تُعد المصروفات النثرية عبارة عن صندوق صغير من النقد تحتفظ به الشركات لتغطية المصروفات البسيطة وتوفير وصول مناسب إلى النقد الفوري للمشتريات الصغيرة. إنها بمثابة حلّ عملي للتعامل مع المعاملات الصغيرة التي لا تضمن استخدام الشيكات أو المدفوعات الإلكترونية. سوف نتعمق في مفهوم المصروفات النثرية، والغرض منها، والإدارة، وأفضل الممارسات لضمان الاستخدام الفعّال لهذه الأموال والسيطرة عليها.
تعريف المصروفات النثرية Petty Cash
يعد صندوق المصروفات النثرية Petty Cash مبلغًا صغيرًا من نقدية الشركة ويبقى في متناول اليد في صندوق أو دُرج مغلق لسداد النفقات الثانوية والعارضة، مثل اللوازم المكتبية أو تعويضات الموظفين.
يمر صندوق المصروفات النثرية بعمليات تسوية دورية، وتُسجّل المعاملات في البيانات المالية أيضًا. يمتلك أيضًا كل قسم صندوق مصروفات نثرية خاص به في الشركات الضخمة.
يُعد الغرض الأساسي من المصروفات النثرية هو تبسيط عملية معالجة النفقات الروتينية الصغيرة داخل الشركة. إذ يلغي الحاجة إلى أن يسعى الموظفون إلى الحصول على تعويض عن الحد الأدنى من النفقات مثل اللوازم المكتبية، والبريد، والمرطبات، أو الإصلاحات الطفيفة. تتيح المصروفات النثرية مدفوعات نقدية سريعة وفعّالة مع الحفاظ على مستوى من المساءلة والرقابة.
تُعد المصروفات النثرية مريحة وملائمة للمعاملات الصغيرة التي سيكون من غير المقبول أو المنطقي إصدار شيك أو بطاقة ائتمان خاصة بالشركة لأجلها. يختلف المبلغ النقدي الصغير الذي تعده الشركة نثريًا من شركة إلى أخرى، فبعض الشركات تُبقي ما بين 500 و2000 دولارًا أمريكيًا في صندوق النفقات النثرية.
تضم الأمثلة على المعاملات التي يُستعمل فيها صندوق المصروفات النثرية ما يلي:
- سداد ثمن غداء مجموعة صغيرة من الموظفين.
- اللوازم المكتبية.
- تعويض الموظف عن النفقات الصغيرة المتعلقة بالعمل.
يُعيّن مسؤولون للإشراف على صندوق المصروفات النثرية، وتضم واجبات المسؤول تطبيق قواعد ولوائح المصروفات النثرية، وتوزيع الأموال، وطلب تجديد الرصيد.
إنشاء صندوق المصروفات النثرية
يُوضع مبلغًا معينًا من النقد جانبًا في مكان آمن عادةً في صندوق مغلق أو درج لإنشاء صندوق المصروفات النثرية،. يجب أن يُموّل الصندوق تمويلًا كافيًأ لتغطية النفقات المتوقعة، ولكن ليس كبيرًا لأنه يصبح خطرًا أمنيًا كبيرًا. يختلف المبلغ المخصص لصندوق المصروفات النثرية حسب حجم واحتياجات العمل.
إدارة المصروفات النثرية
تتضمن الإدارة الفعّالة للمصروفات النثرية عدة خطوات رئيسية:
- تعيين أمين حفظ: يجب تعيين موظف مؤتمن ليكون أمين صندوق المصروفات النثرية. يُعد أمين الحفظ مسؤولًا عن معالجة المدفوعات، والحفاظ على الوثائق المناسبة، وضمان أمن وسلامة الصندوق.
- وضع الإجراءات: يجب وضع إجراءات واضحة لتنظيم استخدام المصروفات النثرية. يتضمن ذلك إرشادات حول من يمكنه الوصول إلى الأموال، والحد الأقصى للمبلغ الذي يمكن صرفه لكل معاملة، وعملية تجديد الصندوق عندما يصبح مستنفدًا.
- تسجيل المعاملات: يجب توثيق كل مدفوعات صندوق المصروفات النثرية من خلال قسيمة المصروفات النثرية. يجب أن تتضمن القسيمة تفاصيل مثل التاريخ والغرض من المصاريف والمبلغ المصروف واسم المستلم. يجب على المستلم تقديم توقيعه كدليل على الاستلام.
- التسوية والتجديد: تُعد التسوية الدورية لصندوق المصروفات النثرية ضرورية للتأكد من أن إجمالي النقد المتوفر يطابق المعاملات المسجّلة. يجب تجديد الصندوق عندما ينضب عن طريق تقديم طلب استرداد، مدعومًا بالوثائق المناسبة، إلى السلطة المختصة في المنظمة.
أفضل الممارسات لإدارة المصروفات النثرية:
يجب مراعاة الممارسات التالية للحفاظ على السيطرة الفعّالة والاستخدام المناسب لصندوق المصروفات النثرية:
- الوصول المحدود: يُقتصر الوصول إلى صندوق المصروفات النثرية على الأفراد المصرّح لهم فقط. يساعد هذا في منع الاستخدام غير المصرّح به أو سرقة النقود.
- التدقيق المنتظم: إجراء عمليات تدقيق دورية لصندوق المصروفات النثرية للتحقق من دقة المعاملات والتأكد من الامتثال للإجراءات المعمول بها. يمكن القيام بذلك داخليًا أو بواسطة مدقق خارجي.
- المساءلة: يجب أن يكون أمين صندوق المصروفات النثرية مسؤولًا عن حفظها واستخدامها استخدامًا سليمًا. يؤدي تنفيذ نظام الضوابط والتوازنات، مثل طلب التوقيع الثاني على المدفوعات الكبيرة لتعزيز المساءلة.
- الاحتفاظ بالوثائق: الاحتفاظ بسجلات مناسبة لجميع معاملات المصروفات النثرية، بما في ذلك القسائم والإيصالات وطلبات السداد. يجب الاحتفاظ بهذه السجلات لفترة مناسبة، وفقًا لسياسة الاحتفاظ بالمستندات الخاصة بالمنظمة.
- التدريب والاتصال: توفير التدريب والمبادئ التوجيهية الواضحة للموظفين بشأن الاستخدام السليم للمصروفات النثرية والإجراءات المعمول بها. الإبلاغ بانتظام عن أي تحديثات أو تغييرات تطرأ على سياسة المصروفات النثرية لضمان الامتثال في جميع أنحاء المنظمة.
إقرأ أيضًا: فهم المصروفات الإدارية: تحليل مكوناتها وتأثيرها على الأرباح
متطلبات المصروفات النثرية
يُساعد استخدام صندوق المصروفات النثرية في التحايل على ضوابط داخلية محددة، ولا يعني تأمين المصروفات النثرية أنه متاحًا لأي غرض ولأي شخص كان، فالكثير من الشركات تطبّق قوانين داخلية صارمة لإدارة الصندوق، ويكون مُصرّح لعدد قليل فقط من الأفراد بالموافقة على توزيع المصروفات، ومقابل النفقات المتعلقة بأنشطة وعمليات الشركة فقط.
تسجيل المصروفات النثرية
تُسجل كل المعاملات في البيانات المالية عند استعمال صندوق المصروفات النثرية، لا تُسجل قيود في الدفتر المحاسبي عند إجراء مشتريات باستعمال المصروفات النثرية، وتُسجل القيود عندما يحتاج المسؤول إلى مزيد من الأموال ويتلقى أموالًا جديدة مقابل إيصالات المبالغ القديمة.
يُسجل قيد دفتري في حساب فائض أو حتى عجز إذا كان هناك فائض أو عجز، وإذا كان صندوق المصروفات النثرية فائضًا، يُدخل حساب دائن لتجسيد الربح، وإذا كان به عجز، يُسجّل مدينًا لتجسيد الخسارة. يُستعمل حساب الفائض أو العجز لموازنة المصروفات النثرية عند إجراء عملية التسوية.
الفرق بين المصروفات النثرية والأرصدة النقدية الحاضرة
تبدو المصروفات النثرية والنقدية الحاضرة أو السائلة متشابهان إلى حد ما، وبالفعل يوجد تداخل بينهما، ولكن النقدية الحاضرة مصطلح شامل أكثر من المصروفات النثرية.
تدل المصروفات النثرية إلى النقود تحديدًا أي إلى العملات والأوراق النقدية حرفيًا التي تحتفظ بها الشركة من أجل النفقات القليلة، لأن استعمالها أسهل من استعمال الشيك أو بطاقات الائتمان. وتدل النقدية الحاضرة إلى الأموال السائلة المتاحة لدى الشركة أو صناديق الاستثمار.
وهنا يمكن القول، يوجد فارق بين المصروفات النثرية والنقدية الحاضرة وهو مكان الاحتفاظ بالأموال، وكيفية استعمالها، إذ تُعد المصروفات النثرية مخصصة أكثر لاحتياجات ومصاريف الموظفين الداخليين في الشركة، بينما تدل النقدية الحاضرة إلى الأموال المستلمة من العملاء أو التي يأخذ العملاء تعويضًا عنها.
مميزات المصروفات النثرية
- مناسبة وسهلة الفهم والاستيعاب.
- متاحة فوريًا ولا تتطلب تصريح أو تخطيط مسبق.
- مناسبة للطوارئ والاحتياجات الفورية.
عيوب المصروفات النثرية
تناسب المصروفات النثرية وسهولتها يمكن أن يجعلها مشكلة ومخاطرة من ناحية أخرى، لأن النقدية صعبة التأمين ويستحيل تتبعها، وبالتالي من السهل جدًا أن تختفي دون أثر.
كَثُرَ استعمال وسائل الدفع الإلكتروني في المعاملات التجارية، ويرى بعض النقاد أن المصروفات النثرية أصبحت اليوم مفهومًا قديم الطراز. فما بين بطاقات الائتمان وبطاقات الخصم المباشر وخدمات الدفع على سبيل المثال أبل باي، والمحافظ الإلكترونية، وغيرها من الوسائل التي لا تحتاج تواصلًا لشراء الأغراض، أصبح هناك الكثير من البدائل البسيطة للنقود السائلة، والتي تتميّز عنها بأنها قابلة لتأمين وتتبع، وأقل عُرضة للسرقة.
يمكن القول بأنها:
- خطر أمني أي من الصعب تتبعها وقابلة للتزوير والسرقة وسوء الاستعمال.
- تحتاج إلى حفظ سجلات مراقبة يدوية.
- قديمة الطراز.
الخاتمة
تلعب المصروفات النثرية دورًا مهمًا في تبسيط المعاملات الصغيرة وتوفير وصول مناسب إلى النقود لتغطية النفقات البسيطة داخل الشركة. يمكن للشركات التعامل مع النفقات النثرية بكفاءة مع الحفاظ على المساءلة والرقابة وذلك من خلال إنشاء نظام المصروفات النثرية المُدار جيدًا. تُعد الإدارة السليمة، والإجراءات الواضحة، والتوثيق، والتسوية المنتظمة، والالتزام بأفضل الممارسات ضرورية للاستخدام الفعّال لصندوق المصروفات النثرية. يمكن للشركات من خلال تنفيذ هذه الإجراءات تحسين استخدام المصروفات النثرية، وتقليل مخاطر إساءة الاستخدام أو السرقة، والاحتفاظ بسجلات مالية دقيقة.
تعرفنا على صندوق المصروفات النثرية Petty Cash وهو مبلغ صغير من نقدية الشركة يبقى في متناول اليد في صندوق أو دُرج مغلق لسداد النفقات الثانوية والعارضة، وتعد المصروفات النثرية مريحة وملائمة، ويُساعد استخدام صندوق المصروفات النثرية في التحايل على الضوابط الداخلية وتعرفنا أيضًا على مميزات المصروفات النثرية وعيوبها.
