائض واضطرار صاحب العمل لتخفيض الأسعار، وكما يشمل أيضًا التنبؤ بالطلب المستقبلي على المنتجات، وتحديد مستويات المخزون الآمن، وإنشاء نقاط إعادة ترتيب لضمان توفر المنتجات عند الحاجة.
تستعمل الشركات طرائقًا متنوعة لإدارة المخزون، وعادة ما يستهلك المخزون أموال الشركة، ولكن يكون من الضروري الاحتفاظ بالمزيد من مخزون الأمان للحفاظ على مستويات خدمة فائقة لتفادي خروج المخزون وتحقيق أقصى قدر من الكفاءة التشغيلية. يحمل أحيانًا المصنعون أصحاب الآلات الباهظة الثمن وعمليات الأشخاص مخزون زائد لتجنب إغلاق هذه العمليات بسبب نقص المخزون مما سيكلف الشركة المزيد من الأموال.
تحتفظ جميع الشركات تقريبًا بمخزون الأمان لحماية نفسها من التغييرات غير المتوقعة في العرض والطلب، يعمل المخزون بهذه الطريقة كحماية ضد اللامتوقع، وكذاكرة وسيطة ضد عمليات إغلاق الإنتاج، ويمثل مخزون الأمان رصيدًا بين أسعار الخدمة أو الاستيفاء أي النسبة المئوية لطلبات العملاء التي يمكن للشركة شحنها على الفور من المخزون والتكلفة الإضافية للطلب والاحتفاظ بالمزيد من المخزون، ونتيجة عدم وجود مخزون كافٍ والتي يمكن أن تضر بأعمال تجارية خاصة إذا كان العملاء لا يملكون بدائل، على سبيل المثال، يُتوقّع للشركات القائمة على التجارة الإلكترونية إنجازًا سريعًا لها ويُبيّن نفاذ المخزون الإيرادات المفقودة وتؤثر سلبًا على ولاء العملاء.
يُنشئ المصنعون عادةً ضوابط للمخزون، مثل الحد الأدنى والحد الأقصى لمستويات الخطر للمخزون ونقاط إعادة الطلب داخل أنظمة تخطيط موارد الشركات Enterprise Resource Planning والتي يرمز لها ERP.
يحدد الموزعون نقاط إعادة الطلب بطريقة لامركزية، مما يسمح لكل مركز توزيع أن يحدد مستويات المخزون الخاصة به اعتمادًا على عوامل محلية أو طرائق تعتمد على الطلب، وتشمل العوامل المحلية الطلب على مستوى معرف وحدة التخزين أو فترات التسليم أو الأنماط الموسمية، وتتضمن الطرائق القائمة على الطلب بيانات نقطة البيع من عملاء البيع بالتجزئة، وتأخذ الكثير من مؤسسات الشراء خصومات التسعير في الحسبان في إستراتيجيتها للشراء ويمكن أن تشتري المزيد من العرض أكثر من المطلوب للحصول على نقاط أسعار مواتية.
الآثار المالية لإدارة المخزون
تشمل إدارة المخزون إجراء عمليات مفاضلة بين الإيرادات والتكلفة والمخاطر، ويُصنف في الميزانية العمومية كأصل حالي، إذ يستهلك المخزون نقدية الشركة، ويجب الانتباه بعناية إلى طول دورة التحويل النقدي أي الوقت بين شراء المواد الخام للمصنع أو بائع التجزئة أو بضائع البائع بالجملة إلى البيع النهائي للمنتجات النهائية واستلام المدفوعات من العملاء.
يجب على الشركات خلال ذلك الوقت ضمان بيع مخزونها في الوقت المناسب، وتُسمى باسم تحويلات المخزون لإعادة النقدية إلى الأعمال التجارية، ويتكبد المخزون بطيء الحركة تكاليف الملكية والمخاطر ويؤثر سلبًا على التدفق النقدي للشركة، وتحتاج الشركات بناءً على ذلك إلى عملية منضبطة لضمان أن يتماشى مستوى استثمار المخزون مع المستوى المتوقّع لطلب العملاء.
كما تحتاج إدارة المخزون إلى تحديد تكاليف صارمة لدعم كل من التقارير المالية القانونية والتقارير الإدارية الداخلية، ويجب أن تتوافق تكاليف المخزون المستخدمة في الإنتاج مع طرائق تحديد تكلفة الاستيعاب لتخصيص كل من المصروفات الإضافية للمنتجات والعمالة المباشرة وغير المباشرة عندما تتشكل في خط الإنتاج، وتحتاج السلع النهائية التي يُشار إليها أيضًا بمخزون البضائع إلى تخصيص أي تكاليف تتعلق بإعدادها للبيع.
تشمل هذه التكاليف نفقات النقل والعمالة وغيرها من نفقات المتداولة، ويُستخدم إجمالي المخزون عبر الشركة لتحديد بند سطر المخزون في الميزانية العمومية وتكلفة البضاعة المباعة في قائمة الدخل Income Statement.
ما أنواع أنظمة إدارة المخزون؟
تستعمل الشركات مجموعة متنوعة من أنظمة إدارة المخزون، حسب عملياتها أو احتياجاتها أو تعقيداتها، ومن أمثلة نظم إدارة المخزون الرئيسية الثلاث يدوي ودوري ودائم، وتُعد الأنظمة الدائمة أنظمة لإدارة المخزون الأكثر تقدمًا ودقة، في حين تُمثل الطريقة اليدوية الطريقة الأقل تطورًا للإشراف على عمليات المخزون. هناك عدة أنواع من أنظمة إدارة المخزون، تشمل:
- نظام المخزون اليدوي Manual Inventory System: تعتمد طريقة إدارة المخزون هذه على الجرد الفعلي للأصناف وتسجيل التفاصيل في جدول إلكتروني أو على الورق، وتُستخدم هذه العملية على نطاق واسع من خلال الشركات الصغيرة التي لم تنتقل إلى حلول برامج إدارة المخزون.
- نظام الجرد المستمر Perpetual Inventory System: يحدث هذا النظام سجلات المخزون بشكل مستمر بعد كل عملية بيع أو شراء. يتيح تتبع المخزون في الوقت الحقيقي، مما يساعد في اتخاذ قرارات مستنيرة بشأن إعادة الطلب والتحكم في المخزون.
- نظام الجرد الدوري Periodic Inventory System: يعتمد هذا النظام على إجراء جرد فعلي للمخزون في فترات زمنية محددة شهرية، أو ربع سنوية، أو سنوية. تُحدث السجلات بعد كل فترة جرد، لتحديد التغييرات في المخزون خلال الفترات المحددة.
- نظام التخطيط لمتطلبات المواد Material Requirements Planning: يركز هذا النظام على تخطيط الإنتاج وضمان توافر المواد الخام والمكونات اللازمة للإنتاج في الوقت المناسب. يستخدم بيانات المخزون الحالية وجدول الإنتاج لتحديد احتياجات المواد.
- نظام التخطيط لموارد التصنيع Manufacturing Resource Planning: يشمل نظام جميع وظائف النظام السابق بالإضافة إلى تخطيط القدرات الإنتاجية وجدولة الإنتاج. يساعد في تحسين كفاءة الإنتاج وتقليل التكاليف.
- نظام التخطيط لموارد المؤسسة Enterprise Resource Planning: يعد هذا النظام شاملًا، إذ يدمج جميع وظائف الأعمال بما في ذلك إدارة المخزون، والإنتاج، والمبيعات، والموارد البشرية، والمالية في نظام واحد مما يوفر رؤية شاملة للمخزون ويساعد في تحسين التنسيق بين الأقسام المختلفة.
- نظام إدارة المستودعات Warehouse Management System: يركز هذا النظام على تحسين إدارة العمليات داخل المستودعات، بما في ذلك استقبال البضائع، تخزينها، استردادها، وشحنها. يساهم في تحسين كفاءة المستودع وتقليل التكاليف التشغيلية.
- نظام المخزون التلقائي Automated Inventory System: يعتمد على استخدام الروبوتات والتكنولوجيا الحديثة لأتمتة عملية إدارة المخزون. يشمل ذلك التخزين الآلي، الاسترجاع، والتتبع في الوقت الحقيقي.
- نظام إدارة سلسلة التوريد Supply Chain Management: يهدف هذا النظام إلى تحسين التنسيق بين مختلف مكونات سلسلة التوريد، بما في ذلك الموردين، المصنعين، الموزعين، وتجار التجزئة. يساعد في تحسين تدفق المواد وتقليل المخزون الزائد.
- نظام المخزون السحابي Cloud-Based Inventory System: يعتمد هذا النظام على استخدام التكنولوجيا السحابية لتخزين وإدارة بيانات المخزون. يتيح الوصول إلى البيانات من أي مكان وفي أي وقت، ويساعد في تحسين التعاون بين الأقسام والمواقع المختلفة.
تستخدم معظم أنظمة إدارة المخزون تقنية تحديد الهوية بموجات الراديو Radio-frequency Identification لتعريف الواضح للمنتجات بشكل سريع وتلقائي دون ضرورة الاقتراب من المنتج أو الوصول الفعلي له. تُبسّط هذه التقنية إدارة المخزون من خلال مسح الشحنات التي وصلت حديثًا للمحزن وتسجيلها في النظام أو مسح المنتجات أو الشحنات الصادرة باستعمال الماسحات الضوئية المتنقلة، وتأتي علامات هذه التقنية بحالة نشطة، أو سلبية. توفر هذه التقنية البيانات والرؤى في الوقت الحقيقي حول مكان المخزون في جميع الأوقات.
إقرأ أيضًا: كيفية تحسين إدارة المخزون: دراسة كمية الطلب الاقتصادية
أمثلة على إدارة المخزون
توجد صناعات محددة ذات متطلبات فريدة تستدعي أنظمة متخصصة وذلك بالرغم من شيوع إدارة المخزون في معظم الصناعات، ومن الأمثلة البارزة على ذلك خدمة الأغذية أي المطاعم وتجارة التجزئة.
إدارة مخازن البيع بالتجزئة
أجبرت المنافسة الضخمة كبار بائعي التجارة الإلكترونية على تشغيل نموذج عمل مختلط يجمع بين المتاجر التقليدية على أرض الواقع وتجارب الشراء عبر الإنترنت، ويُشار إليها باسم البيع بالتجزئة متعدد القنوات. يقدم تجار التجزئة تقديم خيارات شراء مرنة للغاية للعملاء للبضائع التي يقدمونها عن طريق قنوات مختلفة.
توفّر قنوات التسويق المتعددة للمشترين خيارات مرنة، على سبيل المثال، الطلب من المتجر أو الشراء عبر الإنترنت أو الشحن إلى المنزل أو الإرجاع إلى المتجر أو الشحن من موزع إلى متجر للاستلام، ويتمثل الهدف في تقديم تجربة عملاء شاملة ممتازة تعني الفرق بين النجاح والخروج من العمل.
يحتاج بائعو التجزئة إلى الحصول على رؤية في الوقت الفعلي للمخزون المتوفر لديهم من أجل توفير أفضل تجربة للعملاء عن طريق القنوات المتعددة، ولضمان أن تؤدي تجربة تسوق العملاء إلى طلبات. لا تمنع الأسهم فقط من ملء طلبات محددة، ولكن من المرجح أيضًا أن يبحث العملاء المحبطون عن أصناف مماثلة في متجر المنافس أو موقع الويب، ويمكن ألّا يعود العملاء المفقودون أبدًا مما يؤثر سلبًا على المبيعات المستقبلية الممكنة.
لذلك يحتاج تجار التجزئة لتضييق المخاطر وتدفقهم النقدي الذي تُرك فوق المخزون في نهاية موسم الشراء الذي لا يمكن بيعه إلى فرض غرامات على الخط الدقيق بين وجود مخزون كافٍ لملء أعلى نسبة من طلبات العملاء وعدم وجود الكثير. تتيح برامج إدارة المخزون بالتجزئة المقترنة بأنظمة إدارة الطلبات لبائعي التجزئة التفاعل بسرعة مع التغييرات في سلوك الشراء وتعديل مستويات المخزون وإستراتيجيات القنوات لديهم.
إدارة جرد المطاعم
تُعد إدارة مخزون المطاعم فريدة من نوعها لأنه يترتب عليها توفير مراقبة وتتبع للمكونات في الوقت الحقيقي لأن الكثير منها طازجة ولديها تاريخ صلاحية، كما يجب أيضًا مراقبة مستويات المخزون بعناية، وتشغيل طلبات إعادة التخزين، وتسجيل إيصالات المخزون الجديدة، والمساعدة في إدارة تكاليف القائمة.
تواجه إدارة المكونات الجديدة في المواد الغذائية تحديات متأصلة من خلال مساعدة المدراء في مراقبة حياة المنتج بدقة لمنع التلف، لأنه يهدر الأموال ويسبب التسمم الغذائي الذي سيؤدي إلى مشكلات مع وزارة الصحة وتكثيف الإجراءات الصحية من السلطات الصحية في أسوأ الأحوال.
تساعد برامج إدارة المخزون في المطاعم على إدارة التحديات الفريدة التي تواجهها عن طريق ربط المبيعات تلقائيًا بمستويات المخزون، وإعداد تقرير كامل للاستهلاكات والأوامر الصادرة والرؤى المرتبطة بمخزون المكونات وإدارة هوامشها وتجنب التلف، كما تقلل برامج إدارة المخزون أيضًا الوقت المستغرق في المهام الإدارية عن طريق إرسال تنبيهات إلى المدراء حول حالات انتهاء الصلاحية المحتملة للأرفف، وأتمتة إعادة الترتيب عندما تتخطى الأصناف تواريخ التلف أو تقل عن مستويات الاستعواض المحددة.
برمجيات إدارة المخزون السحابية
توفر أنظمة إدارة المخزون السحابية الحديثة إمكانات قوية للإدارة الشاملة للمخزون، وتعمل على إدارة تدفق السلع بطريقة فعّالة عبر الشركة وشبكة التوريد العالمية الخاصة بها، وتوفر هذه الأنظمة رؤية دقيقة وفي الوقت المناسب لمستويات المخزون وذلك بالاقتران مع أنظمة إدارة المستودعات، وخطط إعادة التخزين ومعدلات تلبية الطلبات، وجميعها تؤثر على رضا العملاء، كما تأخذ بالإضافة إلى أنظمة تخطيط سلسلة التوريد التخمين خارج إدارة المخزون عن طريق مطابقة الطلب مع العرض من خلال تحسين مستويات التخزين، وزيادة معدلات تعبئة الطلبات، وتحسين استخدام رأس المال العامل، وضمان عمليات الإنتاج في الموعد المحدد.
إدارة المخزون وإدارة سلسلة التوريد
تعد إدارة المخزون مكونًا حيويًا في إدارة سلسلة التوريد، إذ يكون سبب سلسلة التوريد هو نقل البضائع وذلك إما تسليم المواد الخام والمكونات الفرعية إلى الشركات المصنعة أو إكمال طلبات البضائع الجاهزة للمستهلكين، وتساعد كلتا الشركتين على خفض التكاليف وتحسين التدفق النقدي وزيادة هوامش الربح.
نظرة شمولية عن المخزون
تشكل ميزة جرد المخزون في الوقت الفعلي من أهم مميزات حلول إدارة المخزون السحابية الحديثة عبر عُقد متعددة في سلسلة التوريد، مثل مرافق الإنتاج والموردين والسلع العابرة ومراكز التوزيع، ويمنح هذا صناع القرار الرؤى التي يحتاجون إليها للحفاظ على رضا العملاء، وهذا أمر بالغ الأهمية بالنسبة للشركات الكبيرة ذات الطلب المتغيّر والمنافسة القوية.
تساعد طريقة العرض لمستويات التخزين وموقعها على تحسين إدارة جداول الإنتاج ومعالجة طلبات العملاء، على سبيل المثال، إذا سُلمت البضاعة بسبب مشاكل النقل، يمكن للمدراء تغطية العجز المؤقت عن طريق تحويل المخزون من مركز توزيع إلى مركز آخر إذ تحتاج مستويات الطلب الأعلى وجود المزيد من المخزون.
كما يساعد وجود بيانات في الوقت الفعلي عن أحجام الطلبات المخططة بالإضافة إلى برامج تخطيط سلسلة التوريد على تحديد مقدار صنف محدد يحتاجون إليه، ومكان تحديد موقعه، ومعدل حاجتهم لإعادة التخزين من أجل تلبية مستويات الإنتاج والطلب الفعلية والطلبات المتوقعة.
تخطيط متكامل لسلسلة التوريد
تتحدى سلاسل التوريد المعقدة الشركات لمواءمة العرض مع الطلب وتحديد مستويات المخزون بدقة أكبر، وتساعد حلول تخطيط الطلب المتطورة على استعمال الخوارزميات الحديثة التي تشمل سيناريوهات متعددة تتضمن توليفات الأصناف والمواقع بالإضافة إلى سياسات المخزون لإنشاء خطة الطلب المثلى، وتلعب سيناريوهات “ماذا لو” دورًا حيويًا لضمان أن تكون مستويات المخزون المخططة كافية لتلبية طلب العملاء وتفادي نفاذ المخزون وضمان المرونة.
إدارة الموردين لتحسين إدارة المخزون
يُشكل اختيار الموردين المناسبين مسؤوليةً لتنظيم المشتريات، ويؤثر الموردون تأثيرًا كبيرًا على المخزون، على سبيل المثال، يعتمد تحقيق التوافر في الوقت المناسب على وجود موردين مؤهلين وموثوقين يستطيعون إكمال جداول زمنية محددة للتسليم، أما إذا فاتتهم تواريخ الشحن المجدولة فيتأخر الإنتاج وطلبات العملاء، مما يؤدي لخسارة المبيعات وانخفاض رضا العملاء.
يجب أن تكون خطة صافي المتطلبات المضمونة من خلال تخطيط التوريد في خطة الطلب قادرة على دعم تعقيد سلاسل التوريد العالمية لتحديد المواد الخام ومتطلبات مخزون المكونات للإنتاج. وأخيرًا، تساعد نظم التخطيط على تحديد سياسات المخزون لتحديد مستويات مخزون الأمان أي المخزون الزائد المستخدم أساسًا كمخزون مؤقت ضد عدم اليقين في العرض والطلب مع التخلص من التخمين من قرارات المخزون وتأثيرها السلبي الممكن على التدفق النقدي.
يجمع تخطيط الأعمال المتكامل بين التوقعات الإحصائية وإشارات الطلب الفعلية لتوفير توقعات حديثة ومستويات مخزون تلبي مستويات خدمة العملاء المستهدفة أو المطلوبة، فهو يساعد على إدارة حالة عدم اليقين في مهل الطلب والمورد، وتكون أوامر الاستعواض عندما يكون وضع المخزون أقل من الحد الأدنى، وتشمل هذه الطلبات فترات تسليم تقديرية لضمان مستويات كافية من المخزون تبعًا لسياسة المخزون المحددة، ويكون أمر الاستعواض عبارة عن كمية طلب ثابتة أو كمية محسوبة، ويُحسب كفرق بين الحد الأقصى ووضع المخزون، ويمكن تعديله للحد الأدنى لكميات الطلب.
الخاتمة
تعرفنا على إدارة المخزون وهي عملية تنسيق تدفّق البضائع ونهج لتتبع تدفق المخزون، والإشراف والتحكم في طلب وتخزين واستخدام المنتجات والأجزاء والمواد الأولية في الشركة، واطلعنا على فوائد إدارة المخزون، وأنواع أنظمة إدارة المخزون.
