طرق لزيادة الكفاءة الانتاجية في العمل 

يطمح جميع مُلاك المؤسسات التشغيلية بزيادة الكفاءة الانتاجية لديهم، وهناك مجموعة مختلفة من العوامل التي يمكنها أن تؤثر على إنتاجية المؤسسة، ولكن تُصنف بيئة العمل الفعلية المحيطة المؤثر الأكبر لإنتاجية المؤسسة، فهي تؤثر على المزاج وعملية صنع القرار والصحة الجسدية، إذ تعد بيئة العمل التي ننشأها ونقضي بها يومنا مهمة للغاية، ولأنه من الضروري تحسين العمل باستمرار؛ كتحسين الأجهزة المحمولة، يجب التأكد من تحسين ظروف وبيئة العمل، فليس من الضروري أن تكون هذا الإجراءات لتحسين بيئة العمل كثيرة، فهي مجموعة من الخطوات البسيطة التي تعود علينا بالفائدة.

خلق ثقافة الإنتاجية

يجب ألّا تضم بيئة العمل موقعًا وظروفًا مادية فقط، بل يجب أن تشمل أيضًا العمليات والإجراءات، ويجب أيضًا إدخال الثقافة الإنتاجية في العمل، وعلينا أن نسأل أنفسنا دومًا، ما هو شعورنا عندما جلوسنا في المكتب؟ ويجب أخذ الإجابة عن هذا التساؤل بعين الاعتبار فإن المكتب هو أول مكان يجب أن تُنشئ فيه ثقافة تساعدنا على زيادة الكفاءة الإنتاجية. هناك بعض الاقتراحات للتغير من بيئة المكتب والتي بأمكاننا البدء في تنفيذها وهي كالآتي:

• يجب تحدد الأهداف لمعرفة الهدف مما نفعله، وبلغة أدق؛ أُخبر الفريق وأصحاب المصلحة الأساسيين عن هذه الأهداف.
• التحدث عن الأهداف بوضوح، ووضع أهدافًا فردية لكل عضو في الفريق، فيمكن أن تتيح الأهداف والمهام المحددة جيدًا للجميع معرفة كيفية إسهامهم أكثر، وإخبار الجميع بالتعاريف الموضحة للشركة وإخبارهم أيضًا بما يحدث بالضبط في مرحلة الانطلاق.
• تشجيع التعاون بين أعضاء الفريق، إذ يمكننا تعزيز وتقوية التعاون عن طريق جدولة جلسات العصف الذهني وإنشاء المستندات التشاركية.
• دعم الفريق بأخذ فترات راحة متكررة لكي يحافظوا على نشاطهم.
• التفكير في تغيير المشهد أو الروتين داخل بيئة المكتب للمساعدة على تجنب الأخطاء المحتملة لكل شخص.
• توفير التعليم والأدوات والموارد المناسبة حتى يتمكن الجميع من إكمال أعمالهم، سواء من خلال العروض التوضيحية والدلائل المهنية أو فرص التدريب والتطوير المهني.

إدارة الوقت تساعد على رفع إنتاجية العمل

إذا لم يكن لدينا مشرف مباشر يقف فوق مكتبنا لمشاهدة شاشة جهاز الكمبيوتر الخاص بنا، فلا يوجد شيء يمنعنا من إلقاء نظرة سريعة على حسابتنا على فيسبوك Facebook أو تصفح الإنترنت، ولذلك من الخطوات المهمة لزيادة الإنتاجية هي إيجاد طريقة لإدارة الوقت الذي نقضيه على مواقع التواصل الاجتماعي، ويمكن أن يساعدنا استخدام أدوات تعقب الوقت مثل: Nutcache أو Toggle في معرفة مقدار الوقت الذي تكرسه لمشروع واحد، مما يشجعنا على التركيز لإكمال كل مهمة في الوقت المناسب، إذ يصعب علينا تصفح Instagram عندما نعلم أننا نقترب من نهاية الوقت المحدد. يجب التخطيط لتأدية أصعب الأعمال خلال أكثر الأوقات إنتاجية في اليوم.

جعل إدارة التقويم من الأولويات

يمكن ألّا تكون إدارة التقويم في أعلى قائمة مهامنا، ولكن هذه هي الطريقة الوحيدة لنبقى نحن و والفريق في ذروة الإنتاجية، وتمنع إدارة الوقت والجدولة الزمنية أي شخص داخل المؤسسة من إضاعة الوقت، ولحسن الحظ، فإن إنشاء وإدارة تقويم الفريق ليس محاولة فاشلة في حال اتبعنا الخطوات التالية:

• نسمح لشخص واحد بأن يكون مسؤولًا عن التقويمات المشتركة لتجنب أي تعارض.
• التقليل من عدد المهام التي يعالجها كل أعضاء الفريق.
• استخدم الترميز اللوني في التقويم الخاص بنا ليساعدنا على التمييز بسرعة بين المهام والأحداث المختلفة.
• نضع ساعة أمام الجميع في المكتب للعمل بسلام دون انقطاع.
• جدولة وقت إضافي بين الاجتماعات.
• إنشاء اجتماعات أكثر إنتاجية من خلال التأكد من أن عقد الاجتماع ضروري، وجعل الاجتماعات قصيرة ومختصرة.
• لا نُضيف أي أحداث في اللحظة الأخيرة إلى تقويم الفريق.
• تضمين العطلات والفترات الزمنية المحددة لها حتى لا يكون هناك أي تشويش بشأن المواعيد النهائية أو أوقات الاجتماعات، ويمكن أن يتطلب العمل في فترة زمنية محددة إلى التحدث بطريقة عسكرية، أي بدلًا من قول الرابعة مساءً؛ ستقول 16:00، فإن استخدام الوقت العسكري لن يترك سوى القليل من الشك فيما يرتبط بالوقت المشار إليه بالضبط.
• مراجعة التقويم الخاص بنا وإجراء أي تعديلات حسب الحاجة.
• استخدم برامج التقويم مثل: Microsoft Calendar و Google Calendar لتساعدنا في إدارة الوقت، والتأكد من عدم الذهاب إلى الخارج أثناء العمل، وتقسيم عدد الأدوات التي نستعملها على عدد قليل أساسي والطلب من الجميع التنسيق جماعيًا.

من المستحيل إنجاز الأمور عندما لا نكون مسلحين بالمعدات والأدوات والموارد المناسبة، ويجب أن يكون لدينا نحن والموظفون كل ما يلزم لأداء الواجبات. علاوة على ذلك يجب أن يكون الفرق قادرًا على معالجة أي استفسارات أو أسئلة بسرعة دون المرور بأي عوائق. فمثلًا، يجب أن تكون هناك مستندات تشاركية تستجيب لمشاكل استكشاف الأخطاء وإصلاحها.

تجنب الاجتماعات غير المفيدة

يساعدنا هذا الأسلوب في العمل على التقليل من احتمالية هدر الوقت مما يؤدي إلى زيادة الكفاءة والانتاجية للشركة، فمثلًا يرى رائد الأعمال إيلون ماسك Elon Musk صاحب عدة شركات مثل تسلا وسبيس إكس وتويتر بأن الاجتماعات الكثيرة تنعكس سلبًا على الشركات الكبرى ويتفاقم الموضوع مع مرور الوقت. يمكن ألّا يكون لدينا قدرة كبير على التحكم في الاجتماعات إذا لم نكن في وضع إداري، ولكننا نفعل ما في وسعنا لقطع أي اجتماعات غير مجدول والنتائج مفهومة مسبقًا، وسوف نندهش من الوقت الذي سنكتسبه نتيجة ذلك.

التركيز على المهام الضرورية وتجنب الادارة الدقيقة

يجب تركيز الاهتمام على المهام الضرورية في العمل لتحقيق الاستفادة القصوى من الوقت وبالتالي زيادة الانتاجية أكثر، وأحيانًا يمكن أن تسبب المهام نفسها ضياع للوقت، لذا يجب أن نتأكد من أننا نركز على المهام التي تستحق عن طريق إنشاء قائمة يومية بالمهام الضرورية التي تحتاج إلى إكمالها، وبمجرد الانتهاء من المهام الأكثر أهمية، يمكننا إنجاز العمل الثانوي بدون الشعور بالذنب.

في حال كنا نحن أصحاب العمل والمؤسسين الشركة الناشئة التي لازالت في مرحلة الانطلاق، فيجب أن نتخلص من هاجس كل التفاصيل الصغيرة والتدقيق على جميع الأمور للفريق؛ لأن ذلك له نتائج معاكسة؛ لذا يجب ترك زمام الأمور قليلًا وندع الفريق يعمل كيفما يحلو لهم في حدود المعقول بالطبع، ويجب تحديد العمل وتَوَقُع إنجازه، ولكن لا نهتم لكيفية إنجازه.

إعادة تصميم المكتب

تلعب الظروف المادية والبيئة لمكان العمل دورًا في زيادة الإنتاجية، ويمكن أن يكون حان الوقت لإصلاح المكتب الخاص بنا، أو إجراء بعض التعديلات في تصميمه. فيما يلي بعض أفضل المجالات التي يجب التركيز عليها:

• جعل القدر الأكبر من الإضاءة إضاءة طبيعية، فقد وجدت الأبحاث التي أجراها المختبر الوطني للطاقة المتجددة أن الأشخاص الذين يعملون في الإضاءة الطبيعية استمر تركيزهم في المهمة لوقت أطول بنسبة 15% من الذين يعملوا في الإضاءة الاصطناعية فقط.
• اختيار الألوان المناسبة للمكتب، على سبيل المثال: يعد اللون الأصفر مثاليًا للإبداع، في حين أن الألوان الهادئة مثل الأخضر والأزرق تكون مريحة ومُهدئة.
• وضع النباتات في جميع أنحاء المكتب والسماح للفريق بتزيين مناطقهم والمساحات الشخصية كما يحلو لهم.
• الحفاظ على درجة الحرارة عند حوالي 22 درجة مئوية.
• إضافت معطر الجو، إذ تًُقلل رائحة الليمون الأخطاء بنسبة 54 بالمئة.
• إنشاء تصميم مريح لمكان العمل لتفادي الإصابة بتوتر العين والنفق الرسغي؛ وهو ممر ضيق داخل المعصم يتكون من العظام على الجزء السفلي والرباط الرسغي على القمة.
  من الجيد أن يكون لدينا مجموعة مختلفة من أماكن العمل لمختلف المهام، على سبيل المثال، تعد المناطق غير الرسمية مثالية للقراءة والتواصل الاجتماعي والقراءة، بينما توفر الحجرات الخصوصية مكانًا أفضل عندما تحتاج إلى التركيز.

تقليل الضوضاء لزيادة الإنتاجية

يساعد العمل في أجواء الهدوء والصمت على رفع إنتاجية العمل يُفضل العمل بصمت، ويحتاج المدرب إلى ضبط هذا القرار وإيضاح التعليمات، ويُوصي بعقد مؤتمر منفصل للاجتماعات بصوت أعلى؛ إذ يختلف ذلك من شخصٍ لآخر فالكثير من الأشخاص يعملون بطريقة أفضل عندما يكون هناك ضجيج في مكان العمل مثل، الموسيقى أو الأشخاص الذين يتحدثون، وهناك أشخاص يفضلون الأجواء الصامتة تمامًا. لذا يجب أن نأخذ وقتنا لتحديد نوع البيئة الأفضل لنا ولموظفينا.

تمتلئ جميع المكتب بالضوضاء التي تتراوح بين إشعارات الهواتف الذكية وزميل العمل الثرثار إضافة إلى الاجتماعات. ويجب أن نتعرف على ما يشتت انتباهنا و يجب الانتباه لفريق العمل أكثر من غيره، وعند تسليط الضوء على المشكلة، عنا نستطيع البحث عن الحلول وأفضل الطرق لإيقاف هذه الانحرافات في مساراتها والتركيز على زيادة الإنتاجية في العمل.

العمل بعيداً عن ضوضاء تطبيقات الهاتف

تمتلك جميع الهواتف الذكية تقريبًا ميزة عدم الإزعاج وعلى الرغم من أنها مصممة للنوم الخالي من الإلهاء، إلا أنها يمكن أن نستفيد منها في العمل. فما علينا سوى تشغيل وضع عدم الإزعاج في أي وقت نحتاج فيه إلى التركيز، وتقلل هذه الميزة التشويش كثيرًا وتجعل الجو خالي من التنبيهات الخارجية التي تسبب الإلهاء عن العمل فيؤدي في النهاية إلى زيادة إنتاجية العمل.

الحفاظ على مساحة العمل الخاصة بك نظيفة ومنظمة

لا يوجد شيء خاطئ في القليل من الفوضى، ويمكننا أن نبدع في بيئة فوضوية لكن لا يجب أن نعمل في بيئة غير نظيفة، لذا يوفر لنا الوقت عندما نحافظ على مساحة العمل الخاصة بنا نظيفة ومنظمة، لأننا لا نبحث عن عناصر في غير مكانها الصحيح، وسوف نمنع العقل من التشتت في تلك الفوضى. ومن المحتمل أن يكون المكتب المنظم أفضل للصحة أيضًا.

التركيز على الصحة وأخذ استراحة

عندما نعتني بأنفسنا عن طريق ممارسة الرياضة وتناول طعام صحي والحصول على قسط كافٍ من النوم، سوف نحصل على الطاقة والنشاط للوقوف على مدار اليوم، ونستطيع مساعدة الفريق عن طريق تطبيق برنامج صحي وملء المكتب بالوجبات الخفيفة الصحية وإرسالها بالبريد على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع، وتوفير معدات التمارين الرياضية في غرف الاستراحة أو على نطاق واسع، ودع فريق العمل يرانا أننا نخسر القليل من الوزن، أو نركب الدراجة الثابتة أثناء فترات الراحة، ليرونا وبصفتنا رؤساء للعمل إلا أننا نأخذ استراحة ووجبة غداء صحية حتى يشعر الفريق بحرية تأدية نفس الشيء الذي نفعله.

على الرغم من أنك لا تريد تضييع الوقت بعمليات التشتيت المتكررة، فإن أخذ فترات راحة مخططة سوف تساعد في الحفاظ على التركيز والتخلص من التوتر مما يزيد الإنتاجية في العمل، لذا يجب تجريب طرقًا مثل، Pomodoro Technique والتي تقترح تقسيم المهام الكبيرة إلى أجزاء أقصر وأكثر قابلية للإدارة وذلك لوضع بعض محطات الراحة المجدولة في اليوم.

يُحدث إخلاء مساحة العمل المعتادة والابتعاد عن المكتب فرقً كبير، فسواءً كان ذلك يعني العمل عن بُعد؛ الذي أظهر زيادة في الإنتاجية، أو مجرد التنزه أو المشي عند الشعور بالتشتت، كل ذلك يُحسن الحالة الذهنية ويزيد نسبة التركيز.

اسمح للآخرين بمساعدتك

عند المحاولة أن نكون موظفين فائقين الإنتاجية، يمكن أن يكون من المغري أن نستحوذ أكثر مما نستطيع التفكير والعمل، ولكن يؤدي ذلك الاستحواذ على العمل إلى الإرهاق بسرعة كبيرة. فسنكون أكثر فاعلية إذا سمحنا لفريقنا بالعمل كما يجب، مع مشاركة كل الأعضاء، وأن نتعلم أن نثق بأعضاء الفريق ومدخلاتهم عوضًا من هدر طاقة والاهتمام باستمرار بكل التفاصيل الدقيقة، وبالتالي توفير الكثير من الوقت وتقليل الإلهاء، وتحقيق المزيد من التركيز والمزيد من فرص التعلم للفريق وكلها تعني المزيد من النجاح.

الاستفادة من قوة الإيجابية

تعد بيئة العمل السعيدة والإيجابية بيئة عمل أكثر إنتاجية، ومثل معظم العناصر الأخرى في هذه القائمة، من السهل إسعاد الموظفين وإرضائهم من خلال ما يلي:

• تقديم العديد من التعزيزات الإيجابية لأعضاء الفريق.
• إظهار الامتنان لكل العمل الشاق الذي فعله الجميع.
• الاحتفال بالفوز والأحداث مثل أعياد الميلاد.
• الاستمتاع في المكتب عن طريق ممارسة الألعاب أو الذهاب في مغامرات جماعية.
• مجرد تأدية الترحيب “مرحباً” يجب أن ترافقها الابتسامة دومًا.
• الانخراط في أعمال عشوائية لطيفة مثل إقامة حفل بيتزا كمكافأة أو مفاجأة.
• تحسين ذكائنا العاطفي بحيث تستجيب بالطريقة المناسبة.

الخاتمة

تعرفنا على الأمور التي تزيد الكفاءة الانتاجية وهي مجموعة التحسينات الدقيقة ليومنا من أجل الحفاظ على التركيز وبالتالي تتقدم قائمة المهام الخاصة بنا بسلاسة، وعلى الرغم من أن الوظيفة تشعرنا أحيانًا بالإرهاق، إلا أن تنفيذ واحدة أو اثنتين من هذه الحيل يمكن أن يكون له تأثير كبير على فعالية وجودة العمل.