يُعرف المخزون بأنه العمود الفقري للصناعات، وهو العناصر المتوفرة لدى شركة ما في وقت محدد ويشمل المواد الخام والسلع في عملية التصنيع والسلع تامة الصنع وغيرها، وللمخزون أهمية رئيسية للأغراض المحاسبية وذلك من أجل التأكد من الدخل الصحيح لمدة محددة، إذ يلعب دورًا رئيسيًا في تحديد ربح الشركة، وهو أهم عنصر في رأس المال العامل، ويُعد الفائض أو النقص في المخزون ضارًا.
تعريف إدارة المخزون Inventory Management
يُعد المخزون مهمًا في عملية الإنتاج الرئيسية للشركة ويرتبط بها، سواءً كانت شركة تجارية تلعب دور الوسيط في بيع المنتجات الجاهزة ويترتب عليها توفير كافة أصناف المنتجات التي تنوي بيعها، أو شركة صناعية تُصنّع منتجًا معينًا ويترتب عليها توفير كامل المواد الأولية اللازمة في عملية التصنيع.
لذلك لا بد من إدارة المخزون بطريقة صحيحة ومناسبة لطبيعة عمل الشركة والمخزون نفسه، على سبيل المثال، يترتب على الشركات التي تعمل في بيع المواد الغذائية أخذ الاحتياطات اللازمة للتأكد من وجود جميع الأصناف في مخازنها والحرص على تخزينها بطريقة مناسبة بعيدًا عن العوامل التي تؤدي إلى تلفها كالحرارة والرطوبة والانتباه إلى تواريخ صلاحية المنتجات.
يوفّر المخزون في المؤسسات الصناعية المواد الأولية والمستلزمات اللازمة للتصنيع والصيانة بالقدر الكافي لإنتاج الكمية المطلوبة منها، وتكمن أهمية الإدارة السليمة للمخزون في تفادي الخسارات الناتجة عن نقص أو تلف المواد الأولية اللازمة لإنتاج كمية محددة من السلع مما سيضطر الشركة للجوء إلى شراء مخزون طوارئ من هذه المواد ويكون عادةً بسعر مرتفع أو تحدث مشاكل غير متوقعة مع الموردين، ويُعد ذلك فشلًا في إدارة المخزون لما سيحدثه من خسائر أو انخفاضًا في الأرباح على أقل تقدير.
أهمية تصنيف المخزون
تُعرف عملية تصنيف المخزون بأنها عملية تنظيم وتجميع أصناف المخزون بناءً على خصائص معينة. تلعب هذه العملية دورًا مهمًا في أي شركة، إذ يساعد تصنيف المخزون اعتمادًا على درجة أهمية إعطاء الأولوية لعناصر ما في المخزون وإدارة تلك العناصر بعناية، كما يساعد بطريقة صحيحة في تفادي هدر الموارد الثمينة في إدارة العناصر الأقل أهمية، لذلك يجب تصنيفه بطريقة منطقية حتى تسهل إدارته والتحكم به تحكمًا صحيحًا.
يساعد تصنيف المخزون بالإضافة إلى ذلك في:
- تحسين دقة الأرقام للشركة: يُسهّل تجميع العناصر المتشابهة معًا تتبع المخزون وحسابه، مما يؤدي إلى تحسين الدقة في سجلات المخزون.
- تنظيم أفضل للمستودعات: يسهل تحديد موقع المخزون المصنّف بطريقة صحيحة والوصول إليه، مما يؤدي إلى تحسين الكفاءة والإنتاجية.
- المساعدة في اتخاذ القرارات: تسمح بيانات المخزون الدقيقة والشركة للمديرين باتخاذ قرارات مستنيرة بشأن الإنتاج والمبيعات والشراء.
- تحديد المشاكل بسرعة: يساعد المخزون المصنّف الشركة على تحديد المخزون البطيء أو الزائد، مما يسمح للشركة بتقليل تكاليف النقل عن طريق البيع أو التخلص من المخزون الفائض.
- تحسين خدمة العملاء: يؤدي وجود مخزون جيد التنظيم في متناول اليد إلى تحسين رضا العملاء عن طريق تقليل أوقات الانتظار للمنتجات وتحسين تجربة التسوق الشاملة.
أنواع المخزون
يحتاج المدراء وأصحاب الأعمال إلى معرفة أنواع المخزون المختلفة، إذ يساعد فهم هذه الأنواع في تخطيط وإدارة والميزانية بطريقة أفضل، وبالتالي سيتمكنوا من تلبية الطلب والازدهار في السوق.
نستطيع حصر المخزون ضمن ثلاث تصنيفات رئيسية، وهي كالآتي:
- المواد الأولية والخامات: تدخل في تصنيع المنتجات والسلع الأساسية للشركة.
- السلع نصف المصنعة: لا تصلح للبيع، فهي لا تزال في منتصف مراحل التصنيع.
- السلع الجاهزة: تُباع هذه السلع للمستهلك مباشرة، فهي اجتازت مراحل التصنيع جميعها ويمكن الاستثمار فيها.
أما إذا أردنا فهمًا شاملًا لكافة أنواع المخزون المختلف بحسب الصناعة ونموذج الأعمال وطبيعة المنتجات، فهي:
- مخزون المواد الخام Raw Materials
تُعد المواد الخام ضرورية لأي عمل تجاري، إذ إنها مكوّنة من المواد التي تُستخدم في النشاط التجاري لإنتاج سلعة ومنتجات خاصة وإنهائها. وإذا لم يكن لدى الشركة نظام لتتبع إمداداتها من المواد الخام، فلا يمكنها التنبؤ بدقة بما ستنتجه خلال الربع أو العام المقبل.
- مخزون العمل الجاري
يتكون مخزون العمل الجاري من البضائع النهائية جزئيًا، أي تلك البضائع التي لم تكتمل بشكل نهائي، كما يشمل هذا النوع من المخزون المواد الخام عادةً التي أُصدرت للمعالجة الأولية، فعلى سبيل المثال، على فرض أننا نملك شركة لإصلاح السيارات، ستكون وسادات الفرامل جزءًا من العمل، كما يشمل العناصر الموجودة في الإنتاج والمكونات والعمالة والنفقات العامة وحتى مواد التعبئة.
- مخزون البضائع النهائية Finished Goods
يشمل مخزون البضائع النهائية أي منتجات كاملة جاهزة للتسويق والبيع، ويُطلَق عليه أيضًا مخزون تام الصنع.
- مخزون مواد التعبئة والتغليف Packing and Packaging Materials
تستخدم الشركة هذا المخزون لتعبئة وشحن البضائع الجاهزة، وتندرج مواد التعبئة عادةً في واحدة من ثلاث فئات وهي:
- التعبئة الأولية: هي الصندوق أو الحقيبة أو أي مادة أخرى تحيط بالمنتج خلال عرضه للبيع بالتجزئة.
- التعبئة الثانوية: هي الصندوق أو الحقيبة أو أي مادة أخرى تُستعمل لتخزين ونقل المنتج.
- التعبئة المتنوعة: هي جميع العناصر الأخرى التي تُستخدم لتخزين ونقل المنتج بخلاف مواد التعبئة الثانوية.
- مخزون مستلزمات الصيانة والإصلاح والتشغيل
توضع هذه العناصر للحفاظ على المهام في عملية الإنتاج، وتكون هذه السلع عادةً مكونًا أساسيًا في عملية الإنتاج ولكنها ليست جزءًا مباشرًا من المنتج النهائي، وتشمل القفازات والأدوات ومواد التعبئة …إلخ، إلى جانب اللوازم المكتبية مثل المواد الرئيسية والأقلام وأقلام الرصاص والحبر وورق النسخ، وجميع الأجزاء الصغيرة الأخرى.
- مخزون قيد التوصيل In-Transit Stock
مخزون قيد التوصيل هو أي مخزون ينقل حاليًا بين الشركات المصنعة أو الموزعين أو تجار التجزئة أو أي وجهة أخرى. كلما كبرت عمليات الشركة زاد مخزون قيد التوصيل التي يجب عليها إدارته وذلك في معظم الحالات.
على سبيل المثال، لنفترض لدينا شركة إلكترونيات مصدر مكوناتها من دولة تايوان، وتصنع منتجاتها في مصر، ثم توزعها على العديد من تجار التجزئة في جميع أنحاء الدول العربية. سيكون المخزون الموجود في الطريق بين مصر وتايوان هو المخزون قيد التوصيل.
يتطلب مخزون قيد التوصيل أنظمة إضافية لإدارته وتتبعه لأنه يؤدي في بعض الأحيان لزيادة التكاليف العامة والنقل والتحمل زيادةً كبيرة. كلما استغرق الأمر وقتًا أطول قبل بيع المخزون، زادت تكاليف هذا المخزون الذي يحقق التدفق النقدي للشركة.
لحساب المخزون قيد التوصيل يمكننا استخدام المعادلة التالية:
مخزون قيد التوصيل = المهلة الزمنية × معدل الطلب
استكمالًا لمثال شركة الإلكترونيات السابقة أن المهلة الزمنية للإلكترونيات هي أربعة أسابيع وأنها تطلب 1000 وحدة من الإلكترونيات كل أسبوع، سيكون مخزون قيد التوصيل 4000 وحدة.
أهمية مخزون الأمان للشركة
يُعد مخزون الأمان Safety Stock للشركة هو مقدار المخزون الذي تحتفظ به الشركة في متناول اليد والذي يتجاوز ما يحتاجه العملاء لتلبية الطلب المنتظم والطبيعي، وتُخصص أنواع المخزون المعينة للحماية في حالات عدم اليقين في العرض والطلب وذلك من خلال مراقبة المخزون وتتبعه والتحكم الجيد بالميات، ويُعد هامش الأمان من أهم الطرائق التي يمكن اعتمادها من أجل تجنّب انخفاض أو زيادة المخزون.
يوفر مخزون الأمان تفادي عدد الأشياء التي يمكن أن تكلف نفقات إضافية وكذلك حالات انخفاض موثوقية التسليم، والمكونات ذات الجودة الرديئة، وهي:
- الطلبات المتأخرة.
- نفاد المخزون.
- انتظار العميل لدورة الإنتاج التالية لاستلام المنتج.
- إرسال العميل لمكان آخر للعثور على المنتج.
لذلك فمخزون الأمان هو ذلك المخزون الإضافي الذي تصنعه أو تشتريه الشركة وتخزّنه لتغطية الأحداث غير المتوقعة، فبالرغم من أنه يمثّل تكاليف إضافية نوعًا ما إلا أن هذه التكاليف تدعم رضا العميل، وتتجنب المشاكل غير المتوقعة.
يجب على الجهة المسؤولة عن إدارة المخزون الأخذ بالحسبان العوامل الخارجية التي من شأنها خلق مشاكل في سلسلة التوريد المعتمد عليها في الحصول على المنتجات اللازمة، وانخفاضه يعني احتمالية عدم قدرة الشركة على تقديم الخدمات والمنتجات لزبائنها والذي يؤدي إلى انخفاض المبيعات نتيجة لخسارة هؤلاء الزبائن إضافة إلى الرواتب المدفوعة والتي ستذهب سُدى نتيجة توقفهم عن العمل.
تكاليف الاحتفاظ بالمخزون
تفحص الإدارة تكلفة المخزون كجزء من تقييمها لمقدار المخزون الذي يجب الاحتفاظ به في متناول اليد. وتتضمن التكاليف تكاليف طلب المخزون والاحتفاظ به، بالإضافة إلى إدارة الأعمال الورقية ذات الصلة، كما يؤدي هذا إلى تغييرات في معدل استيفاء الأمر للعملاء عند مراقبة المخزون، بالإضافة إلى الاختلافات في تدفق عملية الإنتاج، وتُصنّف تكاليف المخزون كالتالي:
- تكاليف طلب المخزون Ordering Costs
تكاليف الطلب هي التكاليف المرتبطة بتقديم طلب منتج من المخزون. تشمل هذه التكاليف تكلفة إعداد الطلب وتقديمه، بالإضافة إلى أي تكاليف نقل مرتبطة بإحضار المخزون من المورد إلى موقع تخزين الشركة. كما تتضمن أي رسوم لخدمة التوصيل السريعة.
- تكاليف الاحتفاظ بالمخزون Holding Costs
تتعلق هذه التكاليف بالمساحة المطلوبة للاحتفاظ بالمخزون، وتكلفة الأموال اللازمة للحصول على المخزون، وخطر الخسارة عن طريق تقادم المخزون، وتشمل تكاليف الاحتفاظ بالمخزون ما يلي:
- تكلفة المساحة: تشمل إهلاك المستودعات والتأمين على المنتجات في المستودع والصيانة وتكلفة المرافق وموظفي المستودعات ورفوف التخزين ومعدات مناولة المواد.
- تكلفة التقادم: هي التكلفة الناتجة عن عدم استخدام بعض أنواع المخزون أو تعرضها للتلف خلال التخزين.
- تكلفة ثمن المخزون: هي تكلفة الفائدة المتعلقة بالأموال المستخدمة لدفع ثمن المخزون، وتمثّل هذه التكلفة دخل الفوائد الضائعة المتعلقة بالأموال المخصصة إذا لم يكن على الشركة ديون.
- التكاليف الإدارية للمخزون
هي أجور أو تكاليف موظفي محاسبة التكاليف، وهم المسؤولون عن تجميع تكاليف المخزون وتكلفة المنتجات المباعة، والاستجابة لطلبات تحليل المخزون الأخرى.
طرائق استخدام الذكاء الاصطناعي في إدارة المخزون
تُستخدم خوارزميات الذكاء الاصطناعي Artificial Intelligence لتحسين الجوانب المختلفة لإدارة المخزون. وبالفعل وظّفت الكثير من الشركات إمكانيات الذكاء الاصطناعي في تحسين إدارة المخزون، ومن بين هذه الشركات شركة أمازون، إذ وظفت الذكاء الاصطناعي في:
- توقّع الطلب على المنتجات: تستخدم أمازون خوارزميات التعلّم الآلي للتنبؤ بالطلب على المنتجات بناءً على البيانات التاريخية للطلبات، مثل اتجاهات المبيعات والبحث. يساعد ذلك على تحديد مقدار المخزون الذي يجب الاحتفاظ به في متناول اليد ومتى يطلب زيادة المخزون.
- تحسين أداء مراكز الشحن النهائي: تستخدم أمازون الذكاء الاصطناعي لتحسين مراكز التنفيذ الخاصة بها، وهي المستودعات النهائية التي تجهّز فيها الطلبات وتُشحن للعملاء. تتنبأ خوارزميات الذكاء الاصطناعي الخاصة بالشركة بالطلبات التي من المحتمل أن تُقدّم وبأي ترتيب، وتعيين المهام للعاملين في مراكز التنفيذ وفقًا لذلك، مما يقلل أوقات المعالجة.
- تحسين كفاءة المستودعات: تستخدم أمازون الذكاء الاصطناعي لتحسين كفاءة عمليات المستودعات. على سبيل المثال، طوّرت الشركة أنظمة روبوتية يمكنها المساعدة في مهام مثل فرز وتنظيم المنتجات ونقلها في جميع أنحاء المستودع.
- تقليل فقدان أو سرقة المخزون: هو فقدان المخزون بسبب عوامل مثل السرقة أو التلف أو الأخطاء في عملية العد والجرد، ويُعرف أيضًا بانكماش المخزون. تستخدم أمازون الذكاء الاصطناعي للكشف عن الأنماط والشذوذ في بيانات المخزون الخاصة بها والتي تشير إلى الانكماش، ويمكنها بعد ذلك اتخاذ إجراءات لمنع ذلك.
- تحسين توصيات المنتج: تستخدم أمازون الذكاء الاصطناعي لتخصيص توصيات المنتجات لعملائها بناءً على سجل الشراء وسلوك التصفح والمخزون القريب من العملاء، ويساعد هذا على زيادة المبيعات وتحسين تجربة العملاء من خلال اقتراح المنتجات ذات الصلة والموجودة في المخازن القريبة مما يقلل من وقت الشحن.
الخاتمة
تعرفنا على ماهية المخزون وكيفية إدارته وأهمية تصنيفه وأنواعه، كما اطلعنا على أهمية مخزون الأمان للشركة بالإضافة إلى تكاليف الاحتفاظ بالمخزون، بالإضافة إلى التعرّف على طرائق استخدام الذكاء الاصطناعي في إدارة المخزون.
