تُعد الرقابة عنصرًا مهمًا وأساسيًا في الإدارة ويجب ممارستها على جميع المستويات وعلى صعيد كل الأنشطة والأعمال في الشركة، ومن ضمنها نشاط التخزين والذي يُعد من الأنشطة الرئيسية في المشروع، إذ لا يمكن تسيير الأعمال المخزنية بطريقة تضمن توفير المواد باستمرار ومنع توقف الإنتاج وتجميد رأس المال وحدوث تلاعب في المخزون إلا إذا توافرت الرقابة الجيدة التي تعتمد على الأسس العلمية في متابعة وتقويم الأعمال المخزنية وتصحيح أي خطأ يحدث خلال ممارسة هذه الأعمال أو تلافيه قبل حدوثه.
ما هو الرقابة على المخزون Inventory Control؟
تُعرف رقابة المخزون Inventory Control بأنها نشاط لمتابعة سير الأعمال المخزنية والتأكد من سير الأمور في الواقع العملي مطابقة لما يريد إتمامه صاحب العمل، ويهدف هذا النشاط عمومًا إلى التأكد من سلامة وضع وتنفيذ الخطط والبرامج والسياسات المتعلقة بالتخزين، وسلامة إجراءات الاستلام والصرف، وضمان استمرارية تدفق المواد بما يلبي احتياجات المشروع، والتأكد من أن تكاليف التخزين عند أدنى حد لها، وأن المخزون لا يتعرض للسرقة أو التلف أو التقادم، وأن المواد تُحفظ تبعًا للنظام المخصص لها.
تحظى رقابة المخزون بأهمية كونها جزء أساسي من إدارة المخزون الفعّالة التي يمكن عن طريقها متابعة أعمال الآخرين وتقويمها وضبطها، ومعالجة الظواهر السلبية كالسرقة والاختلاس والإسراف باستخدام المواد، وتصحيح الأخطاء التي يقع بها الإنسان الطبيعي خلال العمل، والمساعدة في تحقيق الأهداف عن طريق ضبط الجهود وتحديد مسارها، ومعالجة مختلف أشكال التسيّب والانحرافات التي تثبط وتعرقل الهمم وتنشر التراخي بين العاملين، كما أنها تساعد على توفير البدائل والأساليب الحديثة لحل المشاكل القائمة وتلافي المشاكل المتوقّع حدوثها، وضمان سلامة اتخاذ القرارات وتنفيذها بأفضل صورة ممكنة والتأكد من أنها محل احترام الجميع، بالإضافة إلى دور الرقابة أيضًا في اكتشاف الحاجة لتطوير العمل أو الأفراد أو الإمكانات المرتبطة بالنشاط المخزني.
أهمية الرقابة على المخزون
تكمن أهمية الرقابة على المخزون في تحقيق العديد من المنافع منها:
- الاحتفاظ بالكمية المناسبة للمخزون السلعي وتفادي الاستثمار في كميات كبيرة لتجنب الخسائر أو تخزين كميات قليلة والذي يتسبب في تعطّل حركة الإنتاج.
- رصد مدى الطلب على السلع والتعرّف على أكثر وأقل السلع مبيعًا مما يساعد في وضع آليات لتحسينها وزيادة الطلب عليها.
- التخلّص من المخلفات وباقي السلع التي تسبب تكدس وتُحدث تلف في المخزون من السلع الأخرى.
- المساعدة في جدولة الإنتاج بما يتناسب مع حجم المبيعات والطلب على السلع.
- إعداد ووضع برامج للإنتاج والبيع والتخزين.
- تحديد نوعيات وكميات المواد اللازمة لاستمرار خطط الإنتاج.
- إحباط عمليات السرقة وكشفها ورصد أية مخالفات يرتكبها مسؤولي المخازن.
أنواع الرقابة على المخزون
تتعدد وتختلف أنواع الرقابة على المخزون تبعًا لأهداف الرقابة، فمثلًا تُصنّف الرقابة على أساس الزمن إلى رقابة وقائية أو قبلية ورقابة أثناء التنفيذ ورقابة بعد التنفيذ، وعلى أساس المصدر إلى رقابة داخلية ورقابة خارجية، وعلى أساس الأهداف إلى رقابة إيجابية ورقابة سلبية، وعلى أساس مجال الرقابة إلى رقابة إدارية ورقابة فنية ورقابة مالية، وتُعد الرقابة الأهم هي الرقابة النوعية، والرقابة الكمية، ورقابة التكلفة، والرقابة الزمانية وسنشرحهم كالتالي:
- الرقابة النوعية Quality Control
يهدف هذا النوع من الرقابة إلى التأكد من أنواع ومواصفات الأصناف التي تُستلم أو تُصرف أو تُحفظ في المخازن، ومدى مطابقتها للمواصفات المُتفق عليها والمحددة في العقود ومحاضر الفحص، وتُرمّز الأصناف وتنمط بغرض ضبط النوع ومراقبته، ويُراقب هذا النوع عن طريق الفحص الفعلي والتأكد من عدم الخطأ أثناء الاستلام أو حدوث تلف أو اختلاط أو استبدال، أو خطأ أثناء الحفظ، أو من وجود أصناف كاسدة أو راكدة أو منتهية الصلاحية أو لا تصلح للإنتاج أو منخفضة الجودة لا تصلح لإنتاج خدمة أو سلعة منافسة في السوق.
- الرقابة الكمية Quantitative Control
يشمل هذا النوع كلّ من الرقابة المباشرة على مقدار الوحدات المستلمة أو المخزنة من كل نوع، وذلك من خلال طريقتين هما إما عقد التوريد في حالة الاستلام أو بطاقة الصنف أو السجلات المخزنية في حالة الجرد، والرقابة الدفترية الشاملة لمقادير الأصناف المخزنة، والرقابة عن طريق الجرد، ورقابة الإدارة العليا دوريًا أو حسب الظروف، والتأكد من مقادير وقيم المخزون من الأصناف المتنوعة ومدى مطابقتها لمستويات التخزين المحددة والأرصدة الدفترية مع ما هو متاح في الواقع العملي من الأصناف المتنوعة والموردة للمخازن أو المصروفة منها.
يُكتشف عن طريق هذا النوع من الرقابة أي ركود أو اختلاف أو نقص في عدد الوحدات سواءً عند استلام المواد أو حفظها ثم معالجة ذلك وتجنب حدوثه في المستقبل.
- رقابة الكلفة Cost Control
يركّز هذا النوع من الرقابة على التكلفة والعائد الخاص بكل صنف من المخزون، ويهدف إلى ضبط عملية الاستثمار في المخزون وتخفيض تكاليف الشراء والمناولة والنقل والتأمين والاستلام والفحص والتآلف والعادم والتكاليف الناجمة عن عدم توفر المواد وما ينجم عنها من خسائر معنوية ومادية للشركة، ويكون ذلك عن طريق التعرّف على حجم الاستثمار والتكاليف المتنوعة المتعلقة بالمواد المخزّنة ومدى اتفاق التكاليف الفعلية مع التكاليف المحددة مسبقًا ومنع أي انحراف يحدث في هذا المجال.
- الرقابة الزمانية Temporal Control
تحدد الرقابة الزمنية المدة لإعادة الشراء وزمن التخزين للصنف حتى لا يتلف عند مضي المدة ومدة استعمال الأصناف ومواعيد الجرد وزمن إنجاز كل عنصر من عناصر العمل والذي يُترجم إلى شكل برنامج زمني …إلخ، إذ تمثل هذه الفترات الأساس الذي يُتابع على ضوئه سير العمل في المخازن وتلافي تأخير الشراء وتقادم المواد أو انتهاء صلاحيتها أو تجاوز المدة المحددة لاستخدامها، وبالتالي تجنيب الشركة المشاكل الناتجة عن ذلك.
مراحل الرقابة على المخزون
تمر عملية الرقابة على المخزون بثلاث مراحل أساسية وهي:
- المرحلة الأولى: تحديد معايير الرقابة على المخزون
يُقصد بالمعايير أي أدوات قياس العمل الفعلي النوعية أو الكمية أو كلاهما، وتُستخدم في معرفة مستوى أداء الشركة أو الإدارة أو الفرد، وتتعدد عادةً هذه المعايير وتختلف باختلاف النشاط المراد قياسه، وتُصنّف هذه المعايير بالرغم من ذلك ضمن مجموعتين أساسيتين هما:
- المعايير الكمية
تتمثل أهم المعايير الكمية المستعملة لمراقبة المخزون بمعيار مستوى التخزين الذي يُحدد بعدد الوحدات المطلوب الاحتفاظ بها كحد أدنى وحد أعلى للمخزون، ونقطة إعادة الطلب، ومعيار المبالغ المستثمرة في المخزون، ومعيار الوقت كالفترة الزمنية المرتبطة بإعادة الشراء وتخزين كل صنف والتي تكون عادةً محددة باليوم أو الأسابيع أو الشهر أو السنة وفق برنامج محدد مسبقًا، ومعيار التكلفة والعائد سواءً الخاصة بالتخزين أو الشراء أو التأمين أو النقل وغيرها من التكاليف المحددة مسبقًا والتي تصاغ على شكل ميزانيات تقديرية تترجم الأهداف المتعلقة بالتخزين في هذا الجانب، ومعيار الجودة الذي يُستخدم في تحديد خصائص الأصناف والمواصفات التي تُشترى وتُخزّن ومن أمثلة هذه المعايير مستوى الجودة المطلوبة والإنتاجية والكفاءة وأبعاد ومكونات الأصناف والخصائص الطبيعية والكيماوية القابلة للقياس والمقاييس والأوزان كالمتر والكيلوجرام والطن واللتر والحجم والشكل…إلخ، والتي تُحدد في العقود وتقارير الفحص وبطاقات الصنف المخزنية، بالإضافة إلى المعايير الأخرى أيضًا مثل معدل التالف وغير الصالح من الأصناف والمواد المتقادمة أو المعايير المرتبطة بمستوى أداء العاملين في إدارة المخازن.
- المعايير النوعية Qualitative Standards
لا يكفي تحديد المعايير الكمية وإنما لا بدّ من تحديد معايير نوعية تتمثل في مواصفات الصنف مثل المظهر العام للسلعة واللون المناسب ودرجة التفضيل من قبل المشتري وسهولة الاستخدام والمنفعة من السلعة والكفاءة في الأداء والوفورات وقوة التحمّل والمرونة في الاستخدامات المتعددة، بالإضافة إلى بعض الصفات الأخرى مثل رائحة ومذاق بعض الأصناف المطلوب الاحتفاظ بها من كل سلعة أو مادة من المواد، أو المعايير المرتبطة بالإنسان المتعامل مع المخازن مثل رضا العاملين عن العمل والروح المعنوية وعلاقاتهم مع الرؤساء والمتعاملين مع المخازن، ومعايير المسؤولية الاجتماعية مثل الاستقرار الوظيفي ومكافحة تلوث البيئة ومشاركة المخازن في تجميل المنطقة ومدى تطبيق القوانين الحكومية في هذا النشاط.
تُعد المعايير الكمية أكثر المعايير استخدامًا في الواقع العملي نظرًا لدقتها وسهولة استعمالها، وتُستخدم عادةً عدة طرائق لوضع المعايير إما عن طريق تحديد مستوى الأداء المتوقع والتي تعتمد على تحليل التجارب السابقة وتسمى بالمعايير الإحصائية، أو عن طريق وضع المعايير على أساس تقويم النتائج وطريقة المعايير الهندسية التي تعتمد على التحليل الكمي لنشاط أو عمل معين.
- المرحلة الثانية: قياس أداء المعايير
تُقاس عملية الأداء الفعلي طبقًا للمعايير الموضوعة في الخطوة السابقة في خطط وبرامج إدارة المشتريات والمخازن واعتمادًا على وحدات القياس المختارة عن طريق استعمال بعض الأساليب التالية:
- الجرد
تعني عملية الجرد حصر المخزون الفعلي وتدقيق الرصيد الدفتري والتأكد منه كمًا ونوعًا وتواجدًا وتوقيتًا وجودة، وترصيد كل هذه العمليات تبعًا للنتائج الفعلية للجرد، أو بمعنى آخر هو عبارة عن مراجعة كميات المخزون من الأصناف المتنوعة بطريقة منتظمة أو غير منتظمة دفتريًا وواقعيًا.
تهدف عملية الجرد إلى التأكد من مطابقة الرصيد الدفتري للمخزون الفعلي، واكتشاف أي محاولة للسرقة أو الغش أو الاختلاس، بالإضافة إلى اكتشاف نقاط القوة والضعف، والعمل على زيادة نقاط القوة وتقليص نقاط الضعف واتخاذ القرارات الصحيحة في هذا المجال.
يجب أن تشمل عملية الجرد جميع الأصناف لكي تنجح، وأن تتوقف عملية الصرف والإبدال والاستلام والمرتجعات حتى تنتهي عملية الجرد وأن تُحدّد الجهة المسؤولة عن الجرد.
كما يجب أن يكون هناك توصيف دقيق لأنواع المخزون ووحدات قياس لأنواع المخزون وسياسة مراقبة المخزون التي تستخدم في عملية الجرد سواءً كان مفاجئًا أو دوريًا أو مستمرًا، ووجود مستندات تثبت فيها نتائج الجرد، ومن أمثلتها قوائم الجرد التي تبيّن رقم وتاريخ بطاقة الجرد ورمز الصنف ووصفه وموقعه في المخزن ووحدة الصرف والكمية الموجودة في السجلات والمخازن، والفرق الذي يعكس الفائض أو العجز ويعكس أيضًا سعر الوحدة وقيمة المخزون وحالة الصنف.
تُعد قائمة الجرد بمثابة تقرير يشمل المعلومات عن الواقع العملي، ويمكن تقويم الوضع الخاص بالمخزون وتصحيح أي انحراف موجود والعمل على تطوير نظام التخزين بما يتناسب مع التغيرات التي تحدث في هذا المجال، إذ تحدث عملية الجرد دوريًا أو بطريقة مفاجئة، وتمثّل الوسيلة التي تستطيع الشركة من خلالها توفير المعلومات عن الواقع الفعلي لسير العمل والوصول إلى النتائج التي تمكّنها من اتخاذ القرارات المتعلقة بتحسين العمل في المخازن اعتمادًا عليها.
- الفحص
تُعد عملية الفحص إحدى وسائل القياس التي تُستعمل لإدارة المخازن، وتهدف إلى الرقابة على الجودة والتأكد من مدى صلاحية المواد أو الأصناف للاستخدام ومطابقتها للمواصفات المحددة في أوامر التوريد وبطاقة الصنف.
تؤدي عملية الفحص جهة خارجية متخصصة أو قسم مختص في الشركة أو لجنة فنية مكلّفة بذلك، وتجري عن طريق تحليل المواد في المختبرات والتعرّف على محتواها ومكوناتها ومدى صلاحيتها ومطابقتها للمواصفات المحددة، أو من خلال إجراء التجارب على المعدات والآلات والتعرّف على كفاءتها في الأداء وسلامتها من الخدش أو الكسر أو النقص أو العيوب في بعض أجزائها أو الاختلاف في مواصفاتها التي سبق تحديدها.
تُستخدم في عملية الفحص أجهزة ومعدات خاصة بذلك، وتجري هذه العملية قبل استلام الأصناف في المخازن وقبل خروجها من المخازن إلى الإدارات التي تحتاجها للتحقق من سلامتها ومناسبتها للاستخدام خاصةً بعد مرور مدة طويلة على تخزينها، ويُستعان بقسم الفحص لاختبار فائض المنتجات والمواد التالفة لتقدير قيمتها وكتابة تقرير بشأنها، وتدوّن نتائج الفحص بعد الانتهاء منه بتقرير وتمثّل هذه النتائج إحدى المعلومات التي على ضوئها تجري عملية التقويم للمخزون واتخاذ الإجراءات اللازمة بشأن سير العمل المخزني في الشركة.
- التكلفة
تُراقب عملية التكاليف عن طريق تدوين كل ما يتعلق بتكاليف مواد الشراء والتخزين، ومتابعة أي زيادة أو نقصان على مستوى التكاليف، ويكون ذلك من خلال إجراء محاسبة التكاليف التاريخية عن طريق تحليل المصروفات والإيرادات وتحميلها على الوحدات عوضًا عن ربطها بفترة محددة، وذلك من أجل تحقيق الرقابة على النفقات وتلافي حدوث الإسراف وتقليل الخسائر وزيادة الربح.
تحدث عملية الرقابة من خلال محاسبة التكاليف النمطية التي تُحسب عن طريق إجراء البحوث العلمية وإعداد الميزانيات التقديرية التي تُحدد فيها المصروفات المختلفة لجميع أنشطة المخازن مقدمًا عن مدة زمنية محددة ومراقبة الصرف وكفاءته على ضوء هذه الميزانيات الموضوعة مقدمًا.
تهدف محاسبة التكاليف Cost Accounting إلى الرقابة على عناصر كلفة المواد المتمثلة في تكاليف الشراء والاستلام والفحص والاحتفاظ بالمخزون والإمداد والنقل الداخلي والخارجي والتأمين والمصاريف الخدمية والإدارية وغيرها من التكاليف.
توجد عدة وسائل لمحاسبة التكاليف في الواقع العملي منها المستندات الدالة على الوارد والمنصرف والتي تستخدم للقيود المحاسبية في السجلات، ومن أمثلتها أمر التوريد والفواتير ومستندات الاستلام ومستندات المواد وإشعار الخصم ومستند الصرف…إلخ، وسجلات رقابة المخزون الذي يخصص فيه صفحة أو بطاقة لكل صنف وسجل حساب رقابة حساب المجموعات وسجل حساب الرقابة الأساسي للمواد والمخازن الذي يشمل جميع مواد الوحدة، وتتبع عادة عدة أساليب في قياس أداء المخازن، ومن ضمن هذه الأساليب:
- حساب النفقات الفعلية وموازنتها بالنفقات التخطيطية في الميزانية التقديرية لأعمال إدارة المخازن.
- معرفة معدل النمو في تكاليف التخزين من أجل معرفة التغيرات التي تحدث لاتخاذ قرار بالترشيد وضبط أي انحراف.
- قياس مدى التزام إدارة المخازن بالتكاليف المخططة للتخزين خلال مدة زمنية محددة.
- الأساليب الأخرى المستخدمة في قياس الأداء
توجد مجموعة من الأساليب التي تُستخدم لقياس أداء المخازن خلال مدة محددة وأهم هذه الأساليب:
- تحديد معدل دوران المخزون
يُحدد معدل دوران المخزون من خلال المعادلة التالية:
معدل دوران المخزون خلال مدة معينة = جملة المنصرف من الأصناف خلال فترة محددة / متوسط مخزون المواد خلال الفترة
لأن هذا المعدل قد يكون مضللًا فالأفضل أن يُحسب معدل دوران المخزون لكل صنف على حدة حتى يمكن معرفة الأصناف الراكدة وبالتالي تلافي تجميد رأس المال في شراء مثل هذه الأصناف بقدر أكبر من حاجاتها.
- قياس نسبة التالف من المخزون
تُقاس نسبة التالف من المخزون بسبب حدوث تلف لبعض المواد إما نتيجةً لعدم توافر المواصفات الفنية أو لعدم مناولة المواد وحفظها بطريقة سليمة، وتُستخدم المعادلة الآتية في قياس ذلك:
معدل التالف من المواد = المواد التالفة بالكمية أو القيمة خلال فترة التخزين / إجمالي المواد المخزنة أو القيمة
تُقاس كفاءة التخزين من خلال هذه المعادلة بتخفيض معدل الفاقد الذي يُعد من أهم العوامل التي تؤثر على التكاليف المرتبطة بإنتاج السلعة أو الخدمة في الشركة.
- كفاية المخزون من المواد
يستخدم مؤشر كفاية المخزون من المواد للدلالة على مدى توفر المخزون بطريقة كافية، ويُحسب كما يلي:
كفاية المخزون من المواد = كمية المواد المستخدمة فعلًا خلال فترة زمنية محددة / متوسط الاستخدام الشهري
- المرحلة الثالثة: تصحيح الانحراف
يُعرف تصحيح الانحراف بأنه عملية تُتخذ فيها الإجراءات لتصويب الأعمال وإعادة الأمور إلى مسارها المرسوم مسبقًا، ولا يحدث هذا إلا بعد موازنة نتائج قياس الأداء الفعلي في الواقع العملي بما يشمل الخطط والبرامج والأنظمة والسياسات المقرّة في المخازن بالمعايير المحددة سواءً أكانت معايير نوعية أو كمية، وتحديد الأسباب الفعلية التي أدت إلى حدوث هذه الانحرافات والتي تكون ناتجة إما عن سوء التخطيط والإعداد أو عدم سلامة التنفيذ أو لظروف خارجية طارئة خارجة عن إمكانات وإرادة الشركة والقائمين على العمل في هذا النشاط.
يُتبع عادةً بعض الإجراءات التصحيحية الآتية:
- تعديل سياسات وخطط التخزين محل التنفيذ وذلك في حال كان سبب الانحراف هو عدم سلامة هذه الخطط والسياسات.
- إجراء تعديل في المخزون سواءً فيما يتعلق بمصادرها أو بأنواعها أو طريقة الحصول عليها أو أسلوب حفظها.
- إجراء تعديل في طرائق وأساليب تخزين المواد وتشغيل المعدات المستخدمة في العمل المخزني.
- اتخاذ إجراءات تعديل في نظام الاختيار والتعيين والتدريب والترقية والتنمية والنقل، أو في نظام الإشراف أو نظام الأجور والحوافز، وذلك عندما يتضح من الدراسة أن أسباب الانحراف هو سوء التنفيذ.
- إعادة النظر في القوانين والأنظمة والإجراءات المعمول بها في إدارة المخازن سواءً فيما يتعلق بالاستلام أو الحفظ أو الفحص أو الصيانة أو الصرف أو غير ذلك من الأمور التي تكون سببًا في حدوث الانحرافات.
يشترط إجراء التصحيح بالقرب من مواقع التنفيذ وبسرعة، وأن يحدد القائمون على عملية تنفيذ هذه الإجراءات، ورصد الإمكانات اللازمة للتنفيذ ودراسة الآثار التي تنجم عن عملية التصحيح قبل إجرائها.
طرائق الرقابة على المخزون
يمكن الرقابة على المخزون عن طريق إتباع الخطوات التالية:
- إحكام الرقابة على المخزون عن طريق تركيب نظام مراقبة قوي ودقيق وغير قابل للاختراق.
- إبقاء مفاتيح المخزن مع شخص واحد فقط، واختيار هذا الشخص بعناية وأخذ الضمانات عليه.
- التعرّف على التاريخ المهني للعاملين في المخازن ومراقبة أدائهم باستمرار.
- تصنيف السلع تصنيفًا دقيقًا وفق أنواعها وأحجامها وتاريخ إنتاجها ومدى صلاحيتها.
- حفظ السلع الصغيرة الحجم في أماكن محكمة لتفادي ضياعها.
- توفير الأجواء المناسبة لحفظ المخزون من التلف.
- إصدار الفواتير على كافة السلع الصادرة من المخزون.
- التعاقد مع إحدى شركات التأمين التي تجري الحماية لتفادي تعرّض المخزن لأي محاولات للسرقة والهجوم.
الخاتمة
تعرفنا على رقابة المخزون وهي مهمة وأساسية في الإدارة، وتُعد مجموعة من الأنشطة التي تختص بمتابعة سير الأعمال المتعلقة بتخزين البضائع، وتوجد عدة أنواع لمراقبة المخزون منها رقابة نوعية ورقابة كمية…إلخ، واطّلعنا على مراحل وأهمية الرقابة على المخزون.
