يعرف دفتر الأستاذ العام General Ledger بأنه مجموعة من الحسابات المرقمة في سجلات المحاسبية لدى الشركات الذي يُفتح أول السنة يُقفل آخرها، ويؤمن دفتر الأستاذ سجل كامل من المعاملات المالية على مدى حياة الشركة. يشمل دفتر الأستاذ معلومات الحسابات اللازمة لإعداد القوائم المالیة وميزان المراجعة ويشمل أيضًا حسابات الالتزامات والأصول وحقوق الملکیة والمصروفات والإيرادات.
تُعد عملية تسجيل العمليات الحسابية تسجيلًا دقيقًا ومنظمً من أهم العمليات التي يسعى لها أي محاسب، ولذلك تُعد المحاسبة المالية إحدى فروع المحاسبة التي توضح لأي منشأة جميع العمليات الحسابية وطبيعة الدورة المحاسبية التى تمر بها، وتسجل الحسابات في دفتر اليومية ويُسجل منها في دفتر الأستاذ، وتكون هذه الخطوة من أهم الخطوات لمعرفة وتحديد كل حساب خاص بالمنشأة أثناء فترة مالية واحدة، وعن طريق حساب دفتر الأستاذ يمكن معرفة إجمالي العمليات المدينة والدائنة ورصيد كل حساب أثناء السنة المالية.
تعريف دفتر الأستاذ
يُعد دفتر الأستاذ من أهم الدفاتر المحاسبية التي يعمل بها أي محاسب أثناء السنة المالية لتجميع القيود اليومية المختلفة في حساب واحد ومعرفة التحركات المالية المختلفة التي أُجريت من وإلى الحساب.
فمثلًا، أي منشأة تملك حساب أستاذ خاص بالبنك فيمكنها تجميع كل العمليات المحاسبية الخاصة بالبنك في حساب الأستاذ سواء كانت بالمدين أو الدائن. ومن أهم ما يتميز به دفتر الأستاذ هو توضيح أصل كل عملية لكل حساب بالمنشأة ويجب الاحتفاظ بالشيكات والكمبيالات وكل الأوراق والمستندات لتفادي الغش.
ما هو دفتر الأستاذ العام General Ledger؟
هو دفتر تُسجل فيه جميع معاملات المنشأة ويُفتح بداية السنة المالية ويُقفل في نهاية السنة المالية، ويشمل جميع الحسابات مثل، حسابات الأصول والخصوم وجميع الإيرادات والمصروفات وحقوق الملكية، ويساعد في تجميع البيانات لإنشاء الميزانية العمومية للمنشأة وإنشاء قائمة الدخل.
أهمية دفتر الأستاذ العام؟
يساعد دفتر الأستاذ أي مؤسسة على تخزين البيانات المالية ويساهم في إعداد ميزان المراجعة والقوائم المالية لأي منشأة، ويستخدم أيضًا في المؤسسات التي تعتمد على التسجيل بالقيد المزدوج لسهولة تحديد البيانات.
ما هو دفتر الأستاذ المساعد؟
يُعد دفتر الأستاذ المساعد بأنه المسؤول عن تسجيل الحسابات بالتفصيل مثل حساب العملاء وحسابات المعاملات المصرفية ومعاملات الأصول الثابتة، ويساعد دفتر الأستاذ المساعد على إعطاء المعلومات والبيانات لكل حساب ومعاملة حسابية بالتفصيل، ويحتاج كل حساب في دفتر الأستاذ العام لتفاصيل خاصة به وسنجد هذا التفصيل في دفتر الأستاذ المساعد.
أنواع الحسابات في دفتر الأستاذ
يوجد أنواع مختلفة لحسابات في دفتر الأستاذ وهي كالآتي:
- حسابات الأصول: وتشمل هذه الحسابات الأصول الثابتة والمتداولة وحساب المصروفات المدفوعة مسبقًا وحساب النقدية وحسابات القبض.
- حساب الخصوم: وتشمل الديون المختلفة للمؤسسة والحسابات الدائنة وأوراق الدفع.
- حساب الإيرادات: وتشمل حساب المبيعات ورسوم الخدمات.
- حساب المصروفات: تشمل الأجور والرواتب ومصاريف الاستهلاك ونفقات المكتب.
- حساب حقوق الملكية: تشمل حسابات الأسهم التي تنقسم إلى أسهم عادية والأسهم المشتركة وأسهم مفضلة بالإضافة إلى حسابات الأرباح المحتجزة.
وتختلف كل مؤسسة عن مؤسسة في حساباتها إذ يكون للمؤسسة حساب مثل حساب الأسهم ولكن هناك مؤسسات ليس لها حساب للأسهم لذلك يمكن أن تُصنف تحت حساب حقوق الملكية.
ما هو دفتر اليومية؟
يُعد دفتر اليومية أحد أهم السجلات المحاسبية التي تبدأ بها مراحل الدورة المحاسبية وهو عبارة عن صفحات تُسجل المعاملات المحاسبية وتٌسجل القيود بترتيب التاريخ والرقم التسلسلي. تأتي أهمية دفتر اليومية فيما يلي:
- يوضح كل المعالجات اليومية في المنشأة من معالجات محاسبية من خلال القيود اليومية.
- تحديد طبيعة الحسابات المختلفة سواء كانت دائنة أو مدينة.
- وصف العملية المحاسبية وشرح القيد.
ويمكن توضيح جوانب دفتر اليومية كما يلي:
المدين والدائن والبيان ورقم القيد ورقم المستند والتاريخ ورقم صفحة الأستاذ. كما أن هناك أنواعًا مختلفة للقيود اليومية وهما القيد البسيط والقيد المركب.
ما هو الفرق بين دفتر الأستاذ العام و دفتر الأستاذ المساعد؟
| وجه الاختلاف | دفتر الأستاذ المساعد | دفتر الأستاذ العام |
|---|---|---|
| المدخلات | تُسجل تفاصيل الحسابات بدفتر الأستاذ العام. | يعتمد على الحسابات الأساسية وتُسجل جميع الأرصدة والمعاملات المختلفة. |
| الغرض | تشمل حسابات العملاء ومعاملات الأصول الثابتة وحساب البائعين. | تشمل الحسابات مثل حسابات الأصول الثابتة والحسابات المصرفية والإيرادات والحسابات الدائنة. |
| التنظيم | تملك كل مجموعة من المعاملات لها خصائص متشابهة. | كل المعاملات لها حسابات مختلفة عن بعضها. |
| التوازن | يجب أن تحمل نفس القيمة في حساب الأستاذ العام. | غير مطلوب التوازن بين الحسابات. |
| تفاصيل المعلومات | المعلومات مفصلة لكل معاملة. | المعلومات مختصرة لكل معاملة. |
ما هو الفرق بين دفتر اليومية ودفتر الأستاذ؟
يعد دفتر اليومية ودفتر الأستاذ من الدفاتر المسؤولة عن المعاملات المحاسبية في أي مؤسسة أو منشأة ولكن يختلف دفتر الأستاذ عن دفتر اليومية فى مجموعة من خصائص كما هو موضح في الجدول الآتي:
| وجه الاختلاف | دفتر اليومية | دفتر الأستاذ |
|---|---|---|
| المدخلات | فيشمل دفتر اليومية تفاصيل مثل التاريخ ورقم التسلسل والمعاملات وتُرحل القيود وترحيله إلى دفتر الأستاذ. | تُلخص المدخلات دون الخوض في أية تفاصيل في دفتر الأستاذ. |
| الغرض | الغرض من دفتر اليومية هو تحديد مكان المعاملة وتفاصيل حدوثها والمساعدة فى عمل دفتر الأستاذ. | الغرض من دفتر الأستاذ هو تخزين بيانات المعاملات الإجمالية وتحديد رصيد حسابات المنشأة والمساعدة في إعداد التقارير المالية للمؤسسة وميزان المراجعة. |
| التنظيم | تُنظم حسب تاريخ المعاملة. | تُنظم حسب نوع الحساب. |
| التوازن | ليس بالضرورة موازنة دفتر اليومية. | يجب توازن دفاتر الأستاذ لإعداد التقارير المالية. |
استخدام القيد المزدوج في دفتر الأستاذ العام
ويستعمل دفتر الأستاذ العام من قبل الشركات التي تتبع طريقة القيد المزدوج في الدفاتر، مما يعني أن كل معاملة مالية تؤثر على اثنين على الأقل من حسابات دفتر الأستاذ العام، ويضم كل قيد محاسبي طرف مدين وطرف دائن بحيث تكون الاطراف متطابقة. فمثلًا إذا كان العميل سداد فاتورة بقيمة 200 دولار أمريكي لشركة ما، فيزداد الحساب النقدي للشركة بقيمة 200 دولار أمريكي ضمن الاصول وخصم حساب العملاء بنفس القيمة كطرف دائن. و يكتب بهذا الشكل
200 دولار أمريكي من حساب النقدية
200 دولار أمريكي إلى حساب العميل.
تأثر في قائمة المركز المالي
تعرف قائمة المركز المالي على أنها واحدة من أربع قوائم مالية أساسية. وتعد الحسابات النقدية وحسابات العملاء من ضمن حسابات المركز المالي، والمعادلة الأساسية لقائمة المركز المالي هي كالآتي:
حقوق ملكية = أصول – إلتزامات
ويكون أثر العملية السابقة في قائمة المركز المالي إذ يزداد حساب النقدية ضمن الأصول المتداولة بمبلغ 200 دولار أمريكي وينقص حساب العملاء ضمن الأصول المتداولة بمبلغ 200 دولار أمريكي كذلك.
أمثلة على معاملات قائمة الدخل
من المهم أن تبقى هذه الصيغة متوازنة حتى تكون البيانات المالية دقيقة. ويمكن أن تؤثر المعاملة على كل من قائمة قائمة الدخل والمركز المالي. على سبيل المثال، افترض أن الشركة قامت بدفع فواتير مصروف الكهرباء بقيمة 500 دولار أمريكي لشركة الكهرباء، فسوف يكون القيد المحاسبي على الشكل التالي: زيادة في حساب مصروف الكهرباء ضمن حسابات قائمة الدخل بقيمة 500 دولار أمريكي وانخفاض في حساب النقدية ضمن حسابات المركز المالي – أصول متداولة بقيمة 500 دولار أمريكي.
هناك تقرير مالي آخر مهم وهو قائمة الدخل. تكون صيغة قائمة الدخل هي:
صافي الدخل أو الربح = الإيرادات – المصروفات
الخاتمة
تعرفنا على دفتر الأستاذ العام وهو مجموعة من الحسابات المرقمة في سجلات المحاسبية لدى الشركات، ويؤمن دفتر الأستاذ سجل كامل من المعاملات المالية على مدى حياة الشركة، ويستعمل دفتر الأستاذ العام من قبل الشركات التي تستعمل طريقة القيد المزدوج في الدفاتر، وتُعرف قائمة المركز المالي على أنها واحدة من أربع قوائم مالية أساسية، وتعرفنا على أمثلة على معاملات قائمة الدخل.
